Предыдущий пост: Почему важно делать перерывы в работе?
В прошлый раз мы говорили о том, как небольшие перерывы в работе помогают оставаться сконцентрированным и продуктивным на протяжении всего дня. Сегодня поговорим о том, как не «провисать», а также помогать мозгу свыкнуться с необходимостью выполнения тех или иных задач.
Напоминаю, что я начал с самых простых и понятных всем приемов по увеличению собственной продуктивности. Они изобретены давно и давно подтвердили свою эффективность, если ими действительно пользоваться.
«Провис»
Этим термином я называю состояние, когда не знаю, за что взяться. У вас бывает такое? Все задачи в голове, вчера я их помнил, а сегодня все перемешалось, что-то забыл. Сначала я пытаюсь их вспомнить, а потом выбрать, чем же заняться. Я начинаю думать, что сейчас важнее, пытаться увернуться от некоторых задач, перенести и т.д.
Все бы ничего, если бы как только у меня начинался подобный «провис», я выбирал бы любую из задач в голове и начинал выполнять. Но нет, так бывает не всегда. Мой мозг пытается увернуться от выбора. В итоге я теряю время, а еще хуже — пока якобы «думаю», читаю новости или подобную ненужную ерунду. В самом деле, иногда такие «провисы» могут длиться часами. Мне есть чем заняться, но я не работаю, потому что думаю над тем, за что сейчас взяться, а также пытаюсь перенести часть задач на попозже (это называется «прокрастинация»).
Такое, конечно, происходит не всегда, но довольно часто. Если работы слишком много, и клиенты не дают тебе расслабленно «думать», то тут не до прокрастинации. Обычно это происходит не в запаре, а когда все относительно спокойно.
Спасение от «провиса» — четкий список задач на день.
Список того, что мне нужно сделать за день действительно помогает мне не тратить время на выбор и обдумывание задач. Я беру первую задачу, выполняю ее, а потом перехожу к следующей в списке. Видите, не нужно принимать никаких решений, они все уже приняты в процессе планирования дня до этого.
Таким образом я минимизирую процесс перехода от одной задачи к другой. Более того, когда у меня есть список, я вижу всю картину занятости. Если задач очень много, то я стараюсь работать быстрее и оптимизировать процессы. Если в предыдущие дни я работал продуктивно, то выдаются дни и поспокойнее, когда я могу выполнять задачи довольно медленно и расслабленно (в основном в конце недели). На самом деле у ведения списка задач много плюсов, об этом ниже.
«Загрузка» задач в голове
Я не знаю, как это работает, но по результатам долгих экспериментов я понял, что чем раньше я поставлю себе задачу, тем меньше буду пытаться отлынивать от ее выполнения.
Две ситуации: я составляю план следующего дня накануне вечером, и я ставлю себе задачи последовательно на два-три шага вперед. То есть в день выполнения вразнобой в разное время. Я уже понял, что задачи нужно записывать, поэтому не отлыниваю от этого даже если задача на полчаса.
В каком случае я буду отлынивать от выполнения меньше?
Ответ: в первом.
Чем раньше до этого я поставил себе задачи, тем быстрее их выполню. То есть происходит некая «загрузка» задач, и мозг свыкается с неумолимой необходимостью их выполнения. Идеальное время для создания списка задач — накануне вечером. Если забыли, не смогли, то можно сделать это утром, но мой опыт подсказывает, что эффект несколько снижается.
Еще лучше — запланировать самые важные задачи на неделю в воскресенье вечером, но это несколько сложнее. На первом этапе я научился ставить задачи с вечера. Как в детстве учился собирать портфель перед сном.
Прочие рекомендации по составлению списка задач
1. Где вы ведете список задач — совершенно неважно. Есть десятки сервисов и приложений, выберете тот, что по душе. Я использую ToDoist.
Я слышал о том, что есть руководители крупных проектов, бизнесмены и гуру продуктивности, которые ведут список дел на листке бумаги и хранят его в заднем кармане брюк.
2. Нет необходимости слишком подробно записывать задачу.
Запишите ее так, чтобы вам самому она была понятна. У меня есть задачи, которые состоят из двух слов.
3. Не перегружайте себя.
Запишите столько задач, сколько сможете выполнить без нечеловеческих усилий. Все остальное перенесите на другой день. Тут важно научиться расставлять приоритеты: что нужно сделать прямо завтра, а что можно оставить на послезавтра.
4. Если что-то не успели, со спокойной душой перенесите задачу на следующий день.
Я научился делать это без лишних пораженческих мыслей. Не получилось и ладно.
Это основа. В следующих публикациях я еще не раз буду касаться темы списка задач, ее тонкостях и хитростях.
Попробуйте, возможно, вам это тоже поможет быть более продуктивными!