Сколько книг и статей написали умные люди про эффективность? Я не знаю ответа на этот вопрос, но уверена в этом, что все они бесполезны. Сегодня встречалась с молодым руководителем и он спрашивал меня о способах управления своим временем. Скука смертная, все планировать, следить за каждой минутой, расставлять приоритеты, фу. Я честно сказала, что не могу ответить на этот вопрос.
Для того, чтобы научиться управлять своим временем, нужно проделать большую работу над собой. Каждый из нас уникален и обладает своим набором эксклюзивных качеств. Поэтому рекомендовать свой рецепт управления временем — это, как покупать незнакомому человеку одежду. Разве мы можем утверждать, что она ему будет впору? Что понравится цвет? Мы можем быть уверены, что этот стиль одежды соответсвует его сфере деятельности? Скорее всего — нет.
Как я почти все успеваю?
1. Все записываю. Раньше бывали случаи, что о какой-то важной задаче я вспоминала на обеде, в кровати, в машине — этот процесс вводил меня в состояние тревожности. Я начинала бесконечно думать о том кого я подвела, как же теперь я все успею и забывала о текущих задачах. Записываю я все в заметки и специальное приложение.
2. Веду два активных календаря. Кого-то сейчас может просто свести с ума то, что я напишу дальше. У меня есть личный календарь и рабочий. В личном я фиксирую все домашние дела. Этот календарь общий для меня и моей семьи. Все видят когда и чем занят каждый из нас — это позволяет быть внимательнее друг к другу. Рабочий календарь есть у большинства, поэтому здесь ничего нового не смогу рассказать. Календари работают на телефоне и компьютере.
3. Отключаю уведомления на телефоне. Вспомните, что вы чувствуете, когда вам приходит уведомление на телефон о новом рабочем письме. Приятное ощущение? Разве можно быть продуктивной на работе, если не читать и не отвечать вовремя на все письма? Я считаю, что можно. Попробуйте, отключить уведомления на телефоне: получение новых писем, skype, telegram, facebook, другие социальные сети, которые вы используете для работы. Это простое действие поможет вам действительно управлять вашим временем. Вы сможете выбирать подходящий момент для ответа на все сообщения, а не быть их заложником.
4. Заполняю Wunderlist. Это приложение, которое подходит мне для того, чтобы вести свой список дел и всегда помнить кому и что я обещала. Я вношу в wunderlist буквально все: что написать в базе знаний, кому назначить встречу, как быстро сделать презентацию, полезные ссылки, кому и когда перезвонить и др. Этот инструмент я использую для постановки задач в рамках ключевых проектов. В приложении у меня есть несколько папок: общие задачи, проектные, личные, ссылки и совместные папки с командой.
5. Пишу заметки. Для больших процессов, которые повторяются — я использую заметки на Mac. Разработчики Apple крутые ребята, они сделали заметки простыми и удобными в использовании. Здесь я настроила такие папки: self — это мои личные проекты, дз —это домашние дела, общие рабочие и отдельные папки по функциональным направлениям моей работы.
6. Управляю почтой. Везде есть папки, и в почте тоже :). Пространство в своей почте я организовала так: от руководителя, от команды, уведомления от календаря, статусы в трекере задач, и самая главная папка — я в копии. Иногда вас ставят в копию письма, которое адресовано не вам и вы получаете его во входящие. У вас срабатывает якорь, что нужно ответить. Такое письмо отвлекает вас от персональных писем. Для экономии времени, сделайте отдельную папку для таких писем и отвечайте на них после важных. Еще я не люблю, когда у меня есть непрочитанные письма. Именно эти письма чаще всего ждут ответа больше трех дней. Чтобы избежать подобных ситуаций, я открываю письмо и читаю, если оно не требует ответа в течение двух часов, я сворачиваю его. Письмо остается в зоне видимости, поэтому после ответа на срочные, я к нему обязательно возвращаюсь.
7. Назначаю обязательные встречи. У меня есть встреча обед с 14 до 15.00, которую я забронировала на несколько лет вперед. Это время всегда занято, поэтому я почти никогда не пропускаю обед :). Кроме этого, я два раза в неделю бронирую себе встречи по 1,5 часа для решения качественных задач.
Эти инструменты помогают мне управлять собственным временем и контролировать рабочую нагрузку.
А чем пользуетесь вы, чтобы все успевать?
Книги по теме:
Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей.
Эссенциализм. Путь к простоте.
Однозадачность. Успевайте больше.
Долой продуктивность. 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше.
__________________
Если статья была полезной для вас, ставьте лайк после прочтения. Спасибо, что читаете и подписываетесь ❤️
