Мысли об организации централизованных закупок и производства появляются, наверное, у каждого ресторатора, открывшего больше двух заведений. Даже если в сеть объединены разноформатные рестораны, можно существенно сэкономить на закупках и хранении базовых продуктов и хозяйственных товаров, а также производстве ряда заготовок. Кроме того, фабрика-кухня может обеспечивать не только собственные рестораны, но и отгружать свою продукцию сторонним организациям – например, магазинам, принося дополнительный доход. Но это непростая задача, требующая четкой организации всех бизнес-процессов.
Как сократить издержки?
Итак, вы все просчитали и решили строить фабрику-кухню. Как максимально снизить издержки и обеспечить надлежащее качество продукции? Как обеспечить бесперебойную работу предприятия и не зависеть от человеческого фактора при решении ежедневных задач? Как добиться контроля над бизнесом и при этом не умереть над отчетами? Наилучших результатов добиваются компании, которые полностью автоматизируют все процессы, максимально исключают из них людей и заменяют их технологиями искусственного интеллекта.
Чтобы сократить издержки, необходимо избежать недостач и излишков продукции при отгрузке с фабрики-кухни на точки сети. Если в продаже не будет каких-то блюд в достаточном количестве, это приведет к недовольству и неизбежной потере гостей, а если блюд или заготовок будет приготовлено больше, чем необходимо, продукты будут испорчены и компания понесет убытки. Людям свойственно ошибаться, но с помощью iiko можно полностью автоматизировать процессы планирования, заказа, приготовления и отгрузки готовой продукции.
Все работает автоматически
Это работает так: по каждой точке система хранит информацию о продажах предыдущих периодов, а также о том, как они зависят от времени года, дня недели и определенного часа. Можно также учитывать и другие внешние факторы – например, погоду или события, которые происходят рядом с рестораном. На основании всех этих данных автоматически формируется прогноз продаж на каждый день. А из него, в свою очередь, автоматически рассчитывается то количество продуктов и заготовок, которое понадобится в этот день. Система сверяет плановый расход с запасами на складах, формирует и отправляет заказы для фабрики кухни и поставщиков отдельных товаров. На фабрике-кухне автоматически консолидируются заказы из всех ресторанов, затем эти заказы разбиваются на задания для различных цехов и в виде сводных заказов поступают на производство.
Соответствующие акты приготовления, накладные и т.п. формируются в системе автоматически. Например, повар, приготовив салат, взвешивает его прямо в контейнере и отмечает на терминале. Система сама формирует акт приготовления, и продукты списываются со склада. Для каждой упаковки можно напечатать этикетку с информацией о наименовании, весе, цене, составе блюда, времени его приготовления и т.п. Можно также добавить фирменный логотип – шаблон этикетки настраивается, и вы можете вывести туда любую информацию, которая вам нужна. Это очень удобно, если вы выпускаете продукцию не только для собственных ресторанов, но и для реализации на стороне.
Приготовленные в цехах блюда опять автоматически рассортировываются в соответствии с заказами с точек и поступают на отгрузку. Накладные также уже сформированы и отправлены в рестораны. В крупных территориально-распределенных сетях бланки заказа могут передаваться и консолидироваться одновременно на несколько фабрик-кухонь, разделенных по производственному (сэндвичи, кондитерские изделия, суши, и т. п.) или географическому принципу.
Готовые инструкции для персонала
Вы обратили внимание, что весь цикл обмена информацией никак не зависит от людей, начиная с планирования и заканчивая отпуском продукции? Все происходит автоматически! В этом и заключается залог успеха J Никто не забывает заказать товар, никто не ошибается в планировании – это делает компьютер.
А где же здесь люди? Они занимаются своей основной работой! Повара готовят, сотрудники на точках обслуживают гостей, курьеры доставляют заказы, менеджеры контролируют процессы и развивают бизнес. А система напоминает, подсказывает и помогает им упростить выполнение повседневных операций. Например, исходя из того же прогноза продаж, система формирует и ежедневный почасовой план работы для кухни. То есть каждый повар получает четкую инструкцию, сколько и каких продуктов надо в определенный момент разморозить, сколько и каких заготовок нужно приготовить и так далее.
Кейс: исключаем людей из процесса снабжения точек сети
Задача: сеть кофеен предлагает гостям кофе и пончики. Пончики на месте выпекаются из заготовок, которые производятся на фабрике-кухне. Основная проблема - заказ заготовок на точках. Персонал часто забывает сформировать его или рассчитывает нужное количество товара неправильно. В результате прибыль на точках невысока, много списаний, а иногда продажи, наоборот, встают из-за нехватки товара.
Доступные инструменты: iiko автоматически рассчитывает нужное количество товаров и формирует заказ, а затем уведомляет об этом ответственное лицо. Есть три варианта дальнейших действий: в первом случае созданный заказ в течение некоторого времени ждет подтверждения. iiko регулярно напоминает о том, что его следует посмотреть и утвердить перед отправкой поставщику. Если заданный срок жизни заказа истек, а ответственное лицо так и не отреагировало – заказ удаляется и это событие фиксируется в системе. Второй вариант подразумевает автоматическую отправку заказа по истечении срока без утверждения ответственного лица. Ну а третий вообще исключает этап утверждения и сразу отправляет сформированный системой заказ поставщику.
Решение: Руководство сети сначала попробовало идти по первому пути. Но по истечении пары месяцев стало ясно, что ни один сформированный автоматически заказ так и не был отправлен – персонал ленился их просматривать, несмотря на напоминания. И точки по-прежнему работали неэффективно. Тогда они решили попробовать второй вариант, и снабжение точек товаром заметно улучшилось, а прибыль подросла. Но ни на одном из заказов по-прежнему так и не было подтверждения J Теперь они готовы исключить этот этап, как самое слабое звено процесса снабжения.
Каждый процесс, каждое движение денег и продуктов, каждое действие персонала должно быть оцифровано. Ваша фабрика-кухня сможет работать по четкому стандарту, а вы всегда будете видеть, на каком участке и что можно улучшить.