91 подписчик

Правило пустой папки «Входящие»

20 января 201820 янв 2018

173

3 мин

Оглавление

Мой пример
Полезные ссылки:

Заметка о том, как вести и организовывать работу с почтой. Продолжение по тому, как настроить автоматическую сортировку и очистить почту в конце заметки.

В самом начале своей профессиональной карьеры, когда я только начинал и пытался правильно настроить себя на работу, я изучал как можно больше материалов по организации рабочего места. Не обошел стороной и электронную почту. Я никогда не понимал, как люди разводят бардак у себя в рабочей почте и потом ковыряются в ней, пытаясь найти нужное письмо. Я понимал, что должен быть какой-то принцип, по которому следует работать с электронной почтой так, чтобы это не было в тягость. И такой принцип нашелся, познакомился я с ним в пособии студии Олега Чулакова. Ладно, поехали.

Подход звучит так:

Правило, по которому должна строиться работа с электронной почтой — правило пустой папки «Входящие». Основная суть заключается в правильном отношении к письмам.

Папка «Входящие» создана исключительно для сортировки писем в другие папки. Во входящих всегда только непрочитанные сообщения. К каждому непрочитанному письму нужно подходить как к задаче, требующей решения за счет конкретного действия. Действием может быть: ответ на письмо, пересылка, архивирование (как бы игнорирование письма), оправка в спам и прочее.

После выполнения действия (например, ответа на письмо), его необходимо архивировать. Не бойтесь архивировать цепочки писем (я сам по началу опасался и просто кидал письма по ярлыкам) — с каждым новым входящим письмом, цепочка снова возвращается во «Входящие», она никуда не теряется при архивировании. В архиве находятся все письма, к которым были применены необходимые действия, т. е. решенные задачи. Нерешенные, требующие действия, непрочитанные сообщения — во входящих.

Такой подход позволяет навести порядок в почте и не тратить время на поиск актуальных задач (непрочитанных писем). Необходимо стремиться к тому, чтобы папка входящих писем всегда была пустой.

Мой пример

Я работаю же по слегка измененной системе. Я не архивирую письма, а просто распределяю их по ярлыкам. После того, как задача закрыта, я удаляю письма (если там были файлы или что-то важное, то можно сохранить). Плюс, я работаю не в самом Gmail, а в Inbox.

Очень в этом подходе помогает формирование ярлыков и фильтров в Gmail. О них подробнее в следующей заметке. С их помощью вы сортируете письма (по задачам, по контактам, по срочности и так далее) и создаете систему в своей почте, а не устраиваете бардак.

Дело привычки, но из всех почтовых клиентов я выбрал Inbox от Google. Inbox - это такая надстройка над Gmail, которая как бы «визуализирует» почту и придает ей цвет и чистоту. Ссылка в конце заметки.

Преимущества Inbox:

Удобно работать с файлами. Не нужно нажимать на каждое сообщение, чтобы найти файл. Все файлы «листаются» слева направо не заходя в ветку;

Простой доступ к файлам из почты. Не нужно полчаса рыться в старых ветках.

В этом почтовом клиенте очень легко применять вышеописанный подход из-за нестандартного, но простого интерфейса;

Поля больше, шрифты красивее, места больше, визуально приятнее.

Интерфейс Inbox - просторно и наглядно. Для "визуалов" самое то :)

Настоятельно рекомендую ознакомиться с тем, как работает этот принцип и попробовать применить на работе\личной почте. Весь этот бардак, который творится у вас в почте (у вас там еще, поди, не отключены всякие предложения, промо-акции и реклама) и превращает этот рабочий инструмент в винегрет.

Это все по этой заметке.