В третьей колонке я рассказал о трудностях выбора электронной цифровой подписи. В четвертой колонке я рассмотрю, во сколько моей компании обойдется проект, и на чем можно сэкономить при внедрении ЭДО.
Что мы учитываем в экономической модели проекта?
Рассчитать экономическую эффективность проекта достаточно просто. Надо понять выгоду, оценить инвестиции и учесть ежегодные затраты на поддержание проекта.
Начнем с самого простого: почему нам выгоден электронный документооборот? Мы сокращаем использование бумаги и все расходы, связанные с ее доставкой от принтера до начальника для подписи, а потом в отдел кадров или сервисный центр для обработки.
1. Печать листа бумаги стоит примерно 1 рубль: 50 копеек – лист бумаги и 50 копеек – расходные материалы.
2. Время на обработку документа (он может состоять из нескольких листов): забрать бумагу из принтера, отнести начальнику на подпись, подождать, пока он подпишет. Потом забрать, отнести в отдел кадров либо послать в сервисный центр – там лист бумаги проверяют, заносят в систему и относят в архив. По примерным подсчетам на один документ уходят от 20 до 40 минут общего рабочего времени. При минимальной заработной плате в 30 тысяч рублей затраты на обработку документа составляют от 60 до 120 рублей. И это не считая возможных ошибок, несвоевременной обработки, и так далее.
3. Почтовые расходы – примерно 50-150 рублей за комплект документов.
4. Накладные расходы, связанные с поддержанием всей инфраструктуры: поддержка и ремонт оборудования, зарплаты сотрудников, которые закупают бумагу и оборудование, развозят бумагу, и так далее. Все это можно оценить примерно в 20-30% от получившейся стоимости листа.
Тогда в целом стоимость распечатки и обработки одного листа составляет от 20 до 40 рублей.
В нашей компании каждый рабочий день создают 40 тысяч листов кадровых документов. Мы ожидаем, что сможем сократить бумажный документооборот минимум на 60%. Соответственно, при стоимости листа в 30 рублей выгода от проекта составит более 170 миллионов рублей.
Кроме этого, есть и другие преимущества ЭДО: повышение скорости, усиление контроля, полный сбор документов – однако эти выгоды сложно оцифровать, поэтому мы не указываем их в качестве основных.
Каких расходов потребует внедрение и поддержание проекта в нашей компании? Для внедрения необходимо доработать портал взаимодействия с сотрудниками, создать архив для электронных документов, обеспечить инфраструктурой сотрудников без рабочих компьютеров и выдать первоначально все электронные подписи.
Стоимость доработок портала и создания электронного архива будет зависеть от многих факторов. Так, в ряде систем уже есть встроенные порталы взаимодействия с сотрудниками либо стандартные решения, которые стоят относительно недорого. Также в некоторых программах уже присутствуют встроенные возможности по хранению документов.
В общем, стоимость доработок будет колебаться от нуля до 60-80 миллионов, в зависимости от степени сложности доработок ПО.
Для сотрудников без рабочих компьютеров мы планируем установить общедоступные компьютеры. В некоторых местах они у нас уже есть, в ряд подразделений придется установить новые. Также мы думаем про создание мобильного приложения, чтобы сотрудник в любое время мог выполнить все необходимые действия.
В целом бюджет проекта превысил 100 миллионов рублей, но он включает и автоматизацию процессов, и управление проектом, и создание электронного архива с зеркалированием, а также ряд других позиций.
Расходы на поддержку проекта включают в себя расходы на обновление ЭП у сотрудников и ИТ-поддержку разработанных решений.
Построение экономической модели помогло нам понять, на что обратить внимание при планировании затрат на проект. Мы продолжаем пристально изучать инициативы в области законодательства и опыт внедрения ЭДО в других организациях. Надеюсь, что мы успешно решим все задачи, и компания создаст запланированную систему ЭДО в КДП.
Алексей Коряков , руководитель программы проектов X5 Retail Group
ЭДО в КДП. Опыт торговой сети «Пятерочка»:
1. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Технологические вызовы и преимущества ЭДО в кадровом делопроизводстве
2. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Законодательные вызовы и перевод документов на ЭДО
3. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Трудности выбора ЭЦП
4. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Построение экономической модели ЭДО