Илона Ульянова, менеджер по кадровому консалтингу «ОБИ Франчайзинговый Центр» и спикер Делового ужина «Кадровый ЭДО: законодательные нововведения и практика внедрения», поделилась опытом автоматизации кадрового делопроизводства в ее компании.
Как давно «ОБИ Франчайзинговый Центр» автоматизировал документооборот в кадровом делопроизводстве?
Автоматизация началась в 2009 году с переходом на 1С. Чтобы передавать расчеты заработной платы на аутсорсинг, мы учли возможность внесения в систему всех данных и процессов для централизованного расчета заработной платы.
После появления в компании системы электронного документооборота мы автоматизировали также большинство бизнес-процессов компании, которые связаны с отделом администрирования персонала.
С какими сложностями вы столкнулись в процессе? Как с ними справились?
Основные сложности – неприятие изменений, необходимость обучения сотрудников и большое количество ошибок в системе.
Чтобы внедрение СЭД было менее болезненным, мы распространяли ее постепенно на каждое направление деятельности. Такой подход облегчал задачу и программистам, и пользователям. Он давал возможность на узком круге заинтересованных сотрудников тестировать систему и правильность ее работы, а также адаптивность пользователей к изменениям.
Когда мы внедряли очередной блок, в нем так же первый месяц работал только один «тестовый» отдел. Это позволило выявить все ошибки системы, а у пользователей – внести предложения по упрощению работы в ней.
Пользователей также поощряли высказывать предложения по тому, как сделать интерфейс максимально дружелюбным и интуитивно понятным.
Какой эффект компания получила от автоматизации?
Для автоматизации было необходимо унифицировать все процессы. Теперь мы можем не отвлекаться на нестандартные задачи, которые в дальнейшем появляются редко.
Благодаря автоматизации мы экономим время на всех этапах обработки информации. У нас также не возникает необходимости расширять штат.
Задать свои вопросы Илоне и узнать больше об опыте «ОБИ Франчайзинговый Центр» вы сможете на Деловом ужине «Кадровый ЭДО: законодательные нововведения и практика внедрения», который состоится 30 августа 2018 года в Москве.
Анастасия Алешина, CFO Russia