Близится к концу календарный год, это означает, что нужно привести в порядок документы для дальнейшего хранения, оформить новые дела на предстоящий год.
Если до этого вы пребывали в состоянии документационного хаоса, у вас есть хороший шанс с января начать новую жизнь 😊
Для этого предлагаю ознакомиться с полезными фактами, которые помогут вам составить номенклатуру дел кадровой службы.
****
1. Систематизируйте документы своего подразделения (даже если вы - единственный специалист, ведущий данное направление) и составьте перечень – номенклатуру дел.
2. Номенклатура дел структурного подразделения является составной частью общей номенклатуры дел – основного учётного документа дел организации.
3. Номенклатура дел включает следующие графы;
· 1 – индекс дела;
· 2 – заголовок дела;
· 3 – количество единиц хранения;
· 4 – срок хранения и номер статей по перечню;
· 5 – примечание.
4. Индекс дела состоит из двух чисел: первое – номер структурного подразделения, второе – порядковый номер дела по номенклатуре. Если в вашей организации в других документах используются номера (коды) подразделений, например, в штатном расписании, в расчётных листках, то во всех документах, включая номенклатуру, они должны быть одинаковыми. Номера записываются арабскими цифрами, например: 07-01, где 07 – код подразделения, 01 – порядковый номер дела по номенклатуре дел подразделения.