Архив писем поможет держать переписку в компании под контролем и не терять важную информацию. Бизнес-процессы в компаниях часто завязаны на конкретных сотрудниках. Иногда это создаёт трудности. Например, менеджер общается с клиентом в почте и не добавляет других участников команды в копию. Если он случайно удалит письмо, уйдёт в отпуск или внезапно уволится, коллегам будет сложно узнать, о чём он договорился с клиентом. Ещё иногда бывает нужно отследить, не нарушают ли сотрудники коммерческую тайну, пересылая письма вне организации...

Информацию лучше хранить в множестве папок и тогда нам легче будет её и искать. Для каждого вида информации своя папка. тем более их можно сделать очень много в окне -Файлы. Очень удобно, когда у рисунков своя папка, а фотографий своя папка и для документов тоже есть своя папка. Окно создать и кнопка-команда -Папку будут работать всегда и не ломаются если правильно всё создавать. Названия папкам лучше всё давать свои и можете их придумать сами, а не можете то используйте ещё цифры в названии папок...