Архив писем поможет держать переписку в компании под контролем и не терять важную информацию. Бизнес-процессы в компаниях часто завязаны на конкретных сотрудниках. Иногда это создаёт трудности. Например, менеджер общается с клиентом в почте и не добавляет других участников команды в копию. Если он случайно удалит письмо, уйдёт в отпуск или внезапно уволится, коллегам будет сложно узнать, о чём он договорился с клиентом. Ещё иногда бывает нужно отследить, не нарушают ли сотрудники коммерческую тайну, пересылая письма вне организации...

Многие сейчас пользуются электронной почтой на майлру (mail.ru), на яндексе(mail.yandex.ru), на гмайле (gmail.com) или почтой от Майкрософт (live.com). И некоторые жалуются, когда эти компании перепиливают интерфейс электронной почты, пихая рекламу и делая его менее удобным. А выход - есть. Достаточно просто воспользоваться имеющимися почтовыми клиентами. Однако, для этого необходимо как минимум иметь некоторое представление о принципах работы электронной почты. Нет, я не призываю поднимать собственный почтовый сервер (хотя при желании можно сделать и это)...