Как поставщику подготовиться к переговорам с крупнейшим федеральным ритейлером? Что требует торговая сеть от своих контрагентов и как повысить шансы на попадание на полку? Разбираем политику отбора поставщиков X5 Retail Group.
Для справки, X5 Retail Group управляет торговыми сетями «Пятёрочка», «Перекрёсток» и «Карусель». По состоянию на 30 сентября 2018-го, в составе компании находились 13,7 тысяч магазинов. Лидирующие позиции X5 занимает в Москве и Санкт-Петербурге, а также широко представлена в европейской части России. Также у X5 есть 40 распределительных центров и 3,3 тыс. грузовых автомобилей.
Со слов самой компании, она заинтересована в «максимальном расширении сотрудничества и всегда готова рассматривать новые предложения о взаимодействии с поставщиками и производителями».
«X5 стремится вводить в ассортимент новые товары наилучшего качества. Особое внимание компания уделяет локальным поставщикам в каждом регионе и стремится гарантировать максимальное присутствие их продукции в собственных магазинах. Такое тесное взаимодействие позволяет поддерживать российскую розничную торговлю в регионах присутствия компании и предоставляет местным производителям возможности для сбыта товара», — говорится на сайте ритейлера.
Порядок действий
Все подробности о том, чем руководствуется ритейлер при отборе поставщиков, описаны в соответствующем документе«Политика по работе с поставщиками товаров, предназначенных для реализации в торговых сетях X5 Retail Group».
Есть два основных способа стать поставщиком X5:
Ритейлер самостоятельно ищет потенциальных поставщиков. Обычно это происходит, если у сети есть потребность в определённых товарах, но они не представлены в матрице, либо представлены в ограниченном объёме. Также компания может начать активный поиск при территориальной экспансии и открытии новых торговых точек, либо при замене товаров из-за выявленных нарушений договора поставки. X5 может искать потенциальных контрагентов в открытых источниках; базе коммерческих предложений, поступающих в адрес компании; проводить электронные торги.
Инициатива может исходить от самого поставщика. Для этого потребуется отправить коммерческое предложение через форму на сайте X5. Документ нужно составить с учётом пожеланий и рекомендаций ритейлера: перечислить весь предлагаемый ассортимент и при желании указать к нему комментарии (его принципиальное отличие от уже имеющихся аналогов, новизна, лучшее качество), отметить закупочные цены с НДС, перечислить контактные данные для обратной связи.
Для заключения договора поставщику нужно предоставить документы:
- Свежая копия выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИН, заверенная подписью и печатью
- Копии учредительных документов, заверенные подписью и печатью
- Подлинник доверенности на лицо, имеющее право заключать и подписывать договор от имени поставщика.
До подписания бумаг поставщику потребуется предоставить образцы товаров и документы, подтверждающие их качество и безопасность, сотрудникам, отвечающим за контроль качества в X5. Они изучат сопроводительные документы, маркировку упаковки, проведут органолептическую оценку качества товаров, проверят фактическую массу нетто продуктов.
Что интересует сеть
Если X5 проявляет потенциальный интерес к определённому поставщику, то сеть может запросить дополнительную информацию как о самом контрагенте, так и поставляемых товаров. Возможно, что ритейлеру потребуется предоставить образцы для проведения лабораторных исследования или проведения фокус-групп.
«Отбор поставщиков производится на основании совокупной оценки коммерческого предложения, в том числе в части: ассортимента, предлагаемых цен, возможных объёмов и частоты поставок, географии поставок и логистики, с учетом результатов аудита производства товаров и оценки их качества», — отмечают в X5.
Отдельным пунктом X5 оставляет за собой право проводить аудит условий производства. Чек-листы для подобной процедуры находятся в открытом доступе, и каждый потенциальный поставщик может проверить себя. Положительные результаты аудита влияют на выбор поставщика для заключения договора поставки.
В чек-листах содержатся около 140 критериев: от наличия на предприятии службы контроля качества, проведения лабораторных исследований и разработанной системы рекламаций до требований к гигиене, спецодежде и обустройству производственных помещений.