Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов. Какие же бизнес-эффекты от внедрения электронного архива получает организация?
Пойдем от глобальной цели — повысить прибыль компании. Можно достигнуть снижения издержек за счет внедрения автоматизированной системы электронного архива, а именно:
• снижения трудоемкости размещения документации и ее передачи между сотрудниками,
• снижения рисков утери или кражи документации,
• снижения трудоемкости поиска актуальных версий ранее разработанной документации, регистрации документов и исключения ведения журналов.
Технически это обеспечивается за счет единой системы хранения документации на сервере предприятия, разделения прав доступа, версионирования документов и т.д.
При организации юридически значимого электронного документооборота в соответствии с 63-ФЗ "Об электронной подписи" предприятие может свести к нулю затраты на бумагу, время на печать, логистику и хранение бумажных документов.
Единое информационное пространство организации
Однако, хранение документации — это только вершина айсберга. Гораздо большую выгоду может принести работа сотрудников в едином информационном пространстве, позволяющем не только хранить документацию, но и планировать выполнение работ и загрузку сотрудников, управлять документацией и контролировать все процессы, протекающие в организации. Рассмотрим на примере систем управления корпоративным контентом Pilot (Pilot-ICE, Pilot-ECM), благодаря каким автоматизированным процессам происходит сокращение издержек, а значит и увеличение прибыли организации.
Использование систем Pilot позволяет минимизировать сложности планирования и упростить контроль выполнения работ в соответствии с планом. При таком подходе затраты на проведение план-фактного анализа и формирование отчетов по планам, процессам, разрабатываемой документации практически отсутствуют.
Бизнес-процессы становятся более прозрачными, по любым данным в системе можно провести анализ и принять управленческое решение.
Итак, какие бизнес-процессы помогут оптимизировать системы Pilot:
• своевременное информирование о задачах и сроках их выполнения,
• простая выдача задач и контроль исполнительской дисциплины,
• распределение загрузки ресурсов (сотрудников),
• оперативный поиск документации, связанной с задачей,
• согласование документации в электронном виде,
• оперативное получение информации о внесении изменений в документацию