Трудовая книжка – пока ещё основной документ, подтверждающий страховой стаж работника. И пока депутаты вносят различные инициативы по введению реестра электронных трудовых книжек, кадровикам приходится работать с бумажными.
Что подразумевает работа с трудовыми книжками?
· Ведение;
· хранение;
· учёт;
· выдачу.
В организации приказом по основной деятельности должна быть возложена ответственность за эти виды работ на конкретное должностное лицо.
Что же делать с трудовыми книжками, если это самое ответственное должностное лицо собирается в отпуск, болеет, находится в командировке, отсутствует по другим причинам либо вовсе увольняется?
Нужно назначить нового ответственного и передать ему трудовые книжки по акту.
Как правильно оформить эту процедуру?
Сначала приказом по основной деятельности создаётся комиссия по приёму-передаче трудовых книжек. Достаточно трёх человек: председателя комиссии и двух членов комиссии. Как правило, стараются привлекать лиц, по долгу службы имеющих навык работы с документами: секретаря, делопроизводителя, бухгалтера, юрисконсульта.
В результате в назначенный день в помещении кадровой службы собираются пять человек: тот, кто передаёт трудовые книжки, тот, кому их передают, и три члена комиссии.
В процессе передачи каждая книжка осматривается, отмечается наличие вкладыша (вкладышей), отличительных особенностей: ветхая, с разводами от воды, обожжёнными краями, невостребованная, дубликат и т.д.
То есть цель данной процедуры – зафиксировать состояние передаваемых трудовых книжек на текущий момент.
Также проверяется книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них: её наличие и состояние – что все листы пронумерованы, книга прошита, скреплена печатью и подписью руководителя организации.
Результат оформляется актом, который подписывают все участники приёма-передачи.
Храниться акты должны в специальном номенклатурном деле, например, вы можете назвать его «Документы о приёме-передаче кадровой документации», срок хранения таких документов – 5 лет после смены должностного или ответственного лица (п. 79 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
***Дополнено 13.07.2020: с 18 февраля 2020 г. вступил в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В соответствии со ст. 44 данного Перечня, акты приема-передачи, составленные при смене ответственных лиц организации, хранятся 15 лет.
***
По возвращении временно отсутствующего ответственного работника происходит обратная процедура приёма-передачи от лица, исполнявшего обязанности во время отсутствия.
***
Кому передавать трудовые книжки при увольнении ответственного лица? Ведь новый работник, возможно, ещё не найден, а если найден и готов приступить к работе, то по времени увольняющийся и новичок не стыкуются: даже если вы попросите новенького работника прийти на день раньше и принять книжки, он вправе отказать. А, возможно, он ещё работает на прежнем месте.
Но даже если он согласится, он не имеет права подписывать акт и принимать книжки, так как официально ещё не является работником организации и не занимает никакую должность.
Точно так же и с увольняющимся работником: вы можете попросить его выйти на следующий день, но он вправе отказать, возможно, он уже будет работать на новом месте, а если даже согласится, он уже не работник вашей организации и не имеет права подписывать акты.
Поэтому в случае увольнения трудовые книжки передают должностному лицу этой же организации: возможно, это начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а то и сам руководитель. При приёме нового сотрудника передача трудовых книжек уже будет осуществляться от этого должностного лица, но всё равно в присутствии комиссии.
***
Не пренебрегайте этой процедурой, это поможет вам избежать необоснованных претензий в ваш адрес, увольняетесь ли вы либо только приступаете к работе.
Также вам будет интересно:
· Кадровик – бессловесный исполнитель или специалист, устанавливающий правила?
· Как я спасала трудовые книжки
· Безопасность информации в кадровой службе. Требования к работе с документами
· Что делать с трудовой книжкой колхозника?