Статья об Автоматизации бизнеса

Аудит CRM-системы. Как часто проводить? На одном из моих обучений меня спросили как часто нужно проводить аудит CRM-системы. На что я ответил: «Если CRM изначально настроена верно, бизнес процессы в компании не поменялись и сотрудники наполняют данными CRM на постоянной основе, то аудит как отдельное мероприятие не требуется. Достаточно просто отслеживать встроенные в CRM отчеты и сопоставлять их с реальными данными ваших товароучетных и финансовых систем. Если же компания растет и развивается, делать аудит нужно регулярно - как минимум раз в квартал, а лучше ежемесячно. Как понять что пора проводить аудит CRM? ❌ В CRM куча просроченных задач ❌ В CRM тонны необработанных диалогов с клиентами ❌ В воронках есть неактуальные Лиды и Сделки ❌ Некорректные данные в отчетах ❌ Менеджеры не хотят работать в CRM, считая ее неудобным пожирателем времени Как я провожу полноценный аудит CRM Битрикс24? (подход применим к любой CRM) 1️⃣ Смотрю как ведется работа с сущностями CRM (Лиды, Сделки, Контакты, Компании). ⁃ Первое на что обращаю внимание - это на корректность и полноту заполнения карточек этих сущностей. Что бы в поле «Имя» было написано «Антон», а не «Антон закупант ООО Ромашка». ⁃ Второе - это использование правильных форматов данных. Например поле «дата» должно быть в формате «даты» а не «текста». ⁃ Третье - проверяю, как ведется хронология работы в карточках лидов и сделок. Пишут ли менеджеры комментарии, ставят ли задачи, дела и напоминания, пишут ли клиентам из карточек сделки или лида и т.д. Неправильное заполнение карточек сущностей в последствии сильно влияет на возможности автоматизации процессов и персонализации автоматической коммуникации с клиентом. Так же это сильно искажает отчеты и лишает возможности формировать нужные сегменты клиентов для целей CRM маркетинга. Часто последствиями некорректного наполнения CRM данными - является ее полная или частичная перестройка, которая может сопровождаться дублированием или вообще потерей части накопленных данных. Печально😞 2️⃣ Анализирую воронки лидов и сделок. Смотрю как называются стадии, сколько их в каждой воронке, сколько воронок, какие бизнес-процессы происходят в каждой из них, как сделки двигаются по воронкам и между воронками, корректно ли закрываются в УСПЕХ или ПРОВАЛ. 3️⃣ Анализирую встроенную в CRM-систему отчётность. В основному это отчет по воронкам продаж в разрезе менеджеров, отчет по лидам, отчеты по коммуникациям и задачам. Эти отчеты очень хорошо показывают проблемные места, куда стоит обратить внимание прямо сейчас. Порой, на персональных обучениях у собственников и руководителей компаний глаза на лоб лезут, когда я им показываю их же отчеты в Битрикс24. 4️⃣ Ну и конечно проверяю права доступа в CRM и делаю ревизию пользователей портала. Чтобы уволенные сотрудники не могли похитить данные о клиентах и продажах компании. *️⃣*️⃣*️⃣ В зависимости от результатов предыдущих пунктов, проверяю систему еще по ряду параметров. Результатом каждого такого полноценного аудита становится документ, в котором описаны все выявленные замечания и рекомендации по их устранению. Пример такого документа можно посмотреть по ссылке https://docs.google.com/document/d/1MvSRniNef5D9C5-38defAsokuQCs9M79-fF1zhmGzME/edit?usp=sharing (Для сохранения конфиденциальности, часть названий и скриншотов из отчета удалены) Но есть и более простая и быстрая схема! Это так называемый «экспресс-аудит Битрикс24» где менее чем за час, прямо на ваших глазах я показываю наиболее проблемные места в вашей CRM и даю рекомендации как их устранить, а иногда и сразу устраняю. ✅ Плюс экспресс-аудита в том, что вы получаете результат здесь и сейчас, а еще он бесплатный 🙂 Записать на бесплатный экспресс-аудит вашего Битрикс24 можно по ссылке 👉🏻 Записаться на аудит

Порядок на столе – порядок в голове! Эдвард Уилсон Я обожаю наводить порядок везде и во всем. Даже тряпочка на кухне должна висеть ровно узором вверх и никак иначе. Говорят, что это признак невротиков и шизофреников, но мне на это плевать. Эта гипертрофированная тяга к порядку помогает мне ежедневно во всех областях жизни и больше всего в профессиональной. Ведь автоматизация - это и есть наведение порядка, только не на кухне а в бизнесе. Вы бы доверили убирать свой дом человеку, у которого дома бардак? Наверное нет. Например у меня на рабочем столе ноутбука нет ни единого ярлыка, зато у меня есть мгновенный доступ к любой информации за счет правильно организованной системы ее хранения. Мое любимое домашнее задание клиентам - это навести порядок в своей CRM. Те кто это делает правильно (по моему алгоритму) в процессе такой уборки получают реальные деньги. Так один из моих клиентов разбираясь с лидами и сделками в CRM нашел в корзине удаленный лид, возобновил его и воуля - заключил контракт на кругленькую сумму. Думаю такое наведение порядков точно должно вдохновлять.

Ученик - Наставник Все чаще и чаще среди моих клиентов находит отклик новый формат работы, который сильно отличается от привычного формата «Заказчик - Интегратор». В таком формате взаимодействия, Заказчик как правило дает четкое техническое задание, а Интегратор его выполняет за фиксированную цену в оговоренные сроки. Казалось бы все просто - «Заказал, получил результат». Но не все так просто, как хотелось бы. Чтобы что-то заказать, нужно знать что (как в ресторане: «Хочу борщ, салат и чай». И вам это приносят). В мире автоматизации, как это ни странно в 90% случаев сам заказчик не знает чего хочет. Ему приходится задавать кучу вопросов, ответы на большинство из который он тоже не знает. В итоге замкнутый круг: С одной стороны вы как бы и хотите упорядочить бизнес -процессы, автоматизировать их, а с другой стороны не знаете что именно должен сделать технический специалист (интегратор), потому что не знаете ни системы которую надо настроить, а зачастую и полностью бизнес-процессов своих не знаете, т.к. они есть только в вашей голове и никаких описанных схем этих процессов нет. (в следующем посте напишу как и зачем описывать бизнес-процессы). У меня есть не мало примеров, когда Заказчики месяцами сидят и пишут техническое задание, которое в итоге оказывается абсолютно несостоятельным в силу фундаментальных ошибок, которые были допущены в самой организации бизнес-процессов. Как же быть тогда? Очень просто: самому «засучить рукава», описать свои процессы и найти в них слабые места, которые затем вы будете автоматизировать. Т.е. сначала сформировать четкий запрос. Поверьте сделать это можете только вы! Кто лучше вас знает ваш бизнес? Правильно, никто. А еще лучше это делать с опытным наставников, который знает и системы автоматизации и принципы автоматизации и принципы работы современного бизнеса более чем в 30 нишах. Таким как я например. Я использую формат «Ученик - Наставник». Ученик формирует свой запрос в общих чертах, а Наставник помогает придать ему более четкие границы и превратить этот запрос в план действий. Наставник ведет за руку через все этапы автоматизации и уберегает от большинства типичных ошибок, которые делают предприниматели пытаясь автоматизировать свой бизнес (без относительно от того, делают они это самостоятельно или совместно и интегратором). В итоге куча сэкономленных времени и денег. Пишите в комментариях под постом, кто пытался автоматизировать бизнес самостоятельно и у него это мягко говоря не получилось или получилось в полностью. И как вы думаете почему?