На практике часто возникает вопрос, какие документы требуются при списании материальных запасов в муниципальных учреждениях и нужно ли принимать положение о списании МПЗ?
Сразу отметим, что действующим законодательством не предусмотрено принятие каких-либо муниципальных правовых актов по вопросам списания материальных запасов. Подобные вопросы урегулированы федеральным законодательством о бухгалтерском учете и действующими Инструкциями по ведению бюджетного учета. Отдельные вопросы регулируются субъектом учета в положении об учетной политике учреждения.
К материальным запасам в соответствии с п. 99 Инструкции № 157н (приказ Минфина РФ от 01 декабря 2010 г. № 157н) относятся:
- предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
- готовая продукция;
- товары для продажи;
- закрытый перечень материальных ценностей независимо от их стоимости и срока службы, приведенный в п. 99 Инструкции № 157н.
Стоимость материальных запасов, использованных в деятельности организации государственного сектора, подлежит списанию с балансового счета 105 00. При этом согласно п. 108 Инструкции № 157н выбытие (отпуск) материальных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) производится одним из двух способов:
- по фактической стоимости каждой выбывающей единицы;
- по средней фактической стоимости.
Выбранный способ списания материальных запасов закрепляется в учетной политике учреждения и не изменяется в течение финансового года.
Для отдельных групп материалов может быть установлен особый порядок оценки – по фактической стоимости каждой единицы таких товаров. Это касается следующих групп товаров (п. 109 Инструкции № 157н):
- драгоценные металлы, драгоценные камни, ювелирные и иные ценности и т. п.;
- материальные запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга.
В соответствии с приказом № 52н в целях списания материальных запасов могут применяться следующие первичные документы:
- меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
- ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
- ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
- акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), применяющийся для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044);
- накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Применяется при реализации учреждением всех видов материальных запасов.
Списание ГСМ на нужды учреждения также производится на основании акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), составленного по данным путевого листа.
При этом унифицированных форм путевых листов приказ № 52н не предусматривает. Соответственно в учреждении могут быть разработаны свои формы путевых листов, которые должны содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Выбытие материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации (в том числе в результате прекращения признания объекта в качестве актива), осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом) (п. 34 Инструкции № 157н).