Что мы можем сделать, чтобы повысить качество совещаний?
Рецепты известны всем:
- Сформулируйте цель встречи, и пригласите только того, кому действительно стоит на ней быть.
- Ведущий совещания должен управлять беседой: участие каждого присутствующего должно быть равноценно.
- Организатору следует своевременно отправить резюме ключевых моментов обсуждения, и пунктов действий, чтобы избежать риска «совершенного действия», когда все забыли, о чем договаривались.
Это хорошие и логичные советы. Но кто действительно им следует?
Совещание как личное алиби и прокрастинация
Мы должны спросить себя, почему мы этого не делаем. Мы знаем, что мы должны делать, чтобы быть здоровыми. Но сколько из нас спят 8 часов, соблюдают полноценную диету и много ходят пешком?
Психологи выдвигают следующую гипотезу: совещания могут быть блестящей формой промедления (прокрастинации). Мы убеждаем себя, что посещение совещаний – это самая настоящая работа. Встречи назначаются, ежедневники заполняются и работа, вроде как, кипит.
Совещания - идеальная причина, по которой у нас нет времени на стратегическое мышление или долгосрочное планирование.
Вы когда-нибудь приступали к работе над сложной проблемой, а через 10 минут обнаруживали себя увлеченным чтением интересной публикации в социальных сетях? Это знакомо нам еще со студенческих времен.
Неделя важной и глубокой работы, легко превращается в 30 часов встреч, 5 часов обеда и 5 часов импровизированных бесед в коридоре. Тогда мы задаемся вопросом, на что ушла целая неделя.
Если вы нацелены на результативность, придется нарушить привычку к промедлению и стать более дисциплинированным. Правильное распределение рабочего времени улучшит результаты, вселит в вас оптимизм, уверенность, а ваша энергия повыситься как никогда.
5 шагов к планированию рабочего времени и «сопротивления» совещаниям
1. Выясните, какова ваша приоритетная работа на неделю. Спросите себя за что вам, в конце концов, платят.
2. Оцените, сколько времени займет работа.
3. Запишите изменения в планировочный календарь. Назовите каждый блок максимально точно, он должен быть связан с содержанием работы.
4. Участвуйте только в тех встречах, которые имеют четкую цель, а вы можете внести весомый вклад.
5. На встречах держитесь подальше от своих гаджетов. Возьмите ручку и бумагу, если вы действительно хотите запомнить, что произошло.