«Даёшь пятилетку за 4 года!» - твердили лозунги агитационных плакатов прошлого столетия. Быстрее, выше, сильнее… Эти принципы, сформированные за поколение до нас, отразились на нашей жизни сильнее, чем мы думаем. Мы привыкли думать, что работать хорошо – это работать много. Вот только результаты порой доказывают обратное…
Чем вредна «самостоятельность»?
Трудолюбие и трудоголизм – далеко не тождественные понятия. И если трудолюбие, то есть умение с удовольствием выполнять свои задачи, всегда идет на пользу, то трудоголизм подрывает здоровье и постепенно убивает вашу продуктивность. Творческий потенциал гаснет. Это касается не только креативных профессий. Постоянное умственное напряжение не оставляет времени на творческую активность, которая выражается в том числе и в поиске нестандартных решений. Мозг, стремясь минимизировать энергетические затраты, переходит на шаблонное мышление. Поэтому, если мы хотим быть эффективными, мы должны уметь останавливать себя, уметь передавать часть своей работы тем, кто может и должен ее выполнять. Должны заставить себя доверять своей команде.
4 типа задач: что можно перепоручить
Всю кучу бесконечных дел можно разделить на четыре стопочки:
- То, что можете сделать только вы. Их делегировать, естественно не получится.
- То, что вы делаете лучше других. Для того, чтобы делегировать эти задачи, вам придется потратить время и обучить кого-то.
- То, что может сделать кто-угодно. Их нужно передать обязательно.
- Чужие задачи, которые почему-то выполняете вы. Даже не беремся за них.
Проблема в том, что мы часто путаем эти стопочки. И в первой у нас оказывается значительно больше дел, чем во всех остальных. Почему? На это есть несколько причин:
- Передвинуть дела из первой стопки во вторую не выходит, потому что вы делаете что-то настолько лучше других, что проще самому. Чтобы не переделывать.
- Вам нравится выполнять эту задачу:
- У вас в команде просто нет человека, который может принять на себя задачу, а нанимать еще кого-то нерентабельно.
- Чтобы обучить кого-то выполнять ваши задачи требуется время.
Делегирование – это не тот процесс, который принесет мгновенный результат. Поэтому на него всегда жаль тратить время и силы. Но подумайте: потратив n-нное количество часов сейчас, вы избавите себя от необходимости отказываться от ужина с друзьями в пользу пятничных посиделок с документами.
Правила делегирования
Итак, к третьей и четвертой стопке дел вопросов почти нет. Но как перераспределить задачи из второй стопки? Чтобы разобраться с ними, вам нужно сформировать алгоритм быстрого обучения. В этом вам поможет такой инструмент как база знаний:
- База знаний.
Соберите в ней все полезные материалы: шаблоны, скрипты, примеры писем, отчеты, удачные и неудачные кейсы. Сохраняйте в базе все документы, все ссылки, которые в свое время пригодились вам. Поверьте, они будут также полезны и вашему приемнику.
К тому же такая база отлично будет работать и на вас, ведь в некоторых моментах проще обратиться к шаблону, чем изобретать колесо.
- Человеческий фактор
Процесс делегирования будет эффективным в том случае, если в нем будут заинтересованы обе стороны. Поэтому соблюдайте правила управленческой гигиены:
- Прежде чем передать задачу, убедитесь, что человек готов взять на себя задачу и полностью понимает ее важность.
- По возможности не навязывайте человеку конкретный способ решения. Опишите проблему и результат, который ждете от него, но позвольте самостоятельно выбрать, как именно решить задачу.
- Заранее обговаривайте контрольные точки и сроки завершения, но не дергайте сотрудника между ними. Иначе весь смысл делегирования теряется.
- Чем меньше у сотрудника опыта в решении таких задач, тем чаще ставьте контрольные точки. Со временем интервалы между ними должны увеличиваться.
- Объясните сотруднику, что вместе с задачей на него перекладывается и ответственность. Он должен понять, что переделывать его работу никто не будет.
- Исправляйте ошибки и критикуйте, но конструктивно. Не переходите на личности.
- Благодарите за выполненную работу. То, что он получает за нее деньги, вовсе не освобождает вас от этого.
Правильное делегирование – своего рода искусство, которым обладает не каждый управленец. Но стремится к такому уровню, когда ваши задачи выполняют другие люди, а вам остается только наблюдать (помните о 8 ступени управленческого искусства в системе Владимира Тарасова?), должен каждый руководитель.
Со временем делегирование будет требовать все меньше времени и контроля, а вы сможете пожинать плоды и наслаждаться заслуженным отдыхом, чего мы от всей души вам желаем!