Сотрудник получил деньги под отчет — значит, после командировки или после истечения срока, на который выданы средства, он обязан отчитаться. Конкретный срок сдачи авансового отчета организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте. Если срок не закреплен — безопаснее ориентироваться на три рабочих дня. Затягивание со сдачей грозит не штрафом для работника, а проблемами для компании: налоговая откажет в признании расходов, а невозвращенный аванс превратится в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами...

Вопрос: если сотруднику выдали деньги под отчет, а он за наличный расчет купил запасную часть на автотранспорт, как он должен отчитаться за нее перед организацией и организация перед налоговой чтоб это не посчитали как доход у сотрудника? Ответ: Сотрудник должен отчитаться так, чтобы расходы были признаны целевыми (для нужд организации), а не личными. Тогда сумма под отчётом не признаётся доходом сотрудника, и НДФЛ с неё не удерживается (подтверждено Минфином, например, в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65)...