Представьте ситуацию: вы сидите в школе, на уроке физики, учитель объясняет новую тему. Спустя 10 минут от начала урока забегает учительница русского языка и говорит: “Дети, быстрый диктант на 5-8 минут. Отложите тетради с физикой”. Затем вы сразу идете в столовку, там обедаете и параллельно решаете половину домашки по геометрии. После обеда бегом в кабинет физики. Оставшиеся 10 минут от урока вы слушаете об электромагнитных полях, пишете тест по английскому и чатитесь с друзьями в Телеграме. Кстати, новую тему вы так и не прошли, поэтому вам придется остаться после уроков и дослушать тему или прийти завтра в школу на 20 минут раньше.
Как же тупо выглядит такое обучение - подумаете вы. Да, примерно, как и рабочий день многих из нас: здесь отвлеклись, там не доделали, внезапные перекусы, кофе, перекуры… Я называю это “состоянием неэффективности”.
Если вы тоже замечаете, что ваш рабочий день выглядит, как салат из мелких дел, значит пора навести в нем порядок. Обычно предлагают составить план на день и внести их в программу или календарь. Этот план итак все время есть у нас в голове, только теперь он будет у нас перед глазами. Как это поможет меньше отвлекаться? Никак. Чтобы бороться с непродуктивностью, нужно сначала найти то, что вас отвлекает.
На прошлом месте работы для этого применяли фотографию рабочего дня. Обычно этот делает руководство для выявления потерь рабочего времени, нормативов и т.д.
На прошлой работе мы заполняли таблицы с тремя столбцами: время начала, время окончания и действие. Все наши действия (от похода в туалет до расчета сложных металлоконструкций) мы записывали с точностью до минуты в таблицу. Спустя два дня мы поняли, что больше всего мы отвлекаемся на эту идиотскую таблицу. Через неделю мы устали записывать туда одну и ту же строчку: “входящий звонок от менеджера”. Через две недели мы выявили действия, которые мешали нам работать: частые звонки, заявки с пометкой срочно, пересчеты заявок. Часть из этого мы автоматизировали, ввели лимит на пересчет заявок, а звонки превратили в письма.
После этих мероприятий количество ошибок в расчетах уменьшилось, а потери от неправильных расчетов упали с 80-100 до 3- 5 тыс.руб.
Фотография рабочего дня позволит выделить основные задачи, и составить правильный план работы с учетом всех дел: срочных, текущих и посторонних. Если забыли что-то записать и не можете вспомнить что, скорее всего в это время вы "отдыхали".
Тайм-менеджмент должен начинаться с изучения своего дня (не только рабочего), а уже потом нужно учиться планировать его. В следующем посте расскажу о пяти инструментах для планирования времени. Вы сможете опробовать их все и выбрать наиболее подходящие вам.
Всем продуктивной рабочей недели!