Техника пустого инбокса для меня ежедневное правило работы с задачами. Даже в понедельник утром.
Автор техники Максим Дорофеев (он же великий врач прокрастинации). Расскажу как я её использую в своей связке, чтобы в глазах не горели дедлайны, в ушах не звенели оповещения, а в голове не торчали гвозди в виде забытых задач.🔨
Раньше я всё всё держала в голове, думала уместиться. Когда начала работать серьезнее мой руководитель @n.balanchuk дала мне красивый ежедневник, чтобы я начала записывать задачи. Увидев как там все бессистемно печально исчёркано, Надя выкинула его в мусорку и дала новый. Таким образом я успела испортить три штуки😅. Благодаря этому научилась записывать (и это было большим шагом), но только началом. Бездумное записывание не приводило ни к чему, кроме давления каракуль на сознание.🤕
Когда позже в Лайке я вела до 10 проектов одновременно, а работать с желанием "Хочу всё контролировать" неумела, я познала систему пустого инбокса и теперь без нее никуда. Через тернии, пробы и ошибки я пришла к идеальной (хотя бы на данный момент для меня) связке.🤓
🦄Правило "Рабочая поверхность".
На рабочей поверхности я планирую и веду всю жизнь и проекты. Это может быть доска Trello, лист А4, заметка или ваш любимый органайзер. Пункты системы.
"Задачи сегодня" - здесь задачи на день, написанные простым языком, их можно сразу "делать". Другими словами я уже раньше подумала как и сформулировала в простую форму. Эти задачи я подбиваю утром.
"Задачи завтра" - здесь задачи, которые по приоритетности дальше чем первый пункт, в остальном такие же.
"Задачи в работе" - это задачи, которые сегодня не зависят от меня. Например на согласовании или в работе исполнителя. Часто я их группирую по ответственным или по сроку сдачи.
"Задачи потом" - здесь важные простые задачи, чтобы не потерять.
"Проекты" - это многосоставные задачи. К ним сложно приступать, и часто именно они отодвигаются в дальний ящик как "ой непонятно, пойду лучше поем". Например "Сделать сайт". Любой проект я разбиваю на простые и понятные задачи готовые к тому чтобы "делать" и отправляю в списки выше. А создание сайта давно упаковано в чек-лист и разбито на самые тоненькие задачи, я тиражирую их из проекта в проект.
"Инбокс" - это бездна входящей информации, я просто записываю все что прилетает (звонки, почта, личные сообщения, мысли в голове), а потом разбираю на проекты и задачи. Если этого не делать, то процентов 30 теряется и потом вспоминается "блин, точно, еще же..😳" Пишу абсолютно любые идеи и мысли, потом разбираю, раньше даже по будильнику один раз в час чекала о чем я думаю и писала. Потом это просто вошло в привычку. Часто таким образом достаю "висяки" давящие и идеи необычные.
Дорофеев советует сюда же выносить "Встречи", Но я всё планирую в стандартном календаре Apple, так получается связка мак-айфон-часы. А каждое утро вношу встречи в список "Задачи сегодня", чтобы понимать распределение времени.
🦄 Органайзер.
Сейчас веду всю эту красоту в OneNote, но так было не всегда. Пробовала его года два назад, жутко тормозил и я отказалась, перескочив на Google Keep. Нравилось в нем, что можно выделить часть сообщения из письма и левой кнопкой мыши сделать из него заметку т.е. задачу, это позволяло не тратить время на копи пасты. Но потом мне надоел интерфейс. Я пересела на Trello, и плотненько работала годик где-то, но ушла. Мне важно чтобы рабочая поверхность находилась на виду ВСЯ, а приходилось или переходить с доски на доску или прокручивать вверх вниз влево вправо. Я решила вернуться в OneNote, там все видно на одном экране, а проекты планирую по разным вкладкам. Еще мне нравится что там можно много писать как в документах и тоже все видно, в Trello сворачивается.
🦄Закладки.
Может это капитан очевидность, но мне кажется экономит добрых пол часа в день. Раньше я думала что это знают все, оказалось совсем нет. Все сайты я закидываю в закладки браузера и группирую по тематике. Это соцсети, почты, банковские сайты, онлайн- сервисы, важные документы и всё такое. Это позволяет не вбивать каждый раз адрес или название сайта, которым пользуешься постоянно.
🦄Чистка.
Один раз в неделю чищу обязательно ежедневник и один раз в месяц рабочий стол и Mac. Так яснее работается.
🦄Оповещениями о задачах я не пользуюсь совсем, так как рабочая поверхность всегда перед глазами.
🦄Все документы храню в Google Диске. У меня их три. Один рабочий архивный, туда складываю, чтобы потом вдруг найти. Другой рабочий актуальный, там все самое важное. Третий личный с фоточками и всякой ерундой. Google docs обожаю за то что можно работать совместно и не надо пересылать файлы. Про таблички отдельная любовь. Я в таблички упаковываю все, мне так понятнее.
🐨Герою который дочитал до конца и подумал "ну всё, с понедельника попробую", подарю книгу "Джедайский техники пустого инбокса" Максима Дорофеева просто так. Пишите в комментарии🖤
