Выдать деньги под отчёт можно не только штатному сотруднику, но и исполнителю по гражданско-правовому договору. Если с физлицом нет ни трудового договора, ни ГПД, оформлять такую выдачу как подотчётную рискованно: суд может не признать её хозяйственной операцией организации. Короткий ответ: отсутствие человека в штате само по себе не запрещает выдачу. Деньги под отчёт можно передать физлицу, с которым заключён гражданско-правовой договор. Если нет ни трудового договора, ни ГПД, выдавать наличные именно под отчёт не следует...

Порядок выдачи денежных средств под отчет определяет руководитель компании. Деньги можно выдавать только работнику по распоряжению руководителя компании наличными либо переводом на карту. Общие правила выдачи денег подотчет сохраняются неизменными уже много лет. Последние нововведения были приняты в 2020 году, когда вышла новая редакция указаний Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Изменения касались сроков отчетности: их устанавливает сама компания. Что касается того, кому можно выдавать деньги под отчет, в этом плане ничего не изменилось...