Что делать, если вы получили повышение...
Итак, вы совершаете свой очередной шаг в карьере от работника, который отвечал только за свой труд к руководителю или менеджеру, чей успех определяется результатами подчиненных. Поздравляем!
Теперь возьмите паузу и прислушайтесь к самому себе. Вспомните как это было классно, когда узнали, что получите повышение и станете руководителем? Теперь вы на пути вверх. Сейчас есть шанс стать хорошим, понимающим и спокойным боссом, который всегда так был нужен вам самому. Наслаждайтесь этим чувством. Оно продлится недолго. Реальность «даст вам в челюсть» на 3-й или 4-й день вашего руководства будто пробуждая от крепкого сна.
Коллеги, которые были вам когда-то друзьями, ходили вместе на обед теперь не смотрят в глаза и избегают простых разговоров. Ваш подчиненный Дмитрий опять опоздал на 20 минут с обеденного перерыва ... снова и снова. Елена заболела и ушла с работы раньше. Теперь вам нужно приказать Юле, чтобы она ее подменила и осталась сверхурочно. Михаил, который всегда был ценным специалистом и тоже был кандидатом на вашу должность, теперь отводит глаза и постоянно перечит, когда вы с ним говорите.
Ваш начальник требует срочно сделать до завтра тот или иной отчет. А вы даже не представляете, где найти данные, не говоря уж о том, что не имеете представления как создать хитрую круговую диаграмму. Вам нужно составить график отпусков на следующий год и уже три человека попросили отпуск на одной и той же неделе. К тому же вы получили по электронной почте письмо от аудитора о том, что в следующий понедельник будет инвентаризация у вас на складе. Ну и конечно, Отдел кадров просит срочно прийти, чтобы подписать документ подтверждающий, что Вы ознакомились с новой Должностной инструкцией/ВТР и этическими нормами компании. Да! Вот так! Вы теперь руководитель! За ваше здоровье!
Как же это произошло? Слишком многие компании просто «коронуют» работника и надеются, что он по мановению волшебной палочки станет эффективным руководителем без должной подготовки. Что произойдет дальше, сильно зависит от вас самого. Утешитесь тем, что все опытные менеджеры когда-то проходили через все это.
Следующие советы помогут сделать первые шаги для приобретения навыков и умений эффективного менеджера и лидера.
1. Думать и действовать, используя обе стороны вашего мозга. Эффективный руководитель должен сочетать опыт работы с людьми и навыки мотивации личностных характеристик подчиненных. Первый шаг, для того чтобы стать хорошим руководителем необходимо понять и принять, что знания, которые позволили вам получить продвижение по службе — это не те же навыки, которые сделают вас успешным руководителем; то есть нужно признать, что у вас есть проблемы и вы нуждаетесь в помощи. Хороший и умный руководитель (особенно новый) признает (приватно, а иногда и публично), что он не знает всего и создает свой собственный план развития лидерских качеств.
2. Ваш успех в настоящее время основывается на успехе команды, которую вы ведете. До сих пор только ваши знания и личностные характеристики определяли ваш успех. Те дни прошли. Вы должны занять место на заднем сиденье. Теперь все зависит от вашей команды. Необходимо четко донести подчиненным, какова их роль и вклад в общий успех. Ясно обозначить от чего он зависит и как будет. Нужно уметь делиться результатами. Пусть вся команда знает, как они выполняют поставленные цели. Нужно уметь гордиться достижениями членов вашей команды. Давать признание за хорошо проделанную работу. Не забывать рассказывать о достижениях вашей команды внутри организации.
3. Стать лидером. Примите тот факт, что в настоящее время вас рассматривают как лидера и предпримите шаги, чтобы быть (стать) лидером. Посмотрите курсы по подготовке руководителей. Поймите, что большая часть руководства сводится к трем вещам: планирование, общение и контроль исполнения. Если эти компоненты будут в сбалансированной пропорции, то ваши шансы и шансы вашей команды на успех намного увеличатся или даже будут гарантированы.
4. Быть лидером и выглядеть как лидер. Да, надо признать тот факт, что вы больше не можете прийти на работу в любимых джинсах и свитере. Ваши подчинённые хотят, чтобы их руководитель выглядел соответствующе. Им нужно видеть, что вы придерживаетесь строго делового стиля и можете без стеснения сесть за стол переговоров с любым важным клиентом. Легко сказать, но трудно сделать. На то, чтобы собрать необходимый гардероб, требуется время и деньги. Пока у вас нет ни того, ни другого. Начните с простых и быстрых решений. Купите один пиджак (блейзер) свободного стиля. В сочетании с двумя парами брюк (слаксов с растягивающимся поясом) разных цветов вы сразу сможете создать несколько цветовых комбинаций на каждый день. Две или три практичные рубашки позволят каждый день выглядеть презентабельно и комфортно. Обязательно выберите одну или две рубашки с пуговицами на воротнике. Это позволит, в зависимости от случая, отказаться от галстука. Вообще, носить или не носить галстук – выбор ваш. Но многие эксперты по стилю настоятельно рекомендуют носить галстук. Когда вы одеваете галстук это сразу дает определенный сигнал о серьезности ваших намерений подчиненным. Если затрудняетесь с выбором и сочетанием с рубашкой, воспользуйтесь советами на сайте slacks.su
5. Держите профессиональную дистанцию между вами и вашими подчиненными. Сотрудники не хотят иметь начальников, которые будут их приятелями. Сотрудникам нужны руководители, которые могут постоять за них. Являются справедливыми и честными. Предоставляют им ресурсы, чтобы они могли эффективно выполнять свою работу. Им нужен тот, кто сможет объяснить, что происходит вокруг и в способности добиться успеха они верят. Вы как руководитель сейчас посторонний для ваших сотрудников. Ничего страшного. Правда?! Так лучше для всех. Определенное дистанцирование это нормально и на самом деле приносит пользу в отношениях руководитель-подчиненный. Это не ваша фантазия, что люди, которые когда-то были вашими друзьями стали относиться к вам иначе только потому, что вы стали начальником. Это происходит из-за того, что вы находитесь теперь в предполагаемой позиции власти. Теперь это вы контролируете график отпусков, даете поручения, разрешаете взять отгул, решаете кто получит новый компьютер, кто может подменить вас в период отсутствия и т.д. Это существенные вещи для ваших сотрудников. Для вашей эффективности важно, чтобы лидер был уважаем. Лучший способ завоевать уважение в глазах, ваших подчиненных это заставить их поверить и дать им понять, что вы наблюдаете за ними и в состоянии принимать хорошо продуманные, справедливые решения, особенно находясь под давлением. Не принимайте на свой счет, если вас больше не позовут пойти вместе на обед или если разговоры у кофемашины внезапно оборвутся при вашем приближении.
6. Найдите наставника (ментора). Ментор может поделиться опытом решения тех вопросов, с которыми вы ранее не сталкивались. Поговорите с Отделом кадров и попросите дать свои рекомендации или просто оглядитесь вокруг. Посмотрите на других руководителей в компании. Большинство опытных менеджеров или руководителей будут рады дать советы новому руководителю в начальный период от шести месяцев до года. Возможно ваш собственный босс может стать вашим наставником. Установите время для регулярных еженедельных или ежемесячных встреч с вашим наставником. Спросите своего наставника, можете ли вы ему позвонить и спросить совета, когда вы не знаете, как справиться с конкретной ситуацией. Наиболее важно ПРИСЛУШИВАТЬСЯ к советам. Это утверждение основано на реальном мировом опыте. Не совершайте ошибку, слишком часто обращаясь, жалуясь или просто ища отдушины у вашего наставника. Уважайте его время! Другим важным моментом является то, что не следует путать ресурс наставника с ресурсом специалиста по кадрам. Некоторые ситуации должны обсуждаться только с Отделом кадров.
7. Управление персоналом и оценка результатов. Одна из ваших ключевых руководящих функций – это подготовка достойных кадров, чтобы ваши подчиненные могли расти и развиваться в областях, которые принесут пользу им и компании. Но как можно ожидать от подчиненных роста и развития, если они не будут выполнять новые задачи или не будут брать на себя возросшую ответственность?
Выясните сильные стороны ваших сотрудников и их цели в области карьерного роста. Подготовьте план развития с достижимыми целями для каждого сотрудника. Запросите в Отделе кадров копии личных дел ваших подчиненных для ознакомления. Обратите внимание на прошлые или текущие дисциплинарные взыскания, а также компетенции, требующие улучшения. Пусть каждый сотрудник знает, как оцениваются его результаты. Будьте кратким, справедливым и честным в оценке. Используя примеры, где это необходимо. Всегда проводите оценку сотрудников полностью и вовремя.
8. Делегируйте. Эффективное делегирование является важной вехой в развитии умного и эффективного руководителя. Даже если потребуется потрать три часа, чтобы обучить кого-то выполнить административную работу, которую вы сами можете сделать за час это не является основанием продолжать делать ее самому. Несколько часов, которые вы вложите в обучение, чтобы делегировать функции руководителя для решения тех или иных задач могут сэкономить значительно больше времени в будущем и помогут повысить общую эффективность. Конечно же есть задачи, которые вы не должны никому делегировать. Это только ваша ответственность. На пример: наложение взыскания или поощрение за хорошо проделанную работу. Делегирование таких функций будет неправильным сигналом. Но очевидно, что есть административные или проектные задачи, которые могут быть переданы сотрудникам с соответствующим опытом. Конечно, засиживаясь допоздна каждый вечер и делая все самостоятельно это верный способ, чтобы вас заметили вышестоящие руководители. Однако, это также говорит о том, что у вас есть проблемы с управлением временем или доверием к своим сотрудникам. Тяжело работать не всегда значит работать хорошо.
9. Оставаться на передовой. Крайне важно поддерживать связь с реальностью. Следите за тем, что происходит на "производстве". Регулярно посещайте филиалы. Ездите в командировки. Проводите встречи с клиентами. Проверяйте ежедневно статус выполнения задач с вашими подчиненными. Все ли идет по плану или возникли проблемы? Как это может повлиять на сроки? Дайте понять вашими сотрудникам, что это нормально говорить вам о проблемах. Тогда будет достаточно времени для поиска решения. Ненормально ждать до последнего и только потом поднимать красный флаг информируя руководителя о проблеме. Вы не желаете быть окружены «подхалимами» и должны быть уверены, что все идет хорошо не только сегодня, но будет крутиться как положено и завтра.
Пребывание на передовой также означает, что вы смотрите вперед и пытаетесь планировать и предугадывать возможные проблемы, которые могут повлиять на успех вашей команды. Не позволяйте себе увязнуть в тушении пожаров на повседневной основе и смотрите вперед.
Как плата за руководящую должность иногда будет требоваться подать пример, снять шляпу начальника и встать в строй вместе с вашим подчиненными для достижения общей цели. Внимание! Не превращайте это в привычку. Это будет ложный сигнал. В экстренных случаях, когда кто-то заболел из сотрудников или в период пиковых нагрузок, вы можете сделать это, но на повседневной основе ваши подчиненные должны понимать, что это они несут ответственность за достижение целей а ваша задача в том, чтобы обеспечить их ресурсами, инструментами и процессами для достижения этих целей.
10. Не играть в поиск виновных. Будьте ответственным. В современном бизнесе существуют сложные процессы, системы и различные функции, которые причудливо переплетены вместе, чтобы вывести продукт на рынок или предоставить услуги, которые генерируют прибыль. Неизменно будут происходить события которые будут отрицательно влиять на вас и вашу команду. Это толчок, чтобы занять оборонительную позицию или найти виноватого. Поиск виновных, даже если оправданно, не решает проблем. В пылу момента сохраняйте спокойствие и контролируйте ваши слова и действия. Всякий раз, когда возможно проведите обсуждение в более уединенном месте и наметьте план действий. Вы как руководитель и профессионал не можете просто взять и отмахнуться, сказав: «Ну ладно». Вы должны подавать пример и делать все, что необходимо в пределах вашей компетенции для исправления ситуации. То как вы справляетесь с неприятностями будет определять, то как вы рассматриваетесь в качестве лидера. Потом будет масса времени для "разбора полетов" и выяснения "кто пропустил мяч". Не поисков виноватых, а прямой диалог и действия - вот путь к решению.
11. Один за всех и все за одного. Когда необходима работа в выходные дни или компания организует мероприятия для сотрудников типа «День рождения компании», самое худшее, что можно сделать, уничтожив при этом свой авторитет - это сказать подчиненным: «Я не пойду. Мне за это не платят и мне это не интересно». Если вы ожидаете от членов вашей команды отказа от личного времени, Вы должны продемонстрировать такую же готовность. И даже несмотря на то, что никто не поблагодарит вас, будьте уверены каждый член вашей команды будет вам за это признателен.
12. Получить и поддерживать доверие. Доверие и уважение является более важным, для руководителя, нежели быть приятелем со всеми. То, что вы не говорите, может быть также важно, как то, что вы говорите. Как руководитель вы будет получать и иметь доступ к информации, которая является конфиденциальной. Храните ее в секрете. Не сплетничайте о коллегах. Избегайте или уклоняйтесь от разговоров личного характера или критических высказываний о компании. Если кто-то из коллег высказал вам что-то в конфиденциальной форме, держите это в секрете (если конечно не существует правового обязательства или это не касается безопасности, требующей оповещения Отдела кадров или высшего руководства). Выражайте благодарность и признание отдельным сотрудникам и команде за их достижения публично. Выражайте свое неудовлетворение результатами сотрудника один-на-один и обсуждайте этот вопрос сугубо конфиденциально. Еще раз нужно подчеркнуть: то, что вы не говорите, может быть также важно, как то, что вы говорите. Используйте это правило.
13. Нести ответственность за подчиненных совсем не так весело. Знаете ли вы, что как руководитель можете нести личную ответственность за длинный список правонарушений, которые могут привести к большому штрафу или даже к тюремному заключению? В каждом государстве этот вопрос регулируется национальным законодательством. Сексуальные домогательства, половая дискриминации, насилие на рабочем месте, наркотики, алкоголь и огнестрельное оружие, возрастная и религиозная дискриминации, техника безопасности, условия для инвалидов, санитарные требования, сверхурочные, и т.д. и т.п.; Список бесконечен, а наказания могут быть очень серьезными. Откуда вам знать, как правильно сказать или как поступить в каждой конкретной ситуации? Ответ заключается в том, что нужно найти и пройти тренинг для руководителей. Поговорите с вашим Отделом кадров. Читайте и перечитывайте инструкции вашей компании и действующее законодательство. Будьте информированы. Так же в обязательном порядке вы должны поддерживать в порядке документацию о ваших сотрудниках, связанных с ними дисциплинарными взысканиями или увольнении.