3 совета для менеджеров и организаторов
Вы проделали долгий путь к организации встречи. Важно не только правильно провести ее, но и правильно закончить.
Вот три шага, которые нужно предпринять в конце каждой встречи. Конечно, каждый из них можно убирать, если он неуместен исходя из контекста.
Подтвердите принятые решения
Повторите то, что было решено на собрании. Кто несет ответственность за последующие действия? Когда будет осуществлена реализация? В какой форме об этом будет сообщено участникам? Каждый должен покидать собрание с четким пониманием того, что было согласовано.
Разработайте точки результативности
Представьте, что коллега, спрашивает участника встречи «Что там происходило?». Вы должны добиться того, что каждый из присутствующих мог дать понятный, логически обоснованный и развернутый ответ. Поэтому перед тем, как завершить, задайте вопрос группе, какие моменты они считают ключевыми, потом суммируйте, и в течение дня разошлите по почте.
Как пример приведем встречу 30 топ-менеджеров крупной технологической компании, которая определи следующие ключевые моменты:
- Это было не одноразовое мероприятие, а начало нового подхода к руководству.
- Мы определили стратегию, которая заключается в создании нескольких брендов в сильных категориях.
- Мы договорились, что каждый бизнес должен сосредоточиться на стимулировании собственного роста, а когда это имеет смысл, подразделения должны использовать лучшие возможности друг друга.
Соберите отзывы
Это часто упущенная возможность. Ваша цель - не давать сценарий для чтения. Узнайте, что понравилось людям и что бы они хотели изменить. Не задавайте широкий вопрос типа «Какая обратная связь у вас есть?» Он давно выглядит карикатурно, и дает одинаково неопределенные и бесполезные ответы.
Предложите участникам подумать обо всем, что они получили на собрании: момент приглашения, предварительная работа, содержание самой встречи, местоположение и даже качество кофе. Затем спросите, что можно улучшить.
Мягко пресекайте обсуждения поднятых предложений, ваша цель получить отзыв, и на его основании организовать следующую встречу.