Здравствуйте, друзья!
Многие из вас пользуются календарём в Outlook. Особенно, если вы работаете в большой организации, и в ней принята культура назначения встреч через календарь.
Поэтому я не буду останавливаться на стандартных операциях создания и редактирования встреч в календаре. Расскажу о секретах, которые, мало кто использует.
Итак:
1. Наполните встречу содержимым
Странно, но очень часто приходят приглашения на встречи или телефонные/видеоконференции с пустым содержимым внутри. Стоит озаботиться и обеспечить участников встречи предварительной информацией.
При создании встречи внесите внутрь всё необходимое. Оформите текст, чтобы подсветить важное. (Как оформлять текст, читайте здесь).
Что можно вставить внутрь приглашения на встречу:
- повестку - пункты для обсуждения.
- документы (файлы) - файлы можно вставлять прямо между текстом, формат текста при создании встречи - RTF
2. Пригласите участников по-умному
Наверняка вы знаете, как добавлять участников. А вот как их добавить оптимально, так чтобы они с большей вероятностью приняли встречу? Для этого стоит проверить их доступность сразу, перед отправкой приглашения.
Для этого сразу нажмите кнопку Scheduling Assistant (Помощник по планированию), и посмотрите у кого какое время свободно. Двигаем движок так, чтобы у всех совпал промежуток свободного времени.
Хорошим тоном является приглашение на встречу с небольшим промежутком от предыдущей встречи. Человек может захотеть сделать перерыв, ну и часто встречи затягиваются...
Если внедрена система управления переговорными комнатами, то их можно сразу удобно выбрать с помощью специальной кнопки Room Finder (Выбор помещений), которая появляется как раз в этом режиме:
3. Изменение встречи
Откройте встречу двойным щелчком для изменения.
После редактирования нажмите кнопку отправки обновления встречи (Send Update). У участников встреча автоматически обновится, как и её содержимое.
В случае, если при изменении, вы, к тому же, добавили или удалили участников встречи - появится запрос - "отправить всем участникам или только добавленным/удалённым?" Примите решение и отправьте.
4. Повторяющиеся встречи или события
Это очень удобная штука. Планируете ли вы что-то себе лично или ставите встречу с коллегами.
Настраивается это просто. Нажмите на кнопку Recurrence (Повторение) и выберите режим повторения.
5. Контакт с участниками встречи - просто и быстро
Часто бывает, что нужно написать быстрое письмо всем участникам, или ответить так, чтобы сохранилось содержимое присланного приглашения. Но набирать адреса заново или копировать их - неудобно. Для быстрого контакта существует спец. кнопка Contact Attendees (Связаться с участниками). Нажмите её и выбирайте нужный вам тип контактирования из доступных в вашей организации.
6. Немного о категориях и зачем они нужны?
Категории вещь очень мощная. Для всего Outlook. Это такие аттрибуты, с названием и цветом. Я использую их для визуального обозначения разных встреч и событий. Так удобнее дифференцировать их в календаре, чтобы сразу понимать, что важно, а что нет. При создании встречи - выберите её категорию.
Названия категорий и цвет можно настроить под себя очень быстро.
Окно настройки категорий:
Очень хорошо о категориях и о планировании с помощью Outlook написано в книге Глеба Архангельского "Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013". Рекомендую! Я был когда-то у него на тренинге по управлению временем. Это был лучший тренинг, надолго запавший в память. Применяю навыки до сих пор.
Вот как выглядит часть моего календаря. По-моему - очень наглядно!
Мы не говорили о других типах событий - не встреч. Например, на весь день. Это используется для напоминаний о событиях, не привязанных чётко ко времени. Опять же - очень хорошо это описано в упомянутой выше книге.
Это, конечно, далеко не всё о календаре и встречах. Не бойтесь пробовать другие опции, нажимая разные кнопки. Учитесь!
***
Представленные картинки-скриншоты сделаны в Outlook 2016, но описанные приёмы работают в Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016.
А здесь можно найти инструкции по Outlook от самого Microsoft.
Буду рад, если статья оказалась полезной и пригодится Вам в жизни и в работе.
Поставьте лайк и поделитесь с друзьями! Оформите подписку на канал.
Продуктивной работы вам! Буду рад общению в комментариях!
***
Искренне Ваш,
© Иван С.