Всем известно, что любой крупный успех практически недостижим, если действовать в одиночку. Именно поэтому так важно работать в команде. И не просто работать, а уметь это делать грамотно и эффективно. Разработчики Microsoft Office Word тоже придерживаются этого мнения и в помощь всем рабочим группам добавили в своё приложение прекрасную возможность - работу с исправлениями в документе.
Этот инструмент устроен достаточно просто. При совместной работе над текстовым документом в любой момент можно активировать режим записи Исправлений, и пока он будет активен, все вносимые в документ правки (удаление/добавление текста, создание примечаний, изменение форматирования) будут фиксироваться и сохраняться. Впоследствии правки можно отменять (и тогда изменение не будет принято) и подтверждать (в таком случае будет принята последняя версия, а предыдущие варианты будут удалены из документа). Разберем подробнее работу этого инструмента.
Включение режима Исправлений
Чтобы включить режим найдите на ленте вкладку "Рецензирование" и в группе команд "Запись исправлений" нажмите кнопку "Исправления" (либо сочетание клавиш Ctrl+Shift+E). С этого момента все вносимые в документ изменения будут сохраняться вместе с исходным вариантом, и пользователь будет иметь возможность принять или отклонить внесенную правку.
Когда режим активирован, кнопка "Исправления" на ленте выделена серым цветом фона
Чтобы отключить режим Исправлений нажмите на эту же кнопку еще раз. Для того, чтобы Ваши коллеги не могли отключать режим и вносить неконтролируемые изменения в документ, запретите отключать эту команду. Для этого нажмите на стрелочку под кнопкой "Исправления", выберите "Запрет на отключение отслеживания" и введите пароль для защиты.
Отображение Исправлений
Внесенные правки можно отображать в документе несколькими способами.
По умолчанию, рядом со строкой, в которую внесена правка, слева на полях располагаются красные вертикальные полоски.
Такой режим позволяет видеть, в какие части файла внесли исправления, и при этом не загромождает документ. Но Вы всегда можете переключиться на другой режим отображения. Для этого нажмите на стрелку выпадающего списка рядом с кнопкой "Исправления" на ленте.
Можно выбрать один из четырех вариантов:
1) Исправления. Режим по умолчанию, описанный выше;
2) Все исправления. Режим, в котором все правки видны прямо в тексте документа и на полях. Самый подробный и громоздкий вариант отображения.
3) Без исправлений. Будет отображена финальная версия документа;
4) Исходный документ. Будет отображен документ в том виде, в котором он находился до включения режима Исправлений и фиксации правок.
Если Вас не устраивает, например, цвет, которым выделены исправления в тексте в режиме "Все исправления", то эти настройки можно изменить. Нажмите на маленькую стрелочку в правом нижнем углу группы команд "Запись исправлений" на ленте.
В открывшемся окне выберите "Дополнительные параметры..."
Задайте подходящие настройки.
Помимо этого, Вы можете отобразить подробный список всех примечаний на специальной панели слева или снизу окна программы. Список будет содержать автора правки, тип правки, исправленный текст или примененный формат, дату внесения правки и т.д. Для этого на вкладке "Рецензирование" в группе команд "Запись исправлений" нажмите на стрелку рядом с командой "Область проверки" и выберите нужное расположение панели.
Кроме того, есть еще несколько настроек отображения. Все они находятся в выпадающем списке команды "Показать исправления" в группе команд "Запись исправлений".
Эта настройка позволяет:
- отобразить или скрыть конкретный тип правок (например, не показывать правки форматирования);
- отобразить или скрыть правки конкретных пользователей (если пользователей было несколько);
- перенести часть отображаемых правок из текста в выноски, расположенные справа от документа.
Работа с исправлениями
Записанные с помощью указанной команды правки можно убрать из документа либо приняв, либо отклонив их. Для осуществления этих действий на ленте на вкладке "Рецензирование" есть группа команд "Изменения", которая позволяет перемещаться от одной правки к другой и принимать/отклонять эти правки. Также можно кликнуть на изменении правой кнопкой мыши и выбрать нужную команду в контекстном меню.
После принятия правки исходная версия исправленного фрагмента будет удалена из документа. При отклонении правки удалена будет исправленная версия фрагмента. Учитывая это, рекомендуем Вам делать резервные копии документов при работе с исправлениями (все не рассмотренные правки сохраняются вместе с файлом). Чтобы принять или отклонить сразу все исправления, нажмите на стрелочку под соответствующей командой и выберите "Принять (отклонить) все исправления".
Принятие исправлений через Инспектор документов
Еще один способ принять все исправления и удалить информацию о них из файла - воспользоваться Инстпектором документов. Выберите "Файл" - "Сведения" - "Поиск проблем" - "Инспектор документов".
Убедитесь, что галочка напротив пункта "Примечания, исправления, версии" установлена и нажмите "Проверить"
Если документ содержит правки, Инспектор сообщит об этом. Нажмите кнопку "Удалить все" в соответствующем пункте списка и программа примет все правки и удалит информацию о них и о предыдущих версиях документа из файла.
Операции, проводимые Инспектором документов, в большинстве случаев нельзя отменить. Сохраняйте копии файла перед использованием данного инструмента.
Желаем Вам эффективной и продуктивной командной работы и успешного достижения всех целей!
Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь.
Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot
С уважением, команда tDots.ru
