Как бы мы все ни страдали от бюрократии, нужно осмыслить важность регулирования отношений именно в таком ключе.
Перечень документов для организации мероприятия может варьироваться в зависимости от его масштаба, формата, места проведения и целевой аудитории. Однако, существует базовый набор документов, который необходим для большинства мероприятий.
– Концепция мероприятия. Описание смыслов и цели, формата, целевой аудитории, основных этапов и особенностей мероприятия.
– Смета мероприятия. Детальный расчёт всех расходов, связанных с организацией мероприятия (аренда площадки, оборудование, кейтеринг, гонорары артистов, реклама, и т.д.).
– Бюджет мероприятия. Утверждённая смета, которая определяет финансовые рамки проекта.
– План подготовки. Включает в себя разные этапы подготовки, ответственных лиц и сроки реализации задач проекта.
– Тайминг мероприятия. Подробное временное и действенное расписание всех эпизодов мероприятия “от встречи на красной дорожке и аперитива до шоу на сцене” с указанием времени начала и окончания каждого этапа.
– Сценарий мероприятия. Подробное описание всех действий, происходящих на сцене и в рамках мероприятия (выступления, конкурсы, интерактивы, показ фильма и т.д.).
– План рассадки гостей (при необходимости). Схема расстановки столов и мест для гостей.
– План зонирования площадки. Схема расположения всех зон на площадке мероприятия (сцена, зона регистрации, фуршетная зона, зона отдыха, и т.д.).
– Список подрядчиков и список участников (спикеров или артистов). Информация о всех компаниях и частных лицах, привлечённых к организации мероприятия (артисты, РПГ, кейтеринг, аренда оборудования, транспорт, охрана, и т.д.).
В ряде случаев необходимы разрешительные документы:
– Разрешение на проведение мероприятия (от местных властей) – требуется для мероприятий, проводимых на открытых площадках или в местах массового скопления людей.
– Разрешение на использование музыкальных произведений (от РАО и ВОИС) – требуется для мероприятий, где используется музыка, защищённая авторским правом.
– Согласование с пожарной службой – требуется для мероприятий с большим количеством людей или использованием огня.
– Согласование с другими контролирующими органами в зависимости от специфики мероприятия – могут потребоваться согласования с другими органами, например, с Роспотребнадзором.
Не забудьте проверить документы по безопасности:
– План эвакуации.
– Инструкции по технике безопасности.
– Список ответственных за безопасность – контактная информация лиц, отвечающих за безопасность на мероприятии.
На концепции режиссёра основываются документы по рекламе и
маркетингу, поэтому важно помнить несколько условий:
– В рекламе мероприятий нельзя использовать совершенную степень, поэтому никаких «лучших событий века». Либо должен быть документ, подтверждающий, что у вас действительно лучшее.
– Запрещено использование недобросовестных сравнений с уже существующими продуктами.
– Недостоверные сведения – в рекламе запрещены. Если какой-то элемент программы был заявлен в рекламе, но по каким-либо причинам не состоялся, то это может стать причиной для возврата средств.
Согласно законодательству, договор необходимо заключать, даже если услуги оказываются безвозмездно. Заключение договора с подрядчиком – это не просто формальность, а необходимый инструмент для защиты интересов обеих сторон, обеспечения прозрачности и эффективности сотрудничества, и минимизации рисков. Отсутствие договора может привести к финансовым потерям, задержкам в выполнении работ, возникновению споров и, в конечном итоге, к неудаче проекта.
– Договор аренды площадки. Документ, определяющий условия аренды помещения или открытой площадки для проведения мероприятия.
– Договор с кейтеринговой компанией (при необходимости). Документ, определяющий условия предоставления услуг по организации питания на мероприятии.
– Договор с транспортной компанией. Документ, определяющий условия предоставления транспортных услуг для доставки гостей или оборудования.
– Договор с артистами/ведущими. Документ, определяющий условия выступления артистов или ведения мероприятия ведущими.
– Договор с охранной компанией (при необходимости). Документ, определяющий условия обеспечения безопасности на мероприятии.
– Договоры с другими подрядчиками (в зависимости от специфики мероприятия) – с компаниями по аренде оборудования, оформлению, техническому обеспечению и т.д.
Учитывайте, что на обсуждение, согласование и подписание договора требуется время.
Это не исчерпывающий список документов, есть ряд других, которые могут быть актуальны, например, в случае работы с государственным заказом. Тогда список необходимых документов значительно расширяется и усложняется из-за требований законодательства о государственных закупках и контроле за использованием бюджетных средств. Это большой перечень, в который входят множество документов от технического задания, конкурсной документации до учредительных документов и справок об отсутствии судимости, если это предусмотрено ТЗ.
И отдельно хочу отметить отчётные документы – акты. Они важны сами по себе, а при работе с государственным заказом – важность удваивается.
– Акт приёма-передачи оказанных услуг/выполненных работ. Акт - основание для оплаты выполненных работ, а не сам факт состоявшегося мероприятия. Также вовремя подписывайте акты своих подрядчиков
– Не забывайте про фото- и видеоотчёт. Даже, если этот пункт не прописан в ТЗ. Иногда это может стать аргументов в вашу пользу в спорных ситуациях
За свою долгую практику мне доводилось наблюдать истории, когда из-за неправильно оформленных отчётных документов, поданных в последний момент, организаторам приходилось возвращать деньги государству из своего кармана. Никому не желаю подобного опыта.
Как бы нам всем не хотелось быть свободными художниками, которым чуждо все мирское, к сожалению, реальность диктует свои правила. И чем меньше лично вы знакомы с документооборотом любого мероприятия, тем больше вы рискуете. А я вам пожелаю только безопасных и комфортных проектов.
#РежиссёрВоробьёва #РПГФантазия #ДневникРежиссёра