16 подписчиков
Если компания перевозит товары, принимает поставки, работает со складом, экспедиторами, маркетплейсами или сторонними перевозчиками, важно заранее подготовиться к переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД).
Для этого необходимо перестроить весь процесс документооборота — от оформления заявки на перевозку до подтверждения доставки и передачи данных в бухгалтерию.
Что проверить перед переходом на ЭПД?
1. Определить, кто будет подписывать электронные документы
В первую очередь нужно назначить сотрудников, ответственных за подписание электронных перевозочных документов.
Если ЭПД будет подписывать не руководитель компании, сотрудникам понадобятся:
✔ квалифицированные электронные подписи;
✔ машиночитаемые доверенности (МЧД);
✔ доступ к системе электронного документооборота.
Важно заранее проверить срок действия электронной подписи и корректность полномочий, указанных в МЧД.
2. Выбрать оператора информационной системы ЭПД
Оператор ИС ЭПД обеспечивает обмен электронными перевозочными документами между участниками перевозки и их передачу в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
При выборе оператора стоит обратить внимание на:
✔ совместимость с вашей учётной системой;
✔ возможность интеграции с ЭДО, складскими программами и CRM;
✔ удобство работы для сотрудников;
✔ наличие технической поддержки;
✔ возможность автоматической передачи данных в бухгалтерию.
3. Проверить готовность контрагентов
Переход на ЭПД затрагивает не только вашу компанию, но и всех участников перевозки. Поэтому заранее уточните, готовы ли к электронному документообороту:
✔ перевозчики;
✔ экспедиторы;
✔ поставщики;
✔ покупатели;
✔ маркетплейсы;
✔ сторонние логистические компании.
Если один из участников цепочки не может работать с электронными документами, это может привести к задержкам при отгрузке, приёмке и подтверждении доставки.
4. Настроить внутренние бизнес-процессы
Необходимо заранее распределить зоны ответственности и определить порядок работы с ЭПД. В регламенте стоит зафиксировать:
✔ кто создаёт заявку на перевозку;
✔ кто оформляет электронную транспортную накладную;
✔ кто подтверждает отгрузку;
✔ кто проверяет данные по товару и складу;
✔ кто подписывает документы;
✔ кто контролирует получение ЭПД;
✔ кто передаёт документы в бухгалтерию;
✔ кто исправляет ошибки и взаимодействует с контрагентами.
Как снизить риски при работе с ЭПД?
Перед полноценным переходом рекомендуется провести тестовую перевозку с одним-двумя контрагентами. Это поможет проверить электронные подписи, МЧД, интеграцию с учётными системами и порядок передачи документов в бухгалтерию.
Также важно подготовить сотрудников: объяснить им новые правила оформления ЭПД, порядок подписания документов и действия при обнаружении ошибок.
Подготовка к ЭПД: чек-лист
Перед началом работы с электронными перевозочными документами проверьте:
✔ ответственных сотрудников и их полномочия;
✔ наличие действующих электронных подписей;
✔ оформление машиночитаемых доверенностей;
✔ выбор и подключение оператора ИС ЭПД;
✔ готовность перевозчиков, экспедиторов и поставщиков;
✔ интеграцию с бухгалтерской и складской программой;
✔ порядок создания, подписания и хранения ЭПД;
✔ передачу документов в бухгалтерию;
✔ действия сотрудников при ошибках и сбоях.
Грамотная подготовка к переходу на ЭПД позволит сократить количество ошибок, ускорить обмен документами и избежать задержек при перевозке и приёмке товаров.
Хотите узнать подробнее для своего бизнеса?
Бесплатная консультация по номеру телефона: +7 (800) 350-88-31
2 минуты
Сегодня