У вас есть макеты грамот и более 9000 фамилий, которые в эти грамоты надо вписать, а после передать всё в типографию. Вы — один, на каждую грамоту уйдёт никак не меньше минуты, а типография через час закроется. Другой бы заплакал, но вам повезло — вы прочитаете эту статью и всё успеете.
Чуть-чуть теории
Adobe Illustrator — программа мощная, и может многое. А чтобы она могла ещё больше, разработчики включили в неё возможность добавлять пользовательские функции за счёт скриптов. Кроме этого, Illustrator позволяет автоматизировать процессы за счёт экшнов. А ещё есть возможность хранить наборы данных, которые мы вбиваем в поля, за счёт переменных.
Словарик, чтобы не запутаться:
Разговорное Скрипт — в английской версии Script, в русской — Сценарий.
Разговорное Экшн — в английской версии Action, в русской — Операция.
Переменные — в английской версии Variables.
Ситуация, описанная в начале, решается таким образом: с помощью специального скрипта данные подгружаются в переменные. После этого с помощью экшна происходит экспорт макетов в печатный формат.
Подготовим данные
Чтобы скрипт смог подгрузить данные, их нужно сохранить в перевариваемый им формат. Берём Microsoft Excel или любой другой удобный вам табличный процессор, например — LibreOffice Calc. Открываем его, создаём новый файл.
Разные данные хранятся в разных столбцах. Группы данных — в строках. Если в один макет нам надо вставить в разные места фамилию и имя, то у нас должно быть два соответствующих столбца в таблице: с фамилиями и с соответствующими именами. Первая строка зарезервирована под названия полей. Используйте для них только латинские буквы и цифры, в самих полях — любые печатные символы. Для примера, назовём столбцы «Family» и «Name». Именовать столбцы — обязательно, иначе ничего не выйдет.
Готовую таблицу нужно сохранить, но не просто так — а в формат «Текст с разделителем табуляции». При сохранении программа может напоминать, что формат не поддерживает все функции редактирования. Соглашайтесь.
Всё, на этом данные готовы.
Проверим макет
Для каждой переменной в макете должна быть своя область. В этом примере мы работаем только с текстом. Про остальные типы данных расскажем в другой раз. На что обратить внимание: иногда удобнее разделять переменные, содержащие несколько слов, на несколько полей.
Размер области должен быть достаточным, чтобы поместился весь текст. Подогнать легко: просто возьмите самую большую переменную и вбейте её руками. Если текст не помещается — он обрежется, что никому не нужно.
Подготовим Illustrator
Скачайте скрипт, который нам понадобится. Ссылка:
https://raw.githubusercontent.com/Silly-V/Adobe-Illustrator/master/Variable%20Importer/VariableImporter.jsx
Если файл не скачивается, а открывается в браузере, то выделите весь текст, и сохраните его в текстовый файл с названием VariableImporter.jsx
Для удобства файл можно положить в каталог скриптов Illustrator, как правило он находится примерно по такому пути:
\Program Files\Adobe\Adobe Illustrator CS6\Presets\Scripts
Так он станет доступным в меню скриптов. В противном случае придётся каждый раз указывать к нему путь. Не трагично, но занимает лишние несколько секунд времени.
После этого откроем два окошка, которые нам понадобятся дальше.
Window (Окно) -> Actions (Операции)
Window (Окно) -> Variables (Переменные)
Подгружаем данные
Открываем скрипт: File (Файл) -> Scripts (Сценарии)
Должно открыться окно скрипта. Если не открылось, значит вы его криво сохранили. Попробуйте скачать ещё раз. Если всё в порядке, то окно скрипта выглядит как на фото ниже. Выбираем файл с данными: Choose Data File, затем жмём Import Variables и Ok.
Теперь данные преобразованы в переменные и видны в соответствующем окне.
Связываем переменные
Смотрим на окно переменных. Видим названия столбцов, которые мы указали при подготовке данных. Щёлкаем на нужную переменную, щёлкаем на соответствующую ей область в макете, щёлкаем кнопочку Make Object Dynamic (Связать) в окне переменных. Повторяем процедуру для каждой переменной.
Проверим работу переменных. Пощёлкайте стрелочки переключения наборов данных. При первом щелчке возможен вопрос: готовы ли вы потерять введённые вручную данные. Конечно вы готовы, ведь все ваши данные — в переменных. Не забудьте вернуться на первый набор.
Готовим экшн
Экшн для сохранения придётся сделать самим. Выбираем окно с ними, создаём новый кнопочкой снизу: Create New Action.
Введите удобное вам название, подтвердите. С этого момента все ваши действия записываются, поэтому нужно точно следовать инструкциям.
File (Файл) -> Save Copy (Сохранить копию)
Именно Save Copy, а не Save As! Иначе ничего не выйдет.
Выбирайте любое место для сохранения, сейчас оно не играет никакой роли. Имя файла не меняйте. Выбирайте удобный вам формат. Для печати, конечно же, понадобится PDF. При сохранении укажите нужные вам параметры. Не забывайте, что чем больше размер экспортного файла, тем больше вам понадобится потом нести в типографию. Возможно вы подумаете: «Фе, два мегабайта!». Вспомните самое начало статьи: у вас более 9000 фамилий. Более 9000 фамилий — это более 18 гигабайт.
Подтверждаем, дожидаемся сохранения. Нажимаем квадратик в окне экшнов. Трудности позади, остался последний этап.
Экспорт
И вновь обращаемся к окну с экшнами. Выбираем только что созданный, нажимаем незаметную кнопочку в правом верхнем углу окна. Нам нужен самый нижний пункт — Batch (Пакетная обработка).
Выставляем параметры:
Source (Источник) — Data Sets (Наборы данных)
Остальные, в принципе, по вкусу.
Чтобы готовые макеты сохранились в нужный каталог, также устанавливаем флажок Override action «Save» commands (Игнорировать команду «Сохранить»). У некоторых пользователей русской версии это окно переведено некорректно, поэтому ориентируйтесь по скриншотам.
Нажимаем OK. Наблюдаем, как наши данные сами меняются и сохраняются. Можно попить чайку.
После
На выходе у нас получилась пачка PDF-файлов, пригодных к печати. Можно печатать прямо так, удобнее — склеить их в один какой-нибудь программой. Автор использует бесплатную PDFSam Basic.
Всё!
О том, как проворачивать подобное с картинками, а также о всяких мелочах, которые сделают процесс чуть удобнее — обязательно расскажем, но как-нибудь в другой раз.
Автор: Глеб Деревлёв
- Инструкция на основе материала: Adobe Illustrator Variable Data – The EASY way!