Многие модели и подходы менеджмента могут быть очень полезны в обычной жизни, так как в ней (обычной жизни) нам приходится "управлять" своим временем, своими деньгами, своими отношениями, детьми и т.д.
Менеджмент, как известно - это наука и практика управления.
Начнем с управления своим временем. Надеюсь, что у Вас бывают такие ситуации, когда дел "по самые гланды". Как же поступать в такой ситуации, как Менеджмент может нам помочь в такой ситуации?
Начну издалека. Менеджеры стандартно работают в режиме дефицита ресурсов и "время" - один из таких ресурсов, которого постоянно не хватает. Для решения этой проблемы - дефицит времени, в Менеджменте есть целый раздел, который называется "Самоменеджмент" - управление собой. Эта область менеджмента позволяет выявлять неэффективные тратты времени, правильно расставлять приоритеты и максимально эффективно использовать свое (в случае менеджера - рабочее) время. Давайте ознакомимся с основными инструментами менеджмента, которые помогают максимально эффективно использовать свое время.
Начинать бороться "со временем" надо с анализа временных расходов, ответа на вопрос: куда тратится наше время? Где можно найти его резервы?
Лучшим инструментом для ответа на данный вопрос является - фотография дня. В чем суть данного инструмента:
- Необходимо фиксировать несколько дней все, что Вы делаете и сколько это занимает у Вас времени. Фиксировать информацию можно в специальных приложениях, таблицах Excel - да где угодно, хоть в блокноте. Но лучше, чтобы инструмент позволял быстро суммировать и анализировать временные "траты". Если Вы умеете работать в Excel, хотя бы на уровне "чайника", то это будет самый лучший инструмент для фиксации. Фиксацию времени, обычно, достаточно провести в течение одной - двух недель.
- Ежедневно необходимо проводить анализ Парето "потраченного" времени. Данный анализ предполагает, что 20% ваших дел (действий) занимает 80% Вашего времени. А остальные 80% дел занимают только 20% Вашего времени. Чтобы провести анализ необходимо отсортировать по убыванию величины затраченного времени все Ваши дела за день. Перед проведением сортировки обязательно объедините (суммируйте время) действий, которыми Вы занимались несколько раз в этот день. То есть если Вы ходили в магазин 2 раза (30 и 45 минут), то для анализа мы должны использовать запись: поход в магазин - 75 минут. В результате сортировки Вы получите список вверху которого будут самые "дорогие" по времени дела, а внизу самые "дешевые".
- На основании полученных результатов, Вы увидите "основные поглотители" Вашего времени: 20% наименований дел (вверху списка), занимающих 80% Вашего времени. И теперь встанет вопрос: как сократить или полностью избавиться от временных затрат по "основным поглотителям". Надеюсь, что всем понятно, почему начинать надо с "основных поглотителей". Сокращение большой величины на 10% в сумме даст бОльший эффект, чем сокращение малой величины на 100%
- Если есть время и желание, то можно "поковыряться" в "не основных поглотителях" - 80% наименований дел, дающих 20% временных затрат
Как показывает жизненный опыт, сложней всего собрать корректные данные и провести анализ. И варианты решений - ОБЯЗАТЕЛЬНО найдутся!
Кроме ежедневного анализа, настоятельно рекомендую провести анализ Парето суммарный - за весь период наблюдений (пара недель). Это даст Вам дополнительную информацию для анализа, так как некоторые "незначительные" дела, могут обладать "кумулятивным" эффектом.
Предполагаю вопрос: А что делать, если по результатам анализа не удалось найти лишние траты времени, либо найденных резервов - не достаточно, чтобы снизить перегрузку до разумных уровней?
Как поступить в этой ситуации - расскажу в следующей статье (продолжении)
Подписывайтесь на мой канал, чтобы не пропустить полезные материалы