Ты в перегрузе? У тебя в голове сто задач, куча дел, обещаний и планов, но ты стоишь на месте и ищешь 25-тый час?
Я предлагаю тебе этот чек-лист, для того, чтобы перейти из состояния стресса и перегруза в состояние покоя и ясности действий.
ШАГ 1
Определи ЧТО ИМЕННО тебе надо успеть.
В моей практике, работая с предпринимателями, главное препятствие, с которым они сталкиваются - это хаос в голове и перегруз.
Куча мыслей, куча задач, куча обязанностей
Вся Эта Куча довольно плохо пахнет, вызывая огромные внутренние конфликты и желание послать все к чертям и уехать подальше от этих проблем.
Если ты избегаешь решения проблем, то они только усиливаются, усугубляются и пожирают тебя и твои мечты еще больше, с каждым днём!
РЕЗУЛЬТАТ - много действий, весь день забит срочными и важными делами, а по факту ты стоишь на месте или даже дела становятся еще хуже.
ТЫ НЕ ДОСТИГАЕШЬ СВОИ ЦЕЛЕЙ, МЕЧТЫ ОСТАЮТСЯ ТОЛЬКО МЕЧТАМИ.
ВАЖНАЯ ИДЕЯ: Избегание наведения порядка в делах, процессах и проектах ведет к ухудшению.
Ничто не стоит на месте. Есть такой процесс, как Энтропия - все находится в постоянном разрушении.
Если ты положишь яблоко на стол, то через несколько дней оно протухнет. Если ты не будешь делать Техническое обслуживание своего автомобиля - он сломается.Если ты по всем сферам твоей жизни не наводишь порядок, они также разрушаются.
Какие это сферы? Тебе в этом поможет Колесо жизненного баланса.
Посмотри на эти сферы и определи от 0 до 10, насколько тебя устраивает состояние дел по каждой из них.
Задай себе вопросы:
О чем я мечтаю по каждой сфере?
Какие мои цели по каждой сфере?
Какие мои действия по каждой сфере?
Что меня не устраивает и я хочу изменить?
Что будет по каждой сфере, если все оставить так, как есть?
Скорее всего, в большинстве сфер у тебя нет целей и там полный бардак. Для того, чтобы ты мог мечтать о высоком, начни с того, что выгрузи из головы весь хлам и наведи порядок на уровне текучки.
Сама фраза "Как все успеть" уже вызывает стресс, так как все успеть одновременно невозможно. Для начала необходимо эту большую проблему разложить на мелкие шаги.
Ответ на вопрос "КАК ВСЕ УСПЕТЬ" начинается с отделения важного от второстепенного.
Пора навести в этом порядок.
ШАГ 2
Раздели весь ХЛАМ ИЗ ГОЛОВЫ на категории:
- Мечты
- Идеи
- Цели
- Задачи
- Простые действия
- Проекты
- Процессы
Мечта - твои фантазии и яркие картинки. Они наполняют тебя энергией, пробуждают твою креативность.
Цель - ставится по нескольким критериям:
Например: Пробежать полумарафон (21км) за 1 час 35 минут 1 ноября 2018 года.
Простое действие - сел и сделал. То, что ты можешь сделать за 2 минуты.
Задача - короткое действие с дед-лайном.
Проект — это комплексная задача с дедлайном, запуском и измеримым результатом на выходе.
У проекта может быть много задач и простых действий. Также, в проектах могут принимать участие много людей с разными ролями и обязанностями.
Процессы — это регулярные, повторяемые задачи. Главный признак процесса — повторяемость.
Например:Пробежка — это процесс (регулярно). Марафон — это проект (есть запуск и дедлайн).
Уборка в доме — это процесс (каждые выходные). Уборка после ремонта — это проект (один раз и отделался).
Шаг 3
Для каждого процесса напиши чек-лист.
Чек-лист сокращает твое время на следование процессу и позволяет его делегировать другому. Будь то личные дела или сотрудники.
Обычно чек-лист выглядит как список от 1 до нескольких пунктов. Это некая последовательность действий с пояснениями и комментариями.
Например, такой чек-лист :"Как брать проекты в работу", представленный ниже.
Когда ты выписал все проекты, тебе придется определить приоритет каждого.
Вот ты все это выписал, смотришь и задаешь вопрос : "Что с этим теперь делать?"
Есть 3 вопроса, которые надо задать до того, как вести проект, чтобы определить, стоит ли он твоего времени.
Шаг 4
Определи какой проект брать в работу:
1) Сколько денег он принесет?
Каждый твой проект должен приносить прибыль. Он либо приносит прибыль, либо забирает твое время и деньги. Точка.
Большинство твоих проектов забирает твои деньги. Работают не то, чтобы в ноль, а в минус.Поэтому с сегодняшнего дня задавай себе вопрос " Сколько я заработаю в этом проекте и когда". Если ты сделал расчеты и инвестиция времени не соответствует возврату инвестиций в деньгах, не начинай его!
Такие проекты забирают твоё время и здоровье. Понижают твою самооценку.
2) Как быстро этот проект начнет приносить прибыль?
Каждый твой проект может начать приносить прибыль в тот же месяц, как ты его начал, а может только через год. Посмотри на все проекты и определи приоритет их запуска.
3) Как быстро проект окупится (срок окупаемости)
Например, ты решили реализовать проект «Внедрение CRM». Это большой проект, с большим количеством действий и задач.
Давай рассчитаем стоимость этого проекта и сколько он принесет.
Стоимость внедрения проекта 100 000 руб.
Принесет он в месяц, например, на 20 000 руб больше, чем без CRM (ты перестал терять клиентов, видишь все задачи по ним, можешь послушать как твои менеджеры общаются с клиентами и слушать записи разговоров) теперь это под контролем.
Окупаемость проекта: 5 месяцев.
Очевидно, что такой проект очень выгодно реализовать.
Шаг 5
Создай план проектов
Один из самых частых вопросов, который мне задают клиенты «Куда сохранять задачи, которые относятся к текущим проектам?»
В моей практике, мои клиенты используют вот такую таблицу в GOOGLE и дают доступ всем участникам проекта, либо создают аналог такой таблицы, который может ее автоматизировать.
Один из главных принципов: 1 проект — 1 следующее действие (колонка следующее действие в таблице). Это дает четкий фокус на самом важном. Сделав одно действие, выбираешь из списка задач следующее и так пока не достигнешь конечного результата.
Шаг 6
Определи список задач по проекту
Если ты работаешь с командой, то в процессе планирования принимают участие все участники.Составление списка задач в практике управления проектами делится на несколько этапов:
1) Составь план действий и оцени задачи на предмет сложности и затрат, которые потребуются для его выполнения (можно использовать шкалу от 1 до 10).2) Расставь задачи по приоритетам. Для этого нужно выяснить, какие пункты списка:
- имеют самое большое значение для хода работ над проектом
- важнее всего для заказчика или будущего потребителя
- принесут максимальный доход
- проще всего осуществить
4) Обсуди с командой, кто какую задачу берет в работу и проясни, что ты будешь делать сам.
Шаг 7
Выдели время для работы по проектам в электронном календаре.
Я использую бесплатный календарь-планировщик в Битрикс24
После этого выдели 2-3 часа на работу по проекту и разбей его на блоки 25-30 минут с короткими перерывами по 5 минут. Эта техника называется "Помидор"
Она предполагает разделение рабочего времени на несколько отрезков, чередование напряженного труда и отдыха. Это помогает мозгу сосредоточиться на решение важных проблем, не отвлекаться на незначительные.
Итак, рабочее время делится на спринты, именуемые «помидорами».
Их продолжительность составляет 25 минут. Очень важно поставить таймер, чтобы не пропустить окончание промежутка. В это время необходимо напряженно работать, не позволяя себе отвлекаться. Далее следует 5-минутный перерыв. Затем очередной спринт на 25 минут труда. Выполнив 4 «помидора», можно позволить себе отдых в течение 15 минут.
Преимущества
Использование метода помидора является эффективным и результативным способом управления своим временем. Так, напряженная и сосредоточенная работа 25-минутными спринтами в течение 2-3 часов оказывается более продуктивной, чем использование стандартного подхода за 6-7 часов. Факт этот доказан.
Также можно отметить следующие достоинства:
Работа выполнена качественно и к сроку. Мозг не перегружен решением незначительных вопросов. Благодаря рациональному чередованию труда и отдыха не возникает переутомления. Позволяет справиться с главным врагом эффективности – рассеянным вниманием.
Метод помидора – отличный способ не только быстро решить основные задачи, но и воспитать самодисциплину.
Ставь лайк, если тебе понравилась статья)) От меня благодарность и +10 к карме))