До внедрения Directum документооборот в компании был частично автоматизирован. Было сложно контролировать сроки окончания договорных обязательств с контрагентами и отслеживать возврат оригиналов. Из-за большого количества сопроводительной документации возникали трудности при согласовании нового контрагента.
Чтобы оптимизировать работу и сделать договорные процессы более прозрачными и контролируемыми, руководство «Бриджстоун СНГ» приняло решение о переходе на электронный документооборот.
В рабочую группу проекта вошли специалисты финансового, юридического и ИТ-отделов. При выборе ECM-системы они ориентировались на функциональность решения и удобство работы. Новой системе предстояло обеспечить: прозрачность рабочих процессов с возможностью контроля на любом этапе согласования; сохранность договорных документов и минимальные сроки их согласования; удобство хранения и поиска требуемой информации; гибкие настройки пользовательских прав при работе с контентом; удобство локального администрирования процессов согласования; возможность интеграции с корпоративным каталогом пользователей.
Выбор был сделан в пользу Directum. Продемонстрированные возможности соответствовали требованиям компании. Кроме того, часть контрагентов «Бриджстоун СНГ» также работают с этой системой.
С помощью Directum планировалось автоматизировать два ключевых бизнес-процесса: согласование новых контрагентов и согласование договорных документов.
Проект внедрения был поделен на два этапа. На первом этапе были развернуты базовые модули для управления документами и процессами, а также бизнес-решение «Directum: Управление договорами».
На втором этапе специалисты Directum перешли к опытно-промышленной эксплуатации. На этом этапе также был автоматизирован процесс согласования нового контрагента по типовому маршруту. Прежде чем отправлять на согласование договор с поставщиком, контрагент должен пройти проверку внутренним департаментом компании. Для создания и согласования договорных документов вне офиса для пользователей был организован веб-доступ.
Автоматизация документооборота сделала согласование прозрачным и контролируемым, значительно сократив время подготовки договоров. Организован структурированный электронный архив, теперь все документы можно быстро найти.
Сегодня в Directum работают 120 пользователей, в том числе 15 топ-менеджеров.
В «Бриджстоун СНГ» планируют автоматизировать новые процессы, например, управление командировками. Также в планах – тиражировать систему на удаленные подразделения, в том числе завод в Ульяновске.