Нередко на практике можно столкнуться с необходимостью поиска определенной информации, которая может быть датирована весьма значительными сроками. И гораздо хуже, когда сведения необходимо найти в сжатые сроки, а из-за неверно составленной системы делопроизводства данная задача практически невыполнима. Каждая организация должна вести собственную номенклатуру дел.
О том, что представляет собой данная система, какие требования к ней выдвигает законодатель, и какое влияние на работу компании она оказывает, поговорим далее.
Номенклатура дел представляет собой систему, которая отвечает за перечень всех наименования дел и сделок, которые были исполнены в рамках рабочего процесса организации. При этом, обязательное требование заключается в том, чтобы список бумаг был систематизирован по датам, с обязательным указанием сроков жизни каждой справки, и соответствовал всем требованиям, выдвигаемым на законодательном уровне.
Номенклатура оформляется в соответствии с «Основными правилами работы архивов» и «Типовой инструкцией по делопроизводству». Именно эти два норматива являются основой для составления юридически верной системы. Стоит отметить, что она обязательная для всех хозяйствующих субъектов независимо от их деятельности и функционального назначения.
Данная система является обязательной и обладает огромной значимостью для дальнейшего ведения деятельности хозяйственной структуры.
Ключевые функции номенклатуры дел
Номенклатура сама по себе относится к документации многоцелевого назначения. Ввиду этого, данный систематизированный перечень имеет массу важнейших функций, среди которых можно выделить следующие:
- Благодаря грамотно составленной номенклатуре устанавливаются конкретные сроки для содержания тех или иных данных в зависимости от их значения для дальнейшей деятельности компании;
- Система выступает в качестве основного механизма, благодаря которому можно получить доступ к поиску необходимых сведений, содержащихся в каталогах или отдельных папках;
- Систематизированный перечень помогает определить ценность данных для компании и способствует облегченному проведению соответствующей экспертизы;
- Благодаря данному принципу делопроизводства устанавливается и закрепляется конкретная индексация для сведений различного происхождения;
- Здесь хранятся все данные, которые носят временный характер и должны находится на обязательном хранении на срок до 10 лет;
- Благодаря грамотно составленному перечню появляется возможность без проблем определять, какие данные еще могут потребоваться в процессе работы компании, а какие подлежат уничтожению в виду истекших сроков хранения.
Читайте полную статью с образцами документов >>>
Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .