15 эффективных советов как вести деловую переписку по электронной почте. Для успешной деловой переписки по почте необходимо придерживаться определенных правил. Я собрала 15 рекомендаций, которые помогут сделать ваше электронное письмо более понятным, деликатным и эффективным. 1. Начинайте переписку с приветствия. 2. Обращайтесь к собеседнику по имени, это отразит ваше уважение и вежливость. 3. Никогда не печатайте сообщение, нажав на клавишу Caps Lock, не используйте многочисленные восклицательные или вопросительные знаки. В деловой переписке это распознается как переход на повышенный тон, угроза, недовольство, злость. Сохраняйте приветливость или нейтральность в общении. 4. Обязательно пишите тему письма, чтобы можно было легко найти нужную информацию в переписке по прошествии времени. 5. Не ведите переписку по электронной почте, как в мессенджерах, задавая по одному вопросу в каждом письме. 6. Раскрывая вопрос, не пишите книгу. Старайтесь уложиться в несколько предложений. 7. Делите длинный текст на абзацы (3-5 строк). 8. Укажите, когда вы ожидаете ответ от собеседника. 9. Проверяйте послание на ошибки и знаки препинания. 10. Будет лучше, если файлы бы будете вкладывать как вложение, а не вставлять изображение в сам текст письма. Так легче будет найти письмо с вложенными файлами. 11. Все вложенные файлы подписывайте теми названиями, которым они соответствуют (СТС, ПТС, Водительское удостоверение, паспорт водителя, паспорт предпринимателя, трудовой договор, карта партнера т.п.) 12. Пожалуйста, при отправке реквизитов фирмы и данных по водителю, используйте текстовый формат, чтобы избежать необходимости списывать данные со сканов или JPG файлов. Так вы экономите время и упрощаете процесс коммуникации. 13. Если вы получили письмо с картой партнера и данными по водителю, то дайте знать собеседнику, что письмо с данными ПОЛУЧЕНО. Напишите ему, в какие сроки сможете оформить заявку и договор на перевозку груза. Если у вас нет возможности сразу подписать и отправить скан заявки, напишите контрагенту, в какой срок вы сможете это сделать. 14. В деловой переписке старайтесь избегать ненужных эмоций и используйте официальный язык. 15. Обязательно, в подписи письма, должны стоять ваши ФИО, указаны способы связи с вами, чтобы при необходимости, собеседник мог быстро с вами связаться удобным для него способом. Следуя этим простым рекомендациям, вы облегчите процесс коммуникации и сократите время, затраченное на ответ. Кроме того, вы покажете свою вежливость и уважение к собеседнику.