Почта

В последний год значительно участились случаи кибератак на почтовые сервисы российских компаний. Расскажем, какие типы атак на корпоративную почту встречаются чаще и как VK WorkMail защищает вашу переписку от внешних угроз.

Не все сотрудники активно пользуются корпоративной почтой. Они планируют задачи в календаре, а общаются в мессенджере. Из-за этого забывают про почту и не открывают ее неделями. Поэтому свяжите почту с другими сервисами. Если сотрудник привык вести задачи в календаре, предложите ему синхронизировать его с почтой. Тогда вы сможете отправлять ему задачи в письме, а они будут попадать в привычный планировщик. Такая возможность есть у VK WorkMail, попробуйте. VK WorkMail — корпоративная почта с дополнительными функциями: — Встроенный календарь. Можно планировать рабочий график или назначать командные встречи. Календарь автоматически пришлет уведомление перед событием и создаст ссылку на видеоконференцию в приложении VK Teams. — Список контактов всех сотрудников. Чтобы отправить письмо, достаточно найти нужного работника в адресной книге. Всех коллег можно разделить по отделам или добавить в «Избранное», чтобы быстрее их находить. — Аудио- и видеозвонки. В почте VK WorkMail за пару кликов можно создать ссылку-приглашение на созвон и добавить его в календарь. Вы сможете провести конференцию без ограничений по времени. — Интеграция между сервисами. Можно управлять всеми рабочими процессами из почты: назначить звонок во встроенном календаре, добавить мероприятие в планировщик из внутреннего чата или позвонить коллеге из полученного письма.

Часто сотрудники отвечают на письма не сразу. Времени нет — письма откладывают на потом или вообще о них забывают. Если сотрудник должен сделать и передать задачу из письма коллеге, может остановиться вся работа. Пропишите в тексте письма время для ответа. Например: «Ответь, пожалуйста, до 18:00». Когда у задачи есть срок, сотрудник относится к ней более ответственно. Он сможет внести ее в планировщик, а не отложить на неопределенное время. В VK WorkMail все еще проще. Чтобы не забыть про письмо коллеги, можно создать себе напоминание для ответа в календаре. В корпоративной почте VK WorkMail уже встроен календарь. Чтобы создать напоминание, не потребуется запускать отдельное приложение.

Если вы получили сообщение от коллеги, которое показалось вам обидным, не торопитесь реагировать. Есть несколько правил, как действовать, если получили неоднозначное сообщение: — Отвечайте только на факты. Отбросьте эмоции и сконцентрируйтесь на сути сообщения. Например, кажется, вас подкалывают по поводу затянувшихся сроков. Ответьте, что в следующий раз постараетесь не затягивать. —  Попросите объяснить. В переписке сложно понять эмоции, если вам показалось, что есть негатив в вашу сторону — попросите объяснить, что коллега имел в виду. Так вы точно узнаете, нужно ли реагировать или вам показалось. — Решайте конфликты лично. Переписка для дела, а не для эмоций. В личном разговоре проще установить контакт, правильно понять друг друга и договориться.