Люди часто говорят, что рабочие собрания — пустая трата времени. Однако это не совсем так. Встречи не всегда бывают плохими. Неприятных собраний можно избежать, если придерживаться некоторых принципов.
Проанализируйте необходимость проведения
Вопрос «Действительно ли требуется встреча?» кажется очевидным, тем не менее многие руководители и HR специалисты забывают о нем. Существует множество способов связи с коллегами и собрание — не всегда самое правильное решение. Встречи, как правило, являются лучшим выбором, когда все должны получить одну и ту же информацию, особенно негативную или сложную для восприятия. Также собрания необходимы для быстрого принятия коллективного решения.
Определите повестку
Если собрание все же должно произойти, нужно дать людям информацию и будущие темы для обсуждения. Лучше всего прописать временные блоки, отведенные на каждую тему, ну и конечно, договориться о дате и месте встречи.
Существует два варианта составления повестки дня. Предоставление заранее установленной повестки для участников или разработка повестки с ключевыми участниками встречи. Если вы хотите совместно разработать повестку дня, можно создать общий электронный файл, в котором все участники будут вносить и корректировать темы. Самое главное — собрать всю информацию, касающуюся тем и предварительно набросать тезисы. Для этого можно использовать чат-бота AltSuite.
Рядом с каждой основной темой следует указать тип требуемого действия и тип ожидаемого результата: решение, голос, действие, назначение. Кроме тем для обсуждения важно определить цели собрания. При каком результате собрание может считаться успешным? Если собрание направлено на решение проблемы, попросите участников подготовить варианты этого решения. Если вы обсуждаете текущий проект, каждый участник должен проанализировать свои результаты и подготовить выступление для коллег.
После формирования целей и тем следует задать вопросы:
- Нужно ли всем сотрудникам присутствовать на встрече?
- Если кто-то не сможет прийти, будет ли возможным реализовать цели собрания?
- Есть ли у меня кабинет и материалы для проведения встречи?
Не забывайте о напоминаниях
Уважайте труд и время людей. Предупредите их о собрании несколько раз и поставьте напоминание. Избегайте незапланированных и неожиданных собраний.
Начинайте и заканчивайте вовремя
Ничто так не раздражает, как ожидание. И рядовые сотрудники чаще всего повторяют ритуалы менеджера. Поэтому, если хотите, чтобы встречи начинались вовремя, заставьте менеджеров приходить вовремя.
Терри Лундгрен, председатель одной из крупнейших и старейших сетей розничной торговли в США Macy's, считает: «Если встреча состоится в 8 часов, и вас нет в 8:01, значит вы пришли в 8 часов. Потому что встреча начинается именно в это время».
Столь же важно заканчивать собрание вовремя. Четко установленное время окончания собрания поможет следовать повестке и заставит людей вернуться к своей работе сразу после встречи.
Соблюдайте регулярность
Общей и частой жалобой сотрудников является то, что они не имеют достаточного доступа к информации. Регулярные встречи дают возможность для взаимной поддержки и сотрудничества, не говоря уже о получении важной информации друг от друга. Другим преимуществом проведения регулярных встреч является создание возможности для разных отделов организации согласовывать текущие приоритеты и цели. Что касается менеджеров, это отличный способ понять, как работают ваши сотрудники.