Анна Бузова, директор по закупкам «Московской Биржи» и спикер Второй конференции «Управление закупками: как повысить эффективность процесса», рассказала CFO Russia о методах мотивации отдела закупок ее компании.
Какие методы использует «Московская Биржа» для мотивации отдела закупок?
Я предпочитаю социально-психологические методы мотивации. Среди них я бы выделила следующие: атмосферу доверия, участие в управлении, коучинг и наставничество.
Доверие лежит в основе отношений. К новым сотрудникам я отношусь так, как если бы они в предыдущем периоде получили оценку «А». То есть доверие не нужно завоевывать, его нужно не потерять. Такой подход задает высокую планку и в то же время дает весь инструментарий, чтобы ее взять.
При обсуждении любых проблем мы используем коучинг. Цель – не решить проблему за сотрудника, а при помощи правильных вопросов привести его к самостоятельному поиску решения. Еженедельные встречи у нас проходят в необычном формате. Не сотрудники отчитываются передо мной о проделанной работе, а я рассказываю им, что происходит в компании. В такой форме мы обсуждаем наши цели и задачи, итоги, интересные проекты и так далее.
Почему вы выбрали такие подходы?
Потому что отдача сотрудников колоссальная. Чем комфортнее психологическая обстановка в коллективе, тем больше времени и усилий сотрудники вкладывают в работу, а не в конкуренцию между собой и рефлексию из-за неудач. В результате у нас практически нулевая текучка персонала и перевыполнение даже самых амбициозных показателей.
Используете ли вы систему KPI? Как давно?
Когда я пришла в «Московскую Биржу» около трех лет назад, компания уже полноценно ее использовала.
Каковы ее преимущества и недостатки для вашей компании?
Ее основное преимущество – прозрачность и измеримость. Например, мы реализовали регулярный отчет по функции закупок так, что каждый сотрудник видит еженедельный показатель выполнения своих KPI.
Недостаток системы в том, что она отвечает на вопрос «Сколько?», но не отвечает на вопрос «А можно ли было сделать лучше?». Однако благодаря этому мы применяем социально-психологические методы мотивации.
У вас есть out-of-box-проекты. Что они из себя представляют?
Проект out-of-box в закупках – это поиск экономических резервов при помощи нестандартных подходов. Например, вы получаете от внутреннего заказчика заявку на закупку лицензий некоего вендора. Их можно просто «в лоб» купить, получив скидку 10-15% после коммерческих переговоров. Так вы хорошо выполните свой KPI.
В то же время, получив от внутреннего заказчика заявку на закупку тех же лицензий некоего вендора, можно провести инвентаризацию всех ранее купленных аналогичных лицензий, изучить опыт других компаний и все тонкости лицензионной политики вендора. С учетом этой информации можно применить уникальную многоступенчатую схему. В результате в двухлетней перспективе вы получите снижение OPEX-платежей по одной из самых существенных статей затрат более чем в 2 раза.
Вместо закупки конкретной услуги вы также можете предложить заказчику перейти на модель комплексного аутсорсинга этой услуги и зависимых от нее. Правда, такую задачу невозможно вместить в KPI. В этом случае работает закон физики: угол падения равен углу отражения. Чем выше доверие, чем больше информации и инструментов вы предоставляете сотруднику, чем больше вы показываете ему свой пример вовлеченности и воспринимаете его как «хозяина» своего процесса, тем больше его желание этим самым «хозяином» становиться.
Задать свои вопросы Анне вы сможете на Второй конференции «Управление закупками: как повысить эффективность процесса», которая состоится 7 сентября 2018 года в Москве.
Анастасия Алешина, CFO Russia