Управление проектами с Directum Projects

Во многих компаниях ведение проектов без помощи специализированных инструментов воспринимается как привычный и недорогой способ организации работы. Казалось бы, все процессы выстроены: сроки продвигаются, бюджеты осваиваются, люди заняты делом. Но бизнес уже теряет деньги: за внешней простотой скрываются значительные издержки, которые влияют на репутацию организации. Особенно острой проблема становится в компаниях, где одновременно ведутся десятки проектов, трудятся распределенные команды и используются разные инструменты для организации документооборота, сбора отчетности, назначения задач...

Представим: вам пришла новая задача с высоким уровнем неопределенности. Требуется разобраться в процессе, уточнить порядок согласований и получить дополнительные данные от коллег. Такое задание автоматически воспринимается как более трудоемкое, чем есть в действительности. Так что же делает работу тяжелой? Спойлер — не ее сложность. Может показаться, что мы вешаем ярлык «тяжелые» на задачи, которые требуют больше энергии на усвоение информации. Простыми же считаем те, в которых мозг «отдыхает». Это звучит логично, но работает не совсем так...

Проектная отчетность часто может выглядеть убедительно — есть статусы, светофор, регулярные встречи, презентации для руководства. На верхнем уровне создается ощущение, что ситуация под контролем. А потом один из стабильно зеленых проектов «внезапно» срывает сроки, выходит за бюджет и требует срочного вмешательства. В этот момент возникает неприятный, но правильный вопрос: что вообще мы смотрели все это время? Проблема обычно не в том, что кто-то специально скрывал данные. Чаще система отчетности...

Внутри компании отделы и подразделения живут в параллельных вселенных. У каждого — свои способы планирования и исполнения задач. Как сделать работу разных команд полностью видимыми? Расскажем в статье. ИТ-отдел восстанавливает сервер, но не знает, что продавцы до сих пор ждут подтверждения сделки на 200 млн. HR не закрывает вакансии, не понимая, что реальная проблема — в отсутствии ноутбуков. Закупки ждут согласования договоров, а директор уже решил отложить эту задачу. Маркетинг пытается утвердить...

Матрица Эйзенхауэра знакома каждому управленцу и менеджеру. Этот инструмент любят на тренингах по тайм-менеджменту: рисуют на флипчартах, распечатывают для ежедневников и советуют применять всем — от разработчиков до руководителей проектов. Говорят, что так получится закрывать задачи без горящих дедлайнов. Но когда дело доходит до практики, матрица перестает работать уже через неделю. И это не потому, что люди ленивые. Приоритизация в компании — это не личная привычка каждого, а целый управленческий процесс...