Пояснения к теории

Продалжаю маленький цикл (из 3-х постов) о ТОП3 Возражений при обучении руководителей проведению собраний, сегодня разбираем Второй по частоте вопрос: как уместить все вопросы повестки собрания в 1-1,5 часа, дав при этом всем участникам высказаться?! 1. Составте Повестку собрания - то есть ее постоянную часть, ведь по сути вы на собрании обсуждаете одни и те же показатели и цели, которые перед вами стоят, поэтому и собрания будут только вокруг них, а они постоянные. А последним пунктом будет "другие вопросы" - куда попадают различные не повторяющиеся события и ситуации. 2. Из вопросов повестки - выделите, те пункты, которые могут проанализиировать и раскрыть ваши сотрудники. Например, при собрании руководителей, каждый руководитель как минимум, должен рассказать про успехи своего подразделения, а если мы на собрании рядовых сотрудников, то каждый может разложить свои цели и достижения. В том случае, если у вас уже очень опытные сотрудники можно усложнить задачу, выделив, каждому из них определенную тему, например, анализ обработки входящего трафика, или любой другой показатель, который может полностью раскрыть ваше ПО. Конечно при этом, он должен не просто озвучить цифры, а дать развернутый анализ и план действий по улучшению. 3. Уберите из повестки все вопросы, которые не касаются всех участников собраний, то есть все узкие вопросы касающиеся только определнных сотрудников обсуждаете только с ними. На собрании можно только презентовать данный проект и после рассказать про его резултаты (конечно если в процессе появились сложности, можно спросить мнение команды. 4. Не сидите над вопросами повестки долго, если решение не приходит сразу, его можно отложить и дать время всем подумать об этом до следующего собрания (главное не забудьте в следующий раз к нему вернуться). Если вы не можете придти к какому то единому мнению, когда голоса разделились, примите решение сами сопоставив все за и против и просто озвучте его. И самое полезное, не давайте "болтунам" слишком долго говорить, просите их говорить по существу и самое главное оставтьте их на последок, чтобы сначала высказались все остальные. 5. Следите за повесткой собрания - вы даже не представляете, как сильно это экономит время! Когда у вас есть повестки, вы быстро и системно переходите от вопроса к вопросу, не тратя время на вспоминания "что еще я хотел обсудить" и перебирание ситуаций и фактов, ведь когда вы готовите повестку уже это все собираете во едино и хорошо оперируете цифрами и данными не растекаясь по "чертогам памяти". Помните, всегда лучше закончить собрание на 15 минут раньше, чем задержаться на 5! Эффективных вам встреч!!!

При проведение обучений для руководителей в теме СОБраний, я выделила ТОП 3 возражений: при таком количестве собраний я все время быду заниматься только ими, как уместить все вопросы в 1-1,5 часа собраний, дав при этом всем участникам высказаться и последний,, но самый страшный "я не понимаю, как мне взять и все сейчас поменять". Давайте разберем их более подробно, начнем сегодня с первого - Как не погрязнуть в постоянных собраниях?! Во-первых, необходимо их четко распланировать и прописать переодичность, чтобы увидеть какие именно собрания мы с Вами соеденим. Так Еженедельное собрание мы "схлопываем" с Ежемесячным собранием, а Ежемесячное собрание с Квартальным. При этом Планерки мы проводим в любом случае, так как их цель это оперативное управление в краткосрочной перспективе. Таким образом, мы визиально увидим, что собрания не будут перегружать ваш планировщик. Во-вторых, если Вам не чего обсудить с коллегами во время собрания или вы из недели в неделю обсуждаете одни и теже темы без движения к выполнения, оптимизируйтесь. Это как раз о том, что если ваши проекты растянуты во времени и на выполнение их нужно длительное время не нужно встречаться каждую неделю, встречайтесь через неделю, то есть 2 раза в мясяц. В-третьих, не ходите на все собрания, которые проводят ваши подчиненные. То есть, если ваш руководитель отдела продаж проводит каждый день Планерки, нет необходимости присутствовать на них всех (хотя я знаю, что многие считают иначе), но Вы должны начать доверять Своему РОПу и его компетенциям, и включаться, только тогда когда необхдима дополнительная мотивация, разбор какой то, сложной темы или жалобы или конфликтной ситуации, либо, когда вы хотите поблогадарить сотрудников - это мы всегда делаем лично от первого лица! Поверте, если вы будете присутсвовать на нескольких планерках в неделю, а не на всех ваш РОП станет более уверенным в себе, прокачает свои скилы по мотивации и постановке целей, плюс вы его усилите, там где это нужно в ходе ваших выборочных участий. Когда РОП или любой другой руководитель, становится более автономным, лучше видно какие у него сильные и слабые стороны - как бы со стороны, вы смотрите за работой отела и видите, где и как он отрабатывает. ведь именно при самостоятельной работе, мы может отследить эффект от его управления. В-четвертых, проанализируйте, во всех ли случаях вам нужны именно собрания, либо вам нужна какая то другая форма встречи. Давайте разберем на примере. Одним из последних местом, где я Управляла, был клуб с 20-ти летним стажем работы, это очень успешный и популярный клуб, с правильно организованной финансовой моделью на большом клиентском потоке. в связи с этим, износ клуба колоссальный и стремительный. Собираться на встречи для обсуждения "проблем" совершенно бессмысленно, так как вы поговорите, потом поймете, что надо посмотреть и принять решение, как правильно сделать или какую плитку подобрать или еще что то что нужно оценить непосредственно на месте аварии. Поэтому мы с Главным Инжинером и Клининг Менеджером делали систематические обходы 2 раза в неделю, в ходе которых делался внимательный аудит помещений с выявлением различных проблем, фиксировались пути устранения и сроки, а так же принимались ранее поставленные задачи. В остальные дни я делала обход самостоятельно для поддержания общего уровня чистоты и исправности, то есть больше стимулирующий рядовых техиков и уборщиков на поддержание помещений в порядке, а так же оценку хода запланированных работ. И в пятых, да, вы руководитель и ваша основная задача это встречаться так или иначе с сотрудниками и помогать им выполнять свои обязаности. Вы не должны работать за них и у вас не так много задач, которые можете сделать только Вы, освойте делегирование в полном объеме и вы поймете, что 90% ваших задачь это мотивация и стимуляция работать ваших сотрудников.

Я хочу пояснить и разветить миф о СЕРЬЕЗНОСТИ в работе! Безусловно, все что мы делаем и результаты, которые от нас ожидают наши директора и клиенты очень важны! Но в большинстве случаев, то КАК мы взаимодействуем с сотрудниками не должно быть Суровой и Сухой муштрой. Это может и должно быть уважительными коммуникациями в приятной спокойной обстановке! Именно поэтому в прошлой статье я указала, что встречи по целям или обзорные встречи могут проходить где угодно даже за завтраком в кафе, необходимо оставаться людьми и поддержкой друг другу! Наша задача как руководителей поддерживать сотрудников и помогать, а не страшать и заставлять. Когда человек работает в удовольствие он сделает больше и лучше, чем от обратного! Поколение Z отличается тем, что они живут и работают для удовольствия, поэтому, если вы не дадите им этого они будут искать это в других местах! Порефлекструйте по этой теме и найдите точки соприкосновения, снизив угол строгости и серьезности работы! Начните получать удовольствием сами и дарить это своей команде, искренне!