«Доведение дел до завершения» (далее мы будем использовать сокращенное название GTD от Getting Things Done) — одна из самых популярных систем управления задачами в мире. Она появилась в 2001 году и остается крайне востребованной системой повышения личной продуктивности.
Поклонники и популяризаторы GTD считают, что эта система намного больше, чем просто способ доведения начатого до конца. Это каркас, универсальная база, с помощью которой вы можете систематизировать и управлять всеми своими задачами, будучи на 100% уверенными, что делаете только то, что действительно нужно сделать. Именно поэтому эта статья будет полезна всем, кто ценит собственное время и силы.
«Ваш разум создан для того, чтобы создавать идеи, а не для того, чтобы их хранить».
Дэвид Аллен, автор GTD
Базовый концепт GTD заключается в том, что ваш мозг отлично справляется с тем, чтобы придумать что-то стоящее, но он никуда не годится, чтобы долго это помнить.
Например: вы вроде бы помните, что нужно купить подарок маме на юбилей, который случится уже на следующей неделе, но, вместо того чтобы четко всплыть в памяти тогда, когда вы оказались в нужном для покупки этого подарка месте, идея подарка маме превращается в смутное ощущение, что вроде бы здесь надо было что-токупить и вроде бы это очень важно, вот только бы еще вспомнить, что именно и почему это важно… Знакомая история?
Так вот, GTD создана для того, чтобы решить эту проблему.
При правильном использовании GTD является проверенной и надежной системой, которая помогает вам сохранить все ценные идеи, ночные озарения и важные дела и превратить их в действия.
Сама возможность доверить тяжелую для запоминания информацию надежному внешнему носителю и освободить свой мозг от необходимости постоянно держать эту информацию наготове и ничего не забыть снижает уровень стресса и высвобождает огромное количество энергии для более продуктивных вещей.
Звучит круто, правда?!
Как работает GTD?
Система основана на серии списков, которые вы используете для того, чтобы структурировать все, что приходит вам в голову.
Для того чтобы работать по этой системе, вы должны собрать и определенным образом обработать все «вещи», которые входят в вашу жизнь и заносятся в соответствующий список.
Процесс делится на 5 этапов.
Захват. Соберите все, что требует вашего внимания и/или реакции. Все, что приходит на ум, все, что вы должны сделать, чтобы достичь каких-то заранее поставленных целей, сами эти цели, гениальные идеи, которые имеют обыкновение приходить, пока вы принимаете душ.
«Сложите» все это добро в условную папку «Входящие» — можно использовать бумагу и ручку, можно использовать мобильные приложения и даже email.
Неважно, нужно ли это для выживания, работы или просто что-то вам нравится, — валите все туда. Но убедитесь, что вы проверяете свои «входящие» регулярно, потому что это очень важно.
Внесите ясность. Это очень быстрый шаг, который включает в себя анализ каждой собранной во «Входящих» опции с целью ответить самому себе на вопрос: «Осуществимо ли это на практике?» Это действие также требует регулярности. Ниже будет дано подробное описание того, как сделать этот важнейший этап всей системы наименее энергоемким.
Организуйте. Разложите «входящие» по своим местам в зависимости от того, когда их нужно сделать, как их нужно делать и нужно ли их делать. В итоге что-то превратится в задачи, что-то в референсы, а что-то отправится прямиком в корзину.
Вторым слоем сюда же можно добавить «контекст». В данном случае речь идет о расстановке специальных меток, которые помогут вам сгруппировать задачи или референсы в зависимости от людей, вещей и мест, которые нужно использовать для того, чтобы завершить эти задачи.
Так, «офис» или «дом» — распространенные контекстные метки локации, а «телефон» или «email» — метки вещей.
Делайте обзор. Регулярно проверяйте свои списки, каждый из них, и переоценивайте, если это необходимо. Еженедельный обзор внесет ясность в ваш список дел и очистит разум.
Но если вы будете лениться и пропускать этот этап, вещи в ваших списках превратятся в кучи несистематизированного хлама и всей системе придет конец.
Действуйте. Просто выполняйте финальные действия. Как ни странно, это станет самым простым шагом, если все предыдущие этапы пройдены правильно. Потому что в этом случае вы будете абсолютно уверены в том, что вы делаете правильные вещи в нужной последовательности.
Соберите все в одном месте
Назовем это папкой «Входящие»; «папка» и «входящие» — в самом широком понимании. По сути, это такое место, куда вы записываете вообще все, что приходит вам в голову и что теоретически можно или нужно сделать.
Исходите из того, что вы создаете папку «Входящие» для собственного мозга и складываете туда все подряд: электронные письма, которые требуют вашей реакции, идеи, которые пришли вам в голову по дороге на работу, или напоминание о том, что вы обещали приятелю погулять с собаками в парке в следующие выходные… — все свои дела, неважно, относятся они к работе или нет.
Некоторые носят с собой блокнот для записей и фиксируют свои мысли там, другие используют мобильные приложения или записывают идеи на диктофон. На самом деле вообще неважно, что именно вы собираетесь использовать и даже сколько носителей информации вам нужно для этого (вы вполне можете использовать несколько папок «Входящие», если так удобнее).
Самое главный принцип заключается в том, что у вас всегда должна быть возможность зафиксировать на внешний носитель мысли, идеи и планы, где бы они вас не настигли.
Если вы собираетесь использовать GTD первый раз, то должны поднапрячься и вывалить все, что накопилось у вас в голове. Запишите все, что вам нужно или хочется сделать, все, что крутится в голове последние несколько дней или месяцев.
Не забудьте про незавершенные, а чаще даже не начатые дела; мысли в сослагательном наклонении о том, что надо бы сделать те, которые то и дело всплывают на периферии вашего сознания, когда вы не можете уснуть в 4 утра, раздражают вас, возникая снова и снова в самый неподходящий момент. В практике GTD это называется «открытыми петлями». Соберитесь с силами, поймайте их все и соберите в папке «Входящие» за пределами вашей головы. Не разрешайте им занимать пространство внутри черепной коробки.
Прочитать полную статью на www.megaplan.ru
Подписывайтесь на наш канал и не забывайте ставить лайки.
C уважением, команда "Мегаплана".