В интервью CFO Russia Наталья рассказала об электронном документообороте группы компаний и участии в конкурсе.
Когда в Х5 Retail Group стартовал проект внедрения ЭДО?
Внедрение ЭДО начиналось с внедрения заказов на поставку товаров в 2011 году.
Далее в 2013-2014 годах мы стали первой компанией, которая внедрила электронные счета-фактуры на таком объеме поставщиков и документов – более 4,5 тыс. и более 1 млн соответственно. При анализе результатов проекта мы пришли к выводу, что наша задача – свести бумажный документооборот к минимуму. Поэтому в 2016 году мы запустили целый ряд проектов для того, чтобы за 2-3 года прийти к минимальному объему бумажных документов там, где это позволяет законодательство.
Крупным проектом в рамках этой активности был переход на электронный УПД (универсальный передаточный документ – прим. ред.), который объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры. Мы завершили его в 2017 году и даже успели получить приз за лучший проект по эффективности от CFO Russia.
Не менее значимыми для нас стали следующие проекты: переход на электронный акт списания товара, который объединил ТОРГ 15 и ТОРГ 16, а также внедрение портала основных средств. Он позволил персоналу в магазинах формировать списания товара и перемещения основных средств непосредственно в месте возникновения операции в режиме реального времени и без привлечения бухгалтера.
Как изменился ЭДО в вашей компании за это время?
Сегодня мы уже не можем представить наш бизнес без электронного документооборота. Его внедрение позволяет нам при условии быстрого роста сохранять скорость обработки документов и эффективность в плане затрат на обслуживание документооборота и учета.
На данный момент мы перевели в электронный вид наиболее массовые документы компании:
- электронный УПД от внешних поставщиков товара, в том числе корректировочный и исправленный УПД: более 52 млн документов в год. Из них 97% поступают в электронном виде, большая часть при этом проводится в автоматическом режиме без участия бухгалтера;
- электронный УПД от внутренних поставщиков (внутригрупповые операции «товар/не товар»): более 3,5 млн документов в год. Из них 100% документов в электронном виде проводятся в автоматическом режиме без участия бухгалтера;
- электронный УПД нетоварного блока (закупка ОС, расходные материалы, транспортные услуги, аренда): более 180 тыс. документов в год. Они также проводятся в автоматическом режиме без участия бухгалтера;
- акты на списание товара: 100% от общего объема списаний – более 32 млн документов в год.
Кроме того, мы перевели в электронный вид ценовые спецификации, которые оформляют с использованием УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись – прим. ред.).
Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018» важно для вашей компании?
Участие в конкурсе такой известной на рынке компании, как CFO Russia, интересно для нас из-за высокого уровня участников, с которыми интересно соревноваться. Нам также важна внешняя оценка наших достижений профессиональным жюри. Для нас это дополнительный стимул к совершенствованию своих процессов и эффективности.
Анастасия Алешина, CFO Russia