Для большинства из нас работа является важной частью жизни, а для некоторых она даже становится центральным элементом существования. Трудоголики с энтузиазмом погружаются в свои задачи, стремятся к новым вызовам и перспективным проектам, часто переступая через личное время и отдых. Они ловят кайф от ощущения продуктивности и достигаторства целей, получают удовольствие от выполнения сложных задач. Но потом все начинают говорить о выгорании, физическом и эмоциональном истощении.
На другом конце спектра находятся сотрудники, для которых комфорт и личная жизнь стоят на первом месте. Такие люди воспринимают поход в офис как настоящее испытание (посмотрите на все эти паблики с мемами). Для них каждое новое задание может стать источником стресса и напряжения. Они проходят через все эмоциональные стадии: сначала отрицают необходимость её выполнения, затем испытывают гнев из-за дополнительных обязанностей, пытаются договориться и торговаться за уменьшение объема работы, впадают в депрессию от осознания неизбежности и, наконец, принимают необходимость выполнения задания. Эти сотрудники часто стараются минимизировать свою нагрузку, пытаясь перекладывать свои обязанности на тимлида или других членов команды. Они могут стремиться к тому, чтобы избежать сложных задач, предпочитая более простые и рутинные задания, которые не требуют значительных усилий и не выходят за пределы их зоны комфорта.
Таким образом, в коллективе может разделиться на два противоборствующих лагеря: одни с головой уходят в работу, рискуя своим здоровьем и эмоциональным состоянием, другие же стремятся сохранить комфорт, иногда прибегая к различным уловкам, чтобы уменьшить свою рабочую нагрузку. Важно находить золотую середину, чтобы и работа выполнялась эффективно, и сотрудники чувствовали себя удовлетворенными и не подвергались риску выгорания.
Поэтому установление границ так важно не только для каждого отдельного человека, но и для всей команды в целом. Это должно стать частью культуры коллектива. Представь себе такой внутренний свод правил, который помогает нам заботиться о нашем физическом и ментальном здоровье.
Когда правила ясны и понятны для всех, их соблюдение становится гораздо легче. Это также дает возможность вносить изменения, если что-то не работает так, как нужно. Но что нам это дает?
Во-первых, это позволяет нам правильно распределять нагрузку. Мы можем ясно обозначить наши приоритеты и возможности как внутри команды, так и за её пределами.
Во-вторых, это помогает снизить уровень стресса. Когда мы фиксируем конкретные триггеры стресса, становится легче с ними справляться.
В-третьих, это способствует повышению производительности и качества нашей работы. Когда у нас есть четко оговоренные артефакты и стандарты, мы можем стремиться к идеальному качеству в каждом проекте.
Как же построить светлое будущее в одной отдельно взято команде?
Отговорки вроде "у нас в компании это не сработает" не принимаются. Когда-то мы начинали наводить порядок и устанавливать границы в консалтинговом подразделении. Вокруг царил полный хаос, и многие обвиняли нас в создании лишней бюрократии. Однако, несмотря на все трудности, нам удалось создать самую эффективную сервисную команду на рынке. Мы внедрили четкую систему управленческой отчетности, что привело к значительному увеличению доходов. Оборот вырос в несколько раз, что позволило не только выйти на прибыль, но и расширить команду.
Про коммуникации
Первым делом, нам нужно определить всех, с кем мы взаимодействуем в рамках нашего бизнес-процесса. Если у вас еще нет четкой схемы или зафиксированных данных, не волнуйтесь, это не проблема. Просто в течение ближайших двух-трех недель записывайте всех, кто обращается к вашей команде, а также всех, к кому вы сами ходите по рабочим вопросам. После этого мы сможем проанализировать характер этих коммуникаций и понять, как они влияют на нашу работу.
Какие взаимодействия могут быть:
- Тактические, по текущем проектам, по потенциальным проектам
- Стратегические, развитие команды или компании в целом
- Операционные, про поддержания работы подразделения (hr. Финансы, ахо, итд)
- И всякий шлак...
Чтобы организовать эффективную и бережную работу команды и избежать путаницы, важно для каждого типа коммуникации установить четкие правила, определяющие, к кому обращаться с каким вопросом. Такое разграничение позволит существенно сократить время, которое тратится на поиски нужного человека для решения конкретной проблемы. Ведь хаос и обращения не к тем людям могут привести к потере важной информации и замедлению рабочих процессов. Поэтому стоит заранее прописать, кто за что отвечает, чтобы любой сотрудник знал, к кому идти с тем или иным вопросом.
При организации рабочего времени, важно четко разделить его на две категории: решение текущих задач и работа над перспективными проектами.
Текущие задачи – это те, которые требуют немедленного внимания и выполнения. Это может быть ежедневная рутина, действующие проекты и любые другие задачи, которые имеют строгие дедлайны и требуют вашего незамедлительного участия.
Перспективные – это те задачи, которые не требуют срочного выполнения, но могут значительно улучшить качество нашей профессиональной жизни в долгосрочной перспективе. К таким вещам можно отнести написание новых инструкций, разработку методологий, работу над личными проектами (пэт-проектами) и любые другие инициативы, которые могут принести пользу в будущем.
Важно выделять время для обеих категорий задач. Постоянная работа только над текущими задачами может привести к выгоранию и ощущению застоя. В то же время, игнорирование текущих задач в пользу перспективных может создать хаос и привести к сорванным дедлайнам.
Четкое разграничение времени на решение текущих задач и работу над перспективными проектами поможет не только поддерживать порядок и эффективность в работе, но и обеспечит постоянное развитие и улучшение нашего профессионального уровня.
Про приоритеты
Чтобы упростить процесс управления задачами, важно установить четкие правила приоритизации. Не обязательно сразу бросаться на выполнение новой задачи. Главное — сообщить, когда вы планируете заняться ею и сколько времени это займет. Это создает понимание у внутреннего или внешнего заказчика, почему задачи выполняются в определенной последовательности. В крайнем случае, у заказчика должна быть возможность легально повысить приоритет своего проекта.
Частое переключение между задачами может сильно утомлять. Несделанные дела «тянут за душу» и повышают уровень тревожности. Поэтому важно систематизировать работу и четко разграничивать выполнение текущих и перспективных задач.
Планирование календаря
В течение рабочего дня может появляться множество встреч и звонков, но это не отменяет необходимости выполнять свои основные обязанности, например, писать код, если вы разработчик. Поэтому важно заранее определить баланс своего расписания и заблокировать нужное время в календаре.
Если между встречами остаются окна по 15-30 минут, они, как правило, малоэффективны. Для выполнения большой задачи требуется значительное время, так как для ее реализации нужно сосредоточиться и настроиться на работу. Это обычно не удается сделать за 20 минут. В такой короткий промежуток времени скорее удастся выпить кофе с коллегой, чем продуктивно поработать.
Общение
Прозрачность, прозрачность и еще раз прозрачность! Когда мы жестко отстаиваем свои границы, это иногда может казаться окружающим агрессивным поведением. Конечно, такой подход тоже может быть вполне эффективным. Однако, если для вас важно, как другие воспринимают вас и вашу команду, лучше не просто говорить «НЕТ», но и объяснять причины вашего отказа. Это помогает людям понять вашу позицию, а не просто видеть в вас препятствие. Объяснение своих действий и решений дает возможность поддерживать хорошие отношения и взаимопонимание в команде и за ее пределами.
И еще...
Установление границ вовсе не означает, что вы не хотите, чтобы компания процветала, что вы не участвуете в различных проектах и не поддерживаете коллег. Наоборот, если не выполнять свои основные обязанности, это может навредить компании гораздо больше, чем отказ от дополнительной инициативы.
Не нужно чувствовать вину или тревожиться, находясь в отпуске или на больничном. Каждый мой отпуск приносит новые мысли и идеи. Перезагрузка необходима, чтобы восстановить силы и, возможно, взглянуть на свою повседневную работу свежим взглядом.