1. Вначале пишите текст письма, затем указывайте получателя. Вы избежите ситуации, когда неготовое письмо случайно отправится клиенту.
2. Настраивайте уведомление о доставке. Если потребуется, вы сможете доказать клиенту, что письмо до него все-таки дошло.
3. Для важных писем стоит настраивать уведомление об отсутствии ответа в течение заданного срока. Например, такие уведомления есть в Яндекс.Почте.
4. Всегда читайте письмо перед отправкой.
5. По возможности пишите кратко.
6. Проверяйте адрес получателя перед отправкой сообщения. Мало приятного, если письмо уйдет не тому человеку.
7. Проверяйте вложения по тем же причинам. Всем периодически приходят документы в режиме правки и с комментариями, не предназначенными для получателя.
8. Если в письме поднимается несколько вопросов, оформите их в виде списка (1, 2, 3…). Обычно клиенты присылают ответы также нумерованным списком, что удобно. И еще клиент не забудет ответить на какой-либо вопрос.
9. Дайте понять, что вы ждете ответа. Например, так: «Отправляю макеты на согласование. Пожалуйста, пришлите в ответном письме правки или дайте знать, что макеты согласованы. После согласования макетов я начну делать страницу с формой заказа».
10. Если вам не понятен ответ клиента, попросите его уточнить. Не домысливайте ничего за заказчика – это чревато дополнительными правками.
