Многие знают, что составления списка дел – эффективный инструмент тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Однако список мало просто составить: важно выбрать подходящий вам тип списка и учесть некоторые полезные советы по тому, как это правильно сделать.
Приведенные ниже рекомендации актуальны и для тех, кто пишет to-do-лист по старинке на бумажке, и для тех, кто использует соответствующие приложения на телефоне/планшете/компьютере. Советы в основном касаются рабочих списков, но также применимы и во внерабочей жизни.
1. Когда составлять to-do-лист
По словам некоторых специалистов по тайм-менеджменту, составлять списки дел лучше накануне: вечером наметить список на день, в воскресенье – на неделю. Другие же советуют начинать день с планирования. Первый способ хорош тем, что вечером вы еще в работе и поэтому помните все задачи, даже небольшие. Благодаря этому вы понимаете, что важно сделать в первую очередь. Плюс к тому составление списка может стать неким ритуалом, завершающим день и помогающим отключиться от работы. В свою очередь, внесение записей в to-do-лист с утра поможет плавно войти в работу, вспомнить, на чем закончился вчерашний день, и само по себе станет мотивацией к дальнейшей плодотворной деятельности.
Вообще же, конкретное время составления списка дел зависит от особенностей работы, вашего характера и других переменных. Главное, найти время, когда этот процесс подарит вам максимальную эффективность. Также всегда стоит быть готовым к тому, что список, возможно, придется адаптировать под внезапно возникающие задачи.
2. Найдите правильное время
Чтобы реализовать свой план максимально эффективно, учитывайте свои внутренние биологические часы. Например, если вы сова, вы можете запланировать уборку в квартире на 7 утра. Но велика вероятность, что, когда будильник прозвенит в данное время, вы решите, что у вас и так достаточно прибрано и лучше побольше поспать. Точно так же и жаворонкам не стоит откладывать составление отчета до полуночи. После обеда вас часто клонит в сон? Учитывайте и это.
Не забывайте о конкретных особенностях текущего дня. Если на полдень у вас назначено важное совещание, возможно, до этого мероприятия не стоит планировать ничего требующего большой сосредоточенности – ведь скорее всего, вы будете мыслями уже на встрече и не сможете уделить текущим заданиям должного внимания.
3. Рассчитывайте время
Проблема, с которой чаще всего сталкиваются те, кто составляет списки дел, – незнание, сколько в действительности занимает выполнение того или иного задания. Обычно нам свойственно преувеличивать собственные возможности, кроме того, мы ориентируется на идеальные обстоятельства, которые в жизни встречаются далеко не всегда. Эти факторы приводят к тому, что на ту задачку, которую, как нам казалось, уйдет 1,5 часа, уходят все три. Поэтому для начала несколько раз засеките время, сколько вы тратите на те или иные типовые задачи, чтобы подходить к процессу планирования максимально эффективно и рационально. С другой стороны, не оставляйте на задачи слишком много времени – согласно закону Паркинсона, все, что вы выделите, уйдет на данное дело.
4. Оставляйте лакуны
Длина стандартного рабочего дня определена как 8 часов, однако это не значит, что планировать дела нужно на них все. Во-первых, практически все мы во время работы отвлекаемся на другие дела, в том числе на то, чтобы заварить чайку, рассказать коллеге новости по проекту (или из жизни соседки), «на минуточку зайти в соцсеть, только проверить сообщения» и т.д. и т.п. Плюс к тому в течение дня у вас наверняка могут возникать срочные вопросы и задачи, которые по отдельности, вполне вероятно, и не занимают много времени (например, помочь коллеге совладать с компьютерной программой), однако в сумме могут отъесть ту иную часть рабочего дня. Поэтому при планировании обязательно оставляйте самому себе пространство для маневра. Конечно, данный принцип актуален не только для рабочего, но и для бытового распределения времени. Среди специалистов по тайм-менеджменту встречается мнение, что планировать стоит только 60%, а 40% оставлять нетронутыми.
5. Записывайте задачи правильно
Не стоит заносить в список большие задачи, выполнение которых изначально рассчитано на долгое время (особенно если речь идет о масштабных проектах). В таких случаях стоит воспользоваться приемом «Раздели (съешь) слона» – большая задача разбивается на небольшие конкретные подзадачи, которые и заносятся в список дел. У этих конкретных задач должна быть конкретная цель, по их выполнении у вас на руках будет конкретный результат, а выполнить такую задачу предлагается за конкретное же время. Для стратегических планов заведите отдельный список.
6. Используйте список для самомотивации
Список дел, в котором осталось много невыполненных пунктов, способен ударить по вашим самооценке, энтузиазму, мотивации. И это еще одна причина, почему подходить его составлению стоит максимально реалистично – в таком случае будет меньше разочарований, от того что в день не смогли выполнить план за неделю. С другой стороны – точно так же список в целом и вычеркивание из него каждого дела в частности может становится источником мотивации и побуждать к дальнейшей успешной работе. Не забывайте об этом, составляя to-do-лист.
Возможно, для эффективного следования списку дел, вам также стоит ознакомиться с советами о том, как победить прокрастинацию.