В прошлом выпуске мы рассмотрели несколько моделей коллективного ведения сообществ.
Сегодняшний выпуск посвящён лайфхакам, фишкам, штукам — называйте как угодно, которые упрощают работу.
Трекинг задач
Первый вопрос, который часто возникает при совместной работе — мониторинг и отслеживание статуса задач. Прежде чем перейти к описанию технических средств и способов, рассмотрим те случаи, когда можно спокойно обойтись без всего этого.
- Задачи только оперативные. Задача приходит, сразу выполняется. Заносить её в таск-менеджер — только терять время. При этом надо быть готовым к тому, что если задача не выполнена, то не выполняется вообще.
- Задач мало. Здесь даже пояснения не требуются. Хотя, если задач мало, зачем вам команда? :)
В остальных случаях можно обходиться без трекеров, но это требует внимательности от того, кто следит за их выполнением, усложняет отчётность и вообще не упрощает жизнь.
Пройдёмся по тому, что сейчас модно
Описанные нами сервисы — популярны в менеджменте. Не будем описывать досконально, с этим справится википедия. Опишем основные плюсы и минусы.
- Trello — канбан. Это значит, что сервис имитирует доску со стикерами. Trello прост в использовании, выглядит красиво, есть мобильные клиенты. Не подходит тем, кто не любит канбан как класс, а также плохо справляется с высокими нагрузками — не понравится тем, кто часто выполняет «оперативные задачи». Зато неплох для сложных, многопунктовых задач, требующих вдумчивого и длительного выполнения.
- todoist.com — онлайн-трекер. Это значит, что задачи представлены списками. Из всего, что пробовал, оставил у меня самые приятные впечатления. Нет возможности делить задачи на подзадачи и плодить деревья, но этот недостаток компенсирован концепцией деления всего и вся на проекты, а также возможностью группировки списков как угодно. Мобильне клиенты, приложения для браузеров, интеграция в календари присутствуют.
- Календари — например, Google Docs. Подходит для долгосрочного планирования, для указания действий, для организации процесса.
Самый простой способ агрегации задач
Использовать то, что есть. Ориентируемся мы в первую очередь на пользователей ВКонтакте, поэтому опишем на примере этой сети.
Отложенный пост — пост, отправка которого происходит по таймеру. Таймер можно установить на несколько месяцев вперёд, редактировать пост до тех пор, пока не понравится, а после опубликовать.
Точно также на таймер можно сразу ставить задачи. Если речь о публикации чего-то на основе материала — сразу пихаем его в «отложенные» на таймер. Редакторы увидят, возьмут в работу.
Не менее удобно хранить задачи в одном специальном отложенном посте.
Плюсы — не плодятся лишние инструменты и сущности, страницу редакторы просматривают в любом случае, задача не потеряется.
Недостатки — больше десятка задач превращаются в кашу, доступ к задачам есть только у редакторов и администраторов страницы. И одновременно с этим — все, обладающие нужными правами видят задачи. Поэтому, если над страницей работает не только ваша команда, это надо иметь в виду.
Коммуникация в команде
В командной работе встаёт вопрос о коммуникации между собой. Кзалось бы, что удобнее, то и надо использовать. Но обилие мессенджеров и площадок вносит свои коррективы в процесс выбора, поэтому возьмём на себя смелость дать несколько советов.
- По-возможности, общайтесь там, где работаете. Действительно, если ваша площадка — ВКонтакте, то незачем отрываться от неё, тем более, что чаты этой социальной сети предоставляют некоторые удобства для работы с материалами внутри неё.
- Стандартная модель коммуникации — общий чат. Не всегда необходимо добавлять в него всю команду, возможно в вашем случае будет уместнее разделить, например, редакторов и менеджеров. Тем не менее, это аргумент в пользу мессенджеров с поддержкой чатов на то количество человек, которое вам нужно.
- Стоит прислушаться к мнению большинства. Но это не значит, что не нужно экспериментировать и не пытаться применять новые мессенджеры.
И конечно, нельзя не упомянуть здесь Slack.
Если вы с ним знакомы, то смело пропускайте этот абзац. Если нет, то читайте: Slack — мессенджер для корпоративной работы, который стремится к тому, чтобы иметь в себе всё. Создаёте в нём проект, добавляете всех членов команды и вуаля — вам доступно неограниченное число чатов, сгруппированных как вам удобно, интеграция со сторонними сервисами, включая описанные выше, и внутренние фичи. Например, поддержка чек-листов. Зачастую один Slack заменяет собой всё описанное выше.
О мотивации
Как обещал, затрону тему мотивации.
Независимо от того, какой у вас проект, работать он будет тогда, когда ваши коллеги достаточно замотивированы к работе. Здесь можно бесконечно говорить на темы, связанные с командообразованием и менеджментом, но я постараюсь быть предельно краток.
Во-первых, команда должна быть изначально замотивирована к участию в проекте. Не важно, почему — из желания продвигать проект, саморазвиваться или из каких-то меркантильных соображений. Конечно, можно регулярно проводить кадровые перестановки, и тому подобное, чтобы избежать проблем демотивации как таковых, но это неудобно.
Поэтому есть смысл вспомнить о такой простой вещи, как система плюшек и кнутов. Поощряйте успехи подчинённых и карайте за ошибки. Баланс строгости и мягкости достигается при пониманиии насроений команды и их навыков.
Казалось бы, проще всего это реализовывать в коммерческих проектах, за счёт регулировки финансирования. Да, так и есть. Но при падении интереса к проекту может упасть качество контента. Поэтому всегда стоит развиваться и внедрять что-то новое. Просто для того, чтобы было интересно.
В некоммерческих проектах это сложнее. Но некоммерческий проект на то и некоммерческий, что все изначально пришли для получения чего-то нематериального. Будь то какой-то маленький подарочек за «бомбовый результат» или просто кайф от процесса.
В любом случае, не забывайте просто благодарить коллег. Чаще говорите «спасибо», и даже этот шаг положительно скажется на мотивации команды.
Автор статьи: Глеб Деревлёв