5S-это аббревиатура от 5 начальных букв пяти японских слов:
SEIRI-сортировать
SEITON- соблюдать порядок
SEISO-сиять
SEIKETSO-стандартизация
SHITSUKA- поддержание
Получив распространение в Европе, Теория 5S приобрела англоязычную расшифровку, сохранив начальные буквы и заложенный в неё смысл.
1 Seiri
Сортировать!
Вовлекайте весь персонал Станции!
Начните уборку с отдельно выделенного поста. Определите все ненужное, неиспользуемое оборудование.
— Выбросьте испорченный инструмент, разберитесь на стеллажах, в верстаках механиков.
— Снимите все лишнее со стен (плакаты, наклейки и т.п.).
— Тщательно вымойте пол
— Соблюдайте технику безопасности при работах по уборке поста, стен, света, и т.п.
Не используемое, сломанное и ненужное оборудование. Пол и стены приведите в чистое состояние. См. рис.1.
2 Seiton
Соблюдай порядок!
Во время выполнения данного этапа прислушивайтесь к мнению сотрудников-исполнителей, которые работают на посту.
Правильно организуйте рабочее место, а именно, расположите инструмент и оборудование так, чтобы оно не мешало и его было удобно использовать.
Оставьте в выделенной зоне только то оборудование, которое потребуется на данном посту. Не убеждайте себя в том, что оборудование может когда-нибудь пригодиться.
Расположите оборудование таким образом, чтобы исполнителю было удобно им пользоваться.
Сделайте разметку границ поста и всего оборудования, которое расположено внутри поста.
Визуально обозначьте каждое место инструмента общего пользования. Это необходимо для того, чтобы в конце смены инструмент возвращался на свое место.
Важно! Границы можно наносить износостойкой краской, специальной лентой, но лучше всего выложить границы плиткой. Весь инструмент общего пользования должен быть выделен границами.
Правильная организация рабочего места: на выбранном посту остается только то оборудование, которое необходимо.
3 Seiso
Сиять!
После расстановки оборудования и инструмента, рабочее место превратилось в чистое, аккуратное и эффективное.
Подготовьте пол и стены для нанесения разметки. Еще раз уберите все оборудование и проведите уборку специальными средствами, чтобы обеспечить правильное нанесение разметки.
Сделайте разметку границ поста и всего оборудования, которое расположено внутри поста. Рекомендуется, использовать красные, желтые, синие, серые цвета.
Подпишите каждое место инструмента общего пользования.
Разметка поста придает четкое понимание границ каждого рабочего места и оборудования, которое расстановлено внутри.
В конце смены инструмент и оборудование должно возвращаться на свое выделенное место.
Важно! Границы можно наносить износостойкой краской, специальной лентой, но лучше всего выложить границы керамической плиткой. Даже если Вы не предусмотрели выделение постов при строительстве Сервисной Станции, плитку возможно вырезать.
Весь инструмент общего пользования должен быть выделен границами и подписан.
4 Seiketsu
Стандартизация!
Когда Сервисный Центр чист и наведен порядок самое время стандартизировать улучшения. Для стандартизации необходимо составить инструкцию по использованию/хранению оборудования и визуализировать улучшения.
Например, используйте информационные стенды на каждом рабочем месте для поддержания шагов 1S-3S
Информационные стенды, это хороший инструмент коммуникации между исполнителями (механиками) и средним звеном и является хорошим помощником в поддержании стандартов чистоты и порядка.
На информационных стендах рекомендуется отразить следующую информацию:
По поддержанию 5S
1. Состояние Постов (порядок, расстановка оборудования и т.п.)
2. Проверка работоспособности оборудования и т.п.
3. и т.п.
По показателям работы Сервисной Станции:
1. Процент автомобилей «Сделано с первого раза»
2. % удовлетворенных клиентов
3. Выполнение работ в обещанный срок
4. Эффективность работы станции: Проданные/доступные часы работы
5. Продуктивность работы станции: Доступные/ Реально отработанные
6. Кол-во закрытых заказов-нарядов на исполнителя
7. Оборот выполненных работ и продаж запасных частей в рублях
8. Кол-во заказов-нарядов/кол-во проданных часов
9. Продажа запчастей на заказ-наряд
10. и т.п.
5 Shitsuka
Самодисциплина! Поддержи достигнутые успехи!
Внедрение ежедневного листа проверки, распределения обязанностей и назначение ответственного помогут сохранить достигнутое.
Теперь исполнители знают свою роль в поддержании достигнутых результатов. Задача ответственных сотрудников контролировать выполнение всех принципов и стандартов и, соответственно, реагировать на любое отклонение от стандартизации.
Важно! Все информационные стенды должны постоянно обновляться новыми данными. Новые сотрудники должны быть ознакомлены со стандартами поддержания порядка на посту и в Сервисной Зоне.
Для поддержания порядка и контроля должен быть назначен ответственный сотрудник, например начальник цеха/сервис менеджер. Ответственный сотрудник должен обновлять и проверять содержание информационных стендов и принимать меры при обнаружении отклонений от выполнений требований и стандартов.
Преимущество от внедрения 5S
Стандарты 5S в Сервисном Центре:
• Повышают ответственность персонала
• Позволяют, повысить эффективность каждого рабочего места и, как результат, увеличить эффективность всего производства
• Дают возможность ввести визуальную идентификацию оборудования в цехе
• Повышают экономические показатели производства
• Создают достойные безопасные условия труда для сотрудников
• Мотивирует персонал на дальнейшие изменения
• Изменяет поведение сотрудников и меняет их представление о работе
• Чистота и порядок это хорошая витрина для клиенториентированного Сервиса
Дополнительная, важная информация для успешного внедрения стандартов и принципов 5S:
1. Вовлечение персонала в процесс
Все ключевые сотрудники (в зависимости от занятости), а именно;
— руководители
— начальники отделов
— исполнители
должны пройти обучение и ознакомиться с принципами 5S. Важно, чтобы философия принципов 5S была понята всем сотрудникам. Информация должна быть донесена до всех сотрудников предприятия.
Ключ к успешному внедрению системы 5S — это мотивированный персонал. Сфокусируйте сотрудников на командную работу.
Командная работа увеличивает лояльность сотрудников и делает их более ответственными.
Также очень важно, уделить внимание месту встречи с сотрудниками:
1. Рекомендуем использовать тихое место
2. Убедитесь, что выбранное место чистое и аккуратное
3. По возможности используйте проектор для демонстрации слайдов
4. Если сотрудников очень много, разделитесь на группы
5. Убедитесь, что время презентации совпадает с графиком работы персонала
6. Выделите дополнительное время для вопросов
7. Подтвердите возможность присутствия всех участников
8. Создайте «свободную и непринужденную» атмосферу для общения
9. Вовлекайте персонал в обсуждение. Очень важно, чтобы у сотрудников не было сомнений в важности происходящего
10. Делайте заметки, полно и открыто отвечайте на вопросы
11. Убедитесь, что все усвоили принципы 5S и их преимущества от внедрения
2. Подготовительный этап
Основной целью первой фазы является вовлечение в процесс внедрения всех сотрудников предприятия. Слушайте их комментарии, записывайте их идеи, дайте им почувствовать себя частью команды. Советуем Вам назначить старшего в группе (например, начальника производства или сервис менеджера).
Далее необходимо:
3. Определиться с командой внедрения
• Проинформировать выбранных сотрудников
• Распланировать время согласно расписанию основной работы
• Координировать и направлять действия и процессы
• Предоставить все необходимые материалы для уборки и т.п. (например, тряпки, жидкость для чистки плитки и т.п.)
• Предоставить необходимый инструмент
4. Оцените ситуацию в ремзоне
Пройдитесь по цеху вместе с вашей командой и вместе (обязательно вместе) решите, какое место наиболее подходит для начала внедрения принципов 5S. Сфокусируйтесь на следующих деталях:
• Неэффективное расположение оборудования в Сервисной станции
• Неудовлетворительное поддержание оборудования в рабочем состоянии
• Неорганизованность
• Организация чистоты и порядка в ремзоне
• Минимальные нарушения рабочего процесса
• Безопасность сотрудников
• Сохранность оборудования и сервисной зоны
5. Действуйте!
• Утвердите место, где вы будете внедрять улучшения
• Составьте список идей для улучшения
• Получите одобрение от Руководства/Генерального Директора
• Убедитесь в безопасности сотрудников
• Убедитесь в наличии оборудования и материала
и т.п.
6. Составление графика реализации внедрения 5S
6.1. Планирование действий по внедрению 5S
Следующим этапом после определения места для улучшений, является планирование дальнейших действий.
Разработайте план действий (срок 2-3 дня на разработку детального плана). План должен быть составлен для группы, которая проводила оценку по улучшениям 5S в ремзоне.
Наилучший и наиболее эффективный способ разработки такого плана действий является сессия совместной работы. Целью такой сессии является создание плана «шаг за шагом» и системы выполнения необходимых действий.
В составленном плане укажите:
• Описание должностных обязанностей
• Обязанности/ответственность
• Временные рамки по реализации каждого пункта в плане
• Инструменты визуального менеджмента (составленный план действий со сроками и ответственными)
Расположите данный план на информационной достке.
Важно: До того, как переходить к следующему этапу, убедитесь, что вы выполнили следующее:
• Разработали четкий план
• определили цели и задачи
• Каждый сотрудник понимает свои роли и задачи
6.2. Сотрудники начинают реализацию принципов 5S
Цель данного упражнения — дать команде на практике продумать применение принципов 5S на выбранном рабочем месте до начала внедрения. По окончанию данного упражнения все сотрудники должны понимать, как работают данные принципы и каких результатов с их помощью можно достичь.
Итак, место выбрано, план действий разработан, теперь самое время приступить к осуществлению внедрения принципов 1S-2S-3S-4S-5S.
7. Проблемы, мешающие внедрению философии Кайдзен и 5 S
Мы хотим обратить внимание на данные проблемы, чтобы Вы были готовы к ответу на вопросы со стороны сотрудников и т.п.
Возможны следующие негативные вопросы:
— Вышестоящее Руководство не понимает результат, получаемый от внедрения. Какой экономический эффект будет достигнут
— Руководство, понимает смысл, но не доводит дело до логического завершения процесса
— Персонал не вовлечен – не мотивирован
— Внедрение философии Кайдзен осуществляется под действием штрафных санкций
— Неправильное применение системы 5S. Персонал «загорается» улучшениями, но не поддерживает успехи
— Отсутствие времени на внедрение новой философии. Персонал перегружен своими повседневными делами.
Помните, все зависит от Вас и Ваших сотрудников!