Александр Шемякин
Где больше всего съедается времени, и бездарно сгорают тонны человеко-часов?
Если этот вопрос задать сотрудникам среднестатистической компании, многим придут на ум совещания (собрания, планерки). Я, будучи директором строительной компании, один раз присутствовал на рекордном для меня (по длительности) совещании с 18 участниками… Оно шло около 9,5 часов. Половина участников прилетело утром из Москвы в Астрахань. 80% присутствующих – первые лица или владельцы компаний. Это люди, у которых стоимость часа «зашкаливает» за 4 000 рублей.
А теперь внимание… На этом совещании было принято 3,5 решения. Как вам эффективность? Знакомо? Так в чем же основная причина такого сумасшедшего КПД? Я буду разбирать данную ситуацию (ниже), а вы посмотрите, может тоже что-то знакомое у себя подметите:
Ошибка №1: Мешается формат мероприятий в рамках одной групповой коммуникации
Поясню. Что было в рамках нашей 9-ти часовой встречи?
- Сверялись в части выполнения прошлых задач по протоколу собрания. Но это было в начале, первые 15 минут
- Как только доходили до «кто-то что-то не сделал», переходили на «воспитание», крики, прессинг и давление
- В ответ на последнее (давление) тот, кто ему подвергался, начинал оправдываться, перескакивать на другую тему. И поднимал другую проблемную область, призывая всех срочно порешать его не типовые задачи
И если разобраться внимательно в примере выше, получился не самый удачный микс 3-х форматов групповых мероприятий. Ну давайте обо всем по порядку:
Что нам с вами (руководителям) нужно уметь делать в рамках совместных мероприятий:
- Поддерживать и управлять "форматом" поведения сотрудников.
- Оперативно проводить план-факт анализ задач (проектов, занятости). Что планировали, что получилось?
- Решать типовые задачи, перераспределяя нагрузку между коллегами по цеху. Типовые задачи – это те, которые раньше уже решались в вашей компании (отделе).
- Управлять изменениями и поправлять стратегический вектор. А то получится: «Куда ты завел нас, проклятый Сусанин?»
- Развивать компетенции ваших сотрудников (знания, умения, навыки). Прокачивать их hard skills и soft skills. Это все, что касается тренерства, наставничества и обучения.
- Побеждать не типовые задачи, которые подкидывает нам изменяющаяся со скоростью света внешняя среда.
Делать все это в формате одного (универсального) типа совместного мероприятия как минимум не эффективно. Поэтому, ваша первая святая обязанность:
Правильно подбирать формат мероприятия под решаемую задачу и не смешивать «2 в одном»
А их (форматов мероприятий), как мне кажется, всего четыре:
- Плановое совещание (планерка, оперативка)
- Рабочая (стратегическая) сессия
- Не плановое совещание в формате делового мозгового штурма
- Внутренний микротренинг (обучение)
Осталось разобраться каким видом мероприятий решается каждая из 6 вышеперечисленных задач. Что думаете? Пока вы набрасываете свой вариант решения, я предложу разобраться с обязательными характеристиками каждого из видов мероприятий. Поехали:
- Цели мероприятия. Для чего данный формат предназначен? Как у сантехника, под каждый инструмент есть четко-очерченная область применений. И газовым (разводным) ключом не стоит подкручивать новенький смеситель. Как минимум внешний вид попортите…
- Оптимальная цикличность совместного мероприятия. С какой частотой стоит делать? Человек – существо цикличное. Мы днем работаем, ночью отдыхаем. В середине дня нас каждый раз тянет пообедать. Так что плохого в том, чтобы мы привыкли каждый раз по пятницам собираться на еженедельную планерку? Великое дело – привычка.
- Количество участников, которое обеспечит максимальную эффективность. Внимательные руководители замечали, что после определенного «порога по количеству» очень трудно управлять групповой коммуникацией.
- Максимальная длительность мероприятия. При которой мы получаем лучшую отдачу (результат) на вложенное время.
- Типовой регламент и структура. Это все, что касается следующих вопросов: кто и что делает до, в течение, после мероприятия, тайминг каждого блока и что (кто) за чем (кем) идет.
Я все это решил свести в одну таблицу и представить на ваш суд. Ниже моя гипотеза, без доказательств и научных фактов. Но подтвержденная на практике, методом сотен испытаний на себе и клиентах. Пользуйтесь на здоровье:
А вы посмотрите повнимательнее, все что вы делаете в течение дня и есть воплощение этих 6 задач (целей). Только я предлагаю вам все это упаковать, сжать по времени и уложить в четкий регламент. Тогда смотришь, время для более важных дел освободится. Попробуйте!Я слышу первые сомнения. При таком графике, когда же нам работать? И так ничего не успеваем, а тут еще…
Да, чуть не забыл, у меня есть подарок:
- Готовый регламент еженедельной планерки-оперативки. Ваше руководство к действию. Это уже 14 редакция за последние 5 лет, мы его постоянно улучшаем. Адаптация под вас займет до 30 минут максимум.
- Готовый регламент ежегодной стратегической сессии с сотрудниками.
- Готовые регламент кружка качества (подверсия внутреннего обучения).
- Запись моего мастер-класса «Как проводить планерки на УРА за 15 минут»
Вы можете получить весь этот боекомплект при оплате участия в тренинге «Порядок в делах руководителя» до 15.03.2018. Кстати, по этой же ссылке у вас есть возможность бесплатно получить запись бизнес-завтрака "ТОП5 пожирателей времени руководителя".
Жизнь большинства из нас, к сожалению, похожа на череду «геройских подвигов». Только слово подвиг я бы предложил заменить на «лужу дерьма». Это когда вы от одного аврала к другому. От одной рекламаций к следующей. От одного сбоя ко второму. Я же сторонник, как вы успели заметить, «системы». В которой вам (как руководителю) хватает времени на работу, жизнь, семью, друзей, хобби и развитие.
В ваших делах должна быть система, которую я приглашаю построить на ближайшем тренинге «Порядок в делах руководителя» 12 и 19 апреля. А если не можете выкроить в своем расписании 2 дня, приглашаю в формат личной работы с вами или (и) вашей компанией. Заявки принимаются на shemyakin@resultat.consulting.
Начать же предлагаю в ближайшие 2 дня с хорошего практического упражнения:
- Запишите свое ближайшее совместное мероприятие на диктофон.
- Наберитесь терпения и прослушайте все это от начала до конца. Просветление гарантирую.
- Подумайте, как можно было бы это сократить по времени хотя бы на 30%.
- Сделайте свой набросок регламента и внедрите его со следующей планерки.
Книга, которую стоит прочитать:
Думаю, стоит почитать Майк Сонга «Революция совещаний: как перестать обсуждать и начать действовать». В отношении совещаний работает принцип Парето. 80 % проблем порождаются всего несколькими причинами: ненужными встречами, отсутствием чёткого плана и повестки (регламента), техническими проблемами, рассеянностью внимания (особенно на виртуальных встречах), отклонениями от темы совещания и отсутствием плана действий по итогам совещания. Предприняв всего несколько простых действий по каждому из этих пунктов, вы сможете сэкономить массу времени и сил и добиться повышения продуктивности ваших рабочих встреч. Читайте и внедряйте.