Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом. Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием...

Архивация файлов, это уменьшение размеров файла за счет его сжатия с помощью специальных программ. Полезным архивирование может быть в случаях резервного копирования важной информации. Такие файлы удобно хранить на флешке, они занимают мало места и всегда находятся под рукой. Но при этом уменьшить размер файлов удается не всегда. При архивации видео, фотографий размер практически не изменится. Но вот текстовые файлы можно уменьшить в три, четыре раза, что значительно экономит место на жестком диске...