На днях мы общались с одним начинающим руководителем. Говорили о том, как это важно – планировать. Вот простая вроде бы тема, книг миллион, “и так всё понятно” – а все вечно опаздывают, в цейтноте, ничего не успевают.
“Как же, говорит, я планировать буду, когда ко мне каждый бежит со своим срочным вопросом. А большинство – с теми, что должны быть решены ещё вчера”.
Вот да. Тяжёлый случай. Но его лечение хорошо известно медицине, потому что этот тяжёлый случай – почти у каждого.
Как справилась я
Честно говоря, поначалу мне даже нравилось, что ко мне все летят со своими срочностями: я такая востребованная, такая компетентная, что без меня ну никак не обойтись. Я была занята по уши, работала в лучшем случае по 12 часов, мне не хватало времени ни на что больше. Но самое главное – я очень этим гордилась: вы посмотрите, как я пашу! Сколько я работаю! Вот я какая молодец и вообще круче не найти.
Через полгода такой работы я поняла: кажется, хочется жить. Да ещё и работать тоже хочется. Мне зарплату не за заклеивание дыр платят. У меня задачи другие – классные, интересные, сложные, а я за них по-настоящему и взяться не успела.
Вспомнила про планирование. Завела себе календарь. Понатыкала в нём дел. “Ну, думаю, всё: с понедельника только по плану”. Ага. Если б те, кто ко мне с просьбами и срочностями бегал, тоже так думали. И вопросы все – важные-важные. И не отложишь. И не скажешь “делай сам” – результат-то общий. В результате моего планирования продолжительность рабочего дня увеличилась, ощущение себя лузером – тоже. Потому что не успевать я стала больше – почти всё, что запланировала.
А потом пришло озарение…
Прежде, чем я открою сакральную тайну избавления от срочников, давайте разберёмся с происхождением слова "срочно" (первое образование у меня филологическое, если я раньше не рассказывала).
СРОЧНО: ∩ - СРОЧ; ∧ - Н; ∧ - О. Корень "сроч" - произошёл от слова "срок", просто в результате разных процессов в языке буква К заменилась на Ч, а дальше приделали суффиксы. Получается, что срочно - это то, что имеет конкретный срок.
А ты знаешь, что когда мы слышим слово "срочно", у нас поднимается уровень тревожности? Даже если к нам лично это не имеет никакого отношения. Потому что слово такое - опасное. Потому что у каждого со своим связано. Потому что слово человеческое на мозг напрямую воздействует, а он начинает раздавать команды остальным органам. При слове "срочно" мозг кричит: "МОБИЛИЗАЦИЯ!" Выбрасывается адреналин, и в целом мы становимся чуть менее адекватными и чуть более суетливыми.Что делать.
ЧТО ДЕЛАТЬ?????
1. Если приходит к тебе человек со словом “срочно”, спроси: “К какому именно сроку?” Как правило, это через несколько часов, завтра или вообще на этой неделе (говорю же, у каждого своё понятие о срочности). Узнаёшь срок и вставляешь в календарь.
2. Отключи мессенджеры. Все. Оставь на работе почту и телефон. Остальное мешает. Да-да, я знаю, многие говорят, что общаются в них с клиентами и подрядчиками. Поверь, для этого достаточно почты и телефона. Не знаю, почему так работает, но в мессенджеры написать проще, чем в письме или позвонить. Позвонить для многих оказывается даже сложнее, чем сделать самому. Поэтому, отключив мессенджеры, ты уберёшь процентов 30 своих просителей. Не спорь, просто попробуй неделю, а потом расскажешь, сработало или нет. В конце-концов, чем ты рискуешь: стать эффективнее? Давай
3. Заведи календарь в любой удобной программе (google, sunrise, outlook, 1C…..), дай доступ к нему своим коллегам (чтобы они могли видеть, занят ты или свободен) и настаивай, чтобы они сами в календаре смотрели, когда приходить к тебе с просьбами, а когда нет. А ещё лучше – чтобы там же, в календаре, тебе встречи назначали. Даже если на пару слов. Увидишь, как люди начнут ценить твоё время. Побочный эффект – своё тоже.
В общем, коллега, бери и делай. Не говори “и так понятно”. Просто сделай. И тогда ты будешь входить в те 10% людей, которые действительно получают пользу от прочитанного/услышанного/увиденного. Остальные 90% только тратят своё бесценное время.
…кстати
Когда мы тестировали курс “Управленческая позиция” (обычно перед запуском мы, конечно, тестируем наши курсы на эффективность), мы закончили именно темой времени. И наша группа тестировщиков сказала:
“Сделайте этот веб-тренинг первым в курсе и каждую неделю контролируйте, чтобы через месяц у нас уже была привычка управлять своими задачами и своим временем”.
Мы, пожалуй, так и сделаем
__________________________________________________________________
Давайте обсудим это в Telegram!
Понравилась статья? Ставь лайк и подписывайся на канал!
Добавляйся в наши группы ВКонтакте Facebook Одноклассники
Смотри видеоуроки для руководителей на YouTube