Как часто вы чувствуете, что слишком перегружены и неорганизованны - как в работе, так и в личных делах? Всем нам приходится обратиться к тайм-менеджменту в тот или иной период жизни - примерно в тот, когда "у меня нет времени" вы говорите чаще, чем "добрый день". Одним из самых популярных советов для улучшения продуктивности является составление списков дел - но почему тогда подобные списки зачастую не работают?
Скажем, вы переполнены желанием изменить свою жизнь к лучшему. Тогда вы берете блокнот и ручку (или открываете приложение на компьютере или телефоне) и записываете по пунктам всё, что вам нужно для этого сделать. После этого, как правило, происходит одна из двух вещей: либо вас совершенно угнетает длина этого списка и энтузиазма становится еще меньше, чем было раньше, либо вы таки заканчиваете его, но понятия не имеете, как эффективно всё выполнить.
Правда в том, что списки дел на самом деле работают, и они безусловно полезны - но только в том случае, если вы знаете, как эффективно ими пользоваться. В противном случае вы только сильнее усложните себе жизнь.
Тут как с организацией файлов на компьютере. Если вы продумали систему папок и четко установили для себя место хранения тех или иных документов, проблемы не возникнет. А вот хранение всех файлов в одном месте без разбора неизбежно приводит к хаосу и невозможности найти нужное. Со списками то же самое: если нет организации, никакого преимущества от такого подхода вы не получите.
Почему обычно не работают списки
Как правило, люди:
– впадают в фрустрацию от одного вида всех дел, которые им нужно выполнить;
– не знают, как расставить приоритет задачам внутри списка;
– чувствуют, что добавляют в список дел больше пунктов, чем выполняют ранее написанных;
– теряются, поскольку рабочие задачи перемешаны с персональными.
Однако у списков есть множество преимуществ
– у вас появляется четкое представление о том, что нужно сделать;
– вы снижаете уровень стресса и нагрузки на мозг, поскольку переносите задачи на бумагу и вам не нужно больше постоянно прокручивать всё у себя в голове;
– расставить приоритеты оформленным в список задачам проще;
– вы не пропустите что-то важное;
– вы будете ощущать себя более организованным человеком;
– вам проще будет планировать свой день.
Как заставить списки работать на вас
Существует 4 золотых правила, следование которым поможет вам пользоваться списками дел максимально эффективно.
1. Разбейте дела по категориям
Исследования показывают, что человек ощущает себя перегруженным, если видит список из 7 или 8 пунктов. Именно поэтому стоит организовать работу с помощью нескольких списков. Разделите их по категориям такого размера, чтобы в каждом из списков ежедневно было не более 6-7 задач. Метод разделения индивидуален: кому-то подойдут списки Работа, Дом, Хобби, кому-то удобнее работать с Срочно, Не забыть, Сделать по возможности. Экспериментируйте и ищите оптимальный для себя вариант.
2. Укажите примерные сроки
Это может быть не очевидно, но для того, чтобы распланировать свое время, вам нужно знать не собственно то, какие именно перед вами задачи, а то, сколько времени займет выполнение каждой из них. К примеру, в вашем списке три задачи: одна требует полчаса вашего времени, другая - час, третья - 4 часа. И вам нужно видеть это в момент, когда вы смотрите на список - так что просто добавьте в него такую колонку! Главное - быть реалистом и не писать "10 минут" к делу, на которое у вас обычно уходит полчаса, и лишь однажды вы управились за 10 минут.
Совет: если вам сложно указывать примерное время выполнения задачи, начните развивать этот навык в повседневных делах. Прикидывайте, как долго вы будете собираться, готовить ужин, покупать продукты и т.д., после чего сравнивайте с тем, сколько времени ушло на это на самом деле. Со временем вы станете прогнозировать свои действия более точно.
3. Расставьте приоритеты
Чтобы выбрать из списка то, чем вам стоит заняться прямо сейчас, нужно принимать во внимание еще и приоритет задачи. Добавьте еще одну колонку в свой список и отнесите каждое дело к одной из четырех категорий:
1) важные и срочные
2) важные, но не срочные
3) неважные, но срочные
4) неважные и несрочные
Этот принцип называется матрицей Эйзенхауэра.
Конечно же, нормальным будет желание заниматься важными и срочными делами, но не забывайте и о важных, но не срочных. Дело в том, что такие задачи обычно относятся к работе над долгосрочными целями, которые вы перед собой поставили. Если сконцентрироваться исключительно на срочном и важном, вы обнаружите, что потратили весь день на тушение пожаров и не уделили внимание целой сфере своей жизни и работы, что может сказаться в будущем. Постарайтесь посвящать основную часть своего времени первым двум категориям.
4. Анализируйте
Если вы хотите эффективно использовать списки дел, вам необходимо сделать их важной частью своего рабочего процесса и уделять время их анализу. Нет смысла использовать списки только для ежедневных задач, оставляя более глобальный тайм-менеджмент за бортом.
Например, в конце каждой недели просматривайте списки дел за последние 7 дней и на их основе намечайте задачи на следующую неделю. Выберите, какие из них наиболее приоритетны, отметьте примерное время выполнения и добавьте эти вещи в календарь.
Не забывайте о золотом правиле планирования: никогда не расписывайте более 75% своего времени!
Так чего же вы ждете? Теперь у вас есть все необходимые знания для того, чтобы сделать списки дел своими союзниками в борьбе за продуктивность. Но знания ничего не стоят, если их не применять. Поэтому смело берите в руки блокнот и ручку и выводите свой тайм-менеджемент на новый уровень!
Понравилась статья? Подпишитесь, чтобы не пропустить новые материалы!
Вам также может быть интересно: