1. Нам нужно разделить свой список на три части: обязательно, "нужно", "хочется".
Начните составлять список с трех пунктов:
1) что вы должны сделать (безотложное и важное);
2) что сделать желательно (это важно для ваших долгосрочных целей);
3) что вы по-настоящему хотите сделать. Это поможет соблюсти баланс между краткосрочными и долгосрочными целями и включить в список что-то, что вас радует.
2. Ведите отдельные списки в электронном виде и на бумаге.
Все мы хотим забыть о бумаге, но если вы заведете отдельный бумажный список дел, он дополнит тот, что вы ведете на компьютере. В цифровой список можно сваливать вообще все важные для вас дела, а бумажный тогда будет списком дел на каждый день. Это поможет сосредоточиться и не перегружаться.
3. Правило 1-3-5.
Не делайте список слишком длинным. В повседневном списке стремитесь к такой структуре: одно большое дело, три средних и пять маленьких, которые вы можете выполнить за день. Альтернативой может служить правило 3+2: три больших и два маленьких дела.
4. Удаляйте все и переписывайте список.
Со списком дел трудно управляться, если в нем есть задачи, которые вам, может, вообще не понадобиться выполнять. Чтобы не тратить время зря, пересматривайте свои обязательства: ежедневно пишите новый список (можно опираться на предыдущий) и включайте в него только то, что нужно сделать, а не то, что вы хотели бы сделать. Иначе он превратится не то в список ваших мечтаний, не то в кладбище для задач.
5. Превратите свой список дел в историю.
Мысленно представьте себе свой список и превратите свой план действий в историю, в рассказ о своем дне. Эта техника не только мотивирует закончить дела, но и укрепит память и привнесет больше осмысленности в ваш график.
6. Заведите отдельный список мелких дел.
Даже когда список дел хорошо организован и в нем правильно расставлены приоритеты, все равно нас периодически настигает прокрастинация. На такие моменты, когда у вас недостаточно энергии, стоит завести отдельный список дел, которые «хорошо было бы сделать». Это дела, которые можно сделать в любом настроении — навести порядок на столе или почитать профессиональные журналы.
7. Вычеркните одно дело.
Иногда нужно просто сказать нет. Когда задач слишком много, нам не хватает пространства для креативности, отдыха или просто для размышлений. Если ваш список выглядит загроможденным и переполненным, не стесняйтесь удалить какое-нибудь из своих обязательств.
8. Добавляйте приятные задачи для дополнительной мотивации.
Всегда хорошо, когда вас что-то подталкивает закончить дела. Таким импульсом может быть поощрение: например, если вы выполнили 10 самых важных дел, можно вздремнуть минут десять. Можно отсортировать задачи в списке, привязав к каждой что-то приятное или какую-то награду. Это лучше мотивирует.
9. Метод Уоррена Баффета.
Хотите по-настоящему расставить приоритеты? Следуйте советам Уоррена Баффета: запишите топ-25 вещей, которые вы хотите сделать в будущем. Затем выберите 5 самых важных, а остальные добавьте в список «избегать любой ценой». И все ваши дела в каждодневном списке должны быть как-то связаны с пунктами из топ-5.
10. Вместо списка составьте расписание.
Список дел позволяет отслеживать дела, которые нам нужно сделать, но незавершенные задачи в длинном списке мучают нас и делают несчастливыми. Может быть, тогда вместо списка стоит запрограммировать все свои задачи и с помощью сервиса организовать напоминания по электронной почте. Наличие дедлайнов помогает больше успевать (ведь в этом основной смысл списка). Некоторым людям проще справляться с делами, когда над ними не довлеет список.