Сегодня расскажу об атомах бухучета, из которых после многоступенчатой обработки складывается финансовая отчетность. Имя им — первичные учетные документы (Source Documents) или попросту первичка.
Любой факт хозяйственной жизни (ФХЖ) должен регистрироваться в первичном учетном документе. Это требование статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Нет документа — ФХЖ не было. Бухгалтер не имеет права придумывать несуществующие ФХЖ, даже если полностью уверен в том, что они были. Первичный документ — это свидетельство о рождении ФХЖ. Без него ФХЖ — асоциальный маргинал непонятного происхождения, следы о котором аудиторы заставят вычищать из бухгалтерских регистров и финансовой отчетности.
Для каждого типа ФХЖ применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.
До 2013 года первичку нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Их в конце 90-х разработал Госкомстат — предшественник Росстата. С 1 января 2013 года коммерческим организациям унифицированные формы применять не обязательно. Закон №402-ФЗ делегирует выбор форм первички руководителям компаний. Руководитель утверждает формы вместе с учетной политикой компании, и затем они применяются в течение, как минимум, года.
Исключение — кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 №3210-У.
Первичка должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание ФХЖ;
- измерители ФХЖ в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
- наименование должностей лиц, ответственных за ФХЖ и правильность его оформления;
- личные подписи этих лиц с расшифровкой.
В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты — добавляете. Не нужно в условной шаурмячной — убираете. Но практика внесла свои коррективы. Огромную долю рынка бухгалтерского софта занимает фирма 1С. А в ее продуктах формы первички основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.
Первичка должна составляться в момент совершения ФХЖ или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных документа ФХЖ лежит на тех, кто его подписал. Главбух или аутсорсер отвечают только за правильность дальнейшей обработки документа.
Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой — вбиванием в компьютер данных с бумажного документа, куда они попали с другого компьютера. Думаю, поголовный переход на ЭДО нам в ближайшие несколько лет обеспечит ФНС — я уже писал об этом.
️Напоследок. Первичка обязательно фиксирует ФХЖ. Поэтому счет на оплату — не первичный документ. А то некоторые бухи почему-то истерику устраивают, если нет счета.
Если вам понравился этот пост, подписывайтесь на мой телеграм-канал «Переводчик с бухгалтерского» — так вы точно ничего не пропустите!